一种与办公软件无缝结合的知识管理系统技术方案

本发明专利技术提供了一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，包括知识文档库模块、知识门户模块、工作流模块、知识搜索模块、系统管理模块。通过各模块之间的协作，实现了办公软件与知识管理系统的无缝结合，提高用户使用体验，帮助企业创建良好的知识产生和应用环境。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及企业应用的知识管理系统，特别是涉及一种面向企业的能够与办公 软件无缝结合的知识管理系统。
技术介绍
知识管理系统(KMS)是企业实现知识管理的平台，它是一个以人的智能为主 导，以信息技术为手段的人机结合的管理系统，其总体目标是通过将企业中的各种知识 资源，包括显性知识和隐性知识，整合为动态的知识体系，以促进知识创新，通过知识 创新能力的不断提高带动劳动生产率的提高，从而最终提高企业的核心竞争力。现在企业应用的知识管理系统一般都具有以下功能知识门户、知识文档库、 知识搜索引擎、知识流程、系统管理等。总的来说，各种知识管理系统的功能大同小 异，相差不大。从用户使用体验来说，这些系统基本都是提供网页版的编辑器供用户创 建新的知识和更新旧的知识，或者提供上载功能，把用户本地计算机里的文档上传到知 识库中去。在目前的知识管理系统中，如果用户需要创建新的知识文档，通常都要现在 系统把知识文档模块下载到本地，然后在本地编辑好后，再上传到知识库中去。同样， 如果用户需要更新某个知识文档的时候，也要先把知识文档下载到本地，然后在本地打 开，编辑修改好后保存，再上传到知识库相同的地方覆盖原来的知识文件。整个过程是 比较繁琐的，这样会严重影响用户的使用积极性，导致系统部署好后应用推广复杂。对此，需要一种简便、高质量的知识管理系统方案。
技术实现思路
本专利技术要解决的目的在于克服现有知识管理系统的不足，提供一种与办公软件 无缝结合的知识管理系统，通过办公软件与知识管理系统的无缝结合，提高用户使用体 验，帮助企业创建良好的知识产生和应用环境。本专利技术提供了一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，设置有如下模块负责创建、采集、管理知识文档的知识文档库模块；负责对知识文档库的知识文档进行索引，并提供搜索界面给用户对知识文档进 行搜索的知识搜索模块；负责从知识文档库读取数据，将知识文档展示给用户浏览和评分的知识门户模 块；提供工作流引擎和流程自定义功能，通过与知识文档库的知识文档关联起来， 使知识通过流程“流动起来”，从而促进知识共享和更新的工作流模块；用于用户管理、角色管理、组织结构管理、权限管理的系统管理模块。本专利技术由于采用了上述技术方案，具有以下的有益效果1、操作方便，用户体验良好整个知识管理系统与用户本地的办公软件无缝结合起来，让用户在应用系统进3行操作时感觉到本机的办公软件和知识管理系统是在“同一个系统”里面，操作简单、 方便，使得用户“更愿意使用”本知识管理系统，从而更加有利于系统在企业的推广和 应用。2、提供统一的企业文档结构和模板通过在知识文档库模块中提供统一格式的文档模板，使员工在创建知识时不再 各自为战，导致知识库中的知识文档五花八门。同时让员工可以高效、标准地创建知识 文档，提高知识文档制作效率。3、自动保存知识文档修订版本记录。4、知识文档编辑锁定机制，保证知识文档的完整性。附图说明图1为本专利技术知识管理系统优选实施例的结构框图2为本专利技术知识管理系统知识文档库模块的结构示意图3为本专利技术知识管理系统知识门户模块的结构示意图4为本专利技术知识管理系统工作流模块的结构示意图5为本专利技术知识管理系统知识搜索模块的结构示意图6为本专利技术知识管理系统系统管理模块的结构示意图7为本专利技术知识管理系统实现企业知识流转过程的示例的示意图。具体实施方式下面结合附图对本专利技术做进一步的说明。如图1所示，本专利技术所述知识管理系统包括以下几个模块知识文档库模块 1010、知识门户模块1020、工作流模块1030、知识搜索模块1040、系统管理模块1050。所述知识文档库模块1010负责提供知识文档给知识门户模块1020展示和应用， 知识搜索模块1040的索引和搜索结果也由该模块负责，另外该模块还负责和工作流模块 1030结合起来，使知识文档能够随着流程“流动”。