一种档案管理系统技术方案

本发明专利技术实施例公开了一种档案管理系统，包括门禁装置、控制器与档案抓取装置，其中，门禁装置用于记录进入或离开档案管理室的人员与档案的信息，并对未完成借阅过程的档案进行报警；控制器包括借阅模块、归还模块、借阅状态调整子模块以及盘点模块，借阅模块用于检索与借阅档案；归还模块用于归还档案；盘点模块用于盘点档案的状态；档案抓取装置用于抓取待借阅或归还档案。本发明专利技术实施例提供的档案管理系统的实现了档案的自动夹取与存放以及档案的自动盘点，解放了大量的劳动力，提高了借阅或归还档案环节与盘点档案环节的效率与准确度，也提高了档案管理系统的自动化与智能化水平。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及物联网
，特别是涉及一种档案管理系统。
技术介绍
档案管理是一项对档案进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。其中，档案管理包括档案实体管理与档案信息管理，档案实体管理包括收集、整理、保管及统计等工作，档案信息管理包括编制目录、阅览、复制、咨询、外借以及出版等工作。每项工作相互联系又相对独立，组成一个有机整体，称为档案管理系统。近年来，随着社会对档案需求程度的不断提高，档案管理水平也在不断的提升，档案管理系统已逐步由非独立系统、简单管理、手工管理、经验管理、封闭系统的管理模式向独立系统、复杂管理、科学管理、计算机管理、开放系统的管理模式发展。例如，计算机、互联网及数据库等技术的引入，使档案的管理不止局限于档案实体的管理，例如建立档案信息数据库，档案信息数据库内存有档案库内所有档案的档案信息，档案信息包括档案名称、档案编号、档案类型、关键词、全文、入库时间以及借阅状态等，增加了对档案内容的利用，也扩大了档案的检索范围。现有技术中，档案管理还未实现完全的智能化管理，部分工作还需要人工完成，例如在档案馆内查取用户借阅的档案、将借阅完毕的档案放回其原始位置，或盘点档案室内的所有档案，以排查摆放错位或丢失的档案。在档案库存量较大的情况下，采用人工查取、存放或盘点档案则需要消耗大量的人力与时间，因而，制约着档案管理系统整体工作效率及服务质量的提升。同时，人工管理档案的过程中，将必不可免的出现一些由于人为疏忽导致的失误，例如将借阅完毕的档案摆放在错误的位置或在盘点档案的过程中未发现丢失的档案，从而影响了档案管理工作的准确性。
技术实现思路
本专利技术实施例中提供了一种档案管理系统，以解决现有技术中的人工存取、盘点档案的过程耗时、耗力，从而影响档案管理系统的整体工作效率的问题。为了解决上述技术问题，本专利技术实施例公开了如下技术方案：一种档案管理系统，包括用于存放档案的档案管理室，所述档案管理室上设有用于限制人员出入档案管理室的门禁装置，所述门禁装置上设有用于采集人员身份信息的身份信息读取器和用于发出警报信号的报警器；所述档案管理系统还包括控制器，所述控制器包括借阅模块和归还模块；所述借阅模块包括：检索信息输入子模块，用于输入档案的检索信息；档案筛选子模块，用于在数据库中筛选出与所述检索信息相匹配的档案；档案抓取指令输入子模块，用于输入档案抓取指令，所述档案抓取指令中包括待借阅档案的档案标识；第一位置信息确定子模块，用于根据所述待借阅档案的档案标识确定待借阅档案的位置信息；所述归还模块包括：第一档案标识采集子模块，用于采集待归还档案的档案标识；第二位置信息确定子模块，用于根据所述待归还档案的档案标识确定待归还档案的位置信息；所述档案管理系统还包括档案抓取装置，所述档案抓取装置用于根据所述待借阅档案的位置信息将待借阅档案由所述待借阅档案的存放位置抓取至预设的档案暂存位置；和/或，根据所述待归还档案的位置信息将待归还档案由档案暂存位置抓取至所述待归还档案的存放位置。优选地，所述控制器还包括借阅状态调整子模块，用于在所述档案抓取装置将所述待借阅档案抓取至预设的档案暂存位置后，将所述待借阅档案的借阅状态由在库调整为外借；和/或，在所述档案抓取装置将所述待归还档案抓取至所述待归还档案的存放位置前，将所述待归还档案的借阅状态由外借调整为在库。优选地，所述档案抓取装置上设有第二档案标识采集子模块，所述第二档案标识采集子模块用于采集与所述档案抓取装置对应位置处的的档案的档案标识或档案夹的档案夹标识。优选地，所述控制器还包括盘点模块，所述盘点模块根据所述第二档案标识采集子模块采集的档案标识，确定所述档案管理室内多余、丢失或放错位置的档案。优选地，所述门禁装置上还设有第三档案标识采集模块，所述第三档案标识采集模块用于采集进入或离开档案管理室的档案的档案标识。由以上技术方案可见，本专利技术实施例提供的一种档案管理系统实现了档案的自动夹取与存放以及档案的自动盘点。与人工拿取待借阅档案或存放待归还档案的方式相比，本专利技术实施例提供的档案管理系统在无人工参与的条件下完成对待借阅档案