如图2所示，知识文档库模块1010还包括知识创建模块1011、知识审批模块 1012、知识库模块1013、回收站模块1014、知识采集模块1015。(1)知识创建模块1011提供两种采集方式，一种是直接上传本地计算机上面的 知识文档，另一种是根据知识文档模块创建知识文档。该模块提供文件上传功能，用户 可以在自己的计算机中编辑好用户文档，然后利用文件上传功能把一个或多个文件一次 性上传到知识库中。另外，用户可以把知识模板事先制作好，这些知识文档格式可以是 office文档，例如word、excek等，也可以是文本文件，上传到知识库，设置为知识模 板，那么用户在创建知识时就可以选择相应的知识模板来进行创建。用户选择了模板， 那么系统就会自动调用本地的办公软件来打开模板文件，用户只要填写好新的知识文 档，点击办公软件的保存按钮，知识文档就会自动保存到知识库1013，这时候知识的审 批状态是未批准的。整个过程操作非常简单，用户体验非常良好，正常达到了知识管理 系统与本地的办公软件无缝结合的理想效果。(2)知识审批模块1012，为了保证知识的严谨性和规范性，用户创建的知识必须经过知识管理员的审批才能进入到知识库中。知识收集模块1011中的知识文档通过 流程库1043中的审批流程流转到知识管理员那里，知识管理员点击需要审批的知识文 档，系统调用本地办公软件打开，知识管理员直接就可以在打开的文档里审批，审核通 过后，知识文档就流转到知识库1013。这时候该知识文档状态是审批通过的。(3)知识库模块1013模块，主要提供知识存储、编辑、删除等功能，知识库中 的知识文档提供给知识搜索模块进行索引和搜索，同时提供给知识门户进行展示。(4)回收站模块1014，在知识库模块1013中删除的知识文档将会转移到该模块 中。用户可以使用回收站来将知识文档恢复到知识库模块1013。系统支持两个阶段的回 收站第一阶段回收站和第二阶段回收站。在用户从系统中删除某个知识后，会将此知 识发送到第一阶段回收站。知识保留在系统中的第一阶段回收站之中，直到达到指定的 时间长度(默认设置为30天)。第二阶段回收站位于系统管理员级别。第二阶段回收站 分为两个视图第一阶段回收站中的对象以及第二阶段回收站中的对象。从第一阶段回 收站中删除知识后，该知识只能由系统管理员从第二阶段回收站进行恢复。知识保留在 第二阶段回收站中，直到达到指定的时间长度(默认设置为30天)，或者直到第二阶段回 收站达到其大小限制，那时将删除最旧的知识。(5)知识采集模块1015，除了在知识创建模块1011建立知识外，系统还提供了 采集功能，支持从不同的内容源来采集知识。内容源包括Exchange Server 文件夹 Microsoft Exchange 2000 Server 文件夹中的邮件、讨论和协作内容。共享文件夹(如 \\myserver\shareddocs\ 或 file://myserver/shareddocs/)的内容。网页或网站互联网上的任何一个可以访问的网站，从一个网页到整个网站的任 何Web内容，包括其HTML内容、文档和图片。Lotus Notes数据库任何Lotus Notes数据库。若要创建Lotus Notes内容源，则 必须首先配置带有Lotus Notes客户端的索引管理服务器，然后再配置Lotus Notes协议处理程本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于设置有如下模块：负责创建、采集、管理知识文档的知识文档库模块；负责对知识文档库的知识文档进行索引，并提供搜索界面给用户对知识文档进行搜索的知识搜索模块；负责从知识文档库读取数据，将知识文档展示给用户浏览和评分的知识门户模块；提供工作流引擎和流程自定义功能，通过与知识文档库的知识文档关联起来，使知识通过流程“流动起来”，从而促进知识共享和更新的工作流模块；用于用户管理、角色管理、组织结构管理、权限管理的系统管理模块。

【技术特征摘要】

【专利技术属性】
技术研发人员：吕华辉，余永忠，王义申，梁坚，罗宇，庞维欣，王永才，徐继峰，魏明，史雄延，曾威，
申请(专利权)人：广东电网公司佛山供电局，广州中软信息技术有限公司，
类型：发明
国别省市：44[中国|广东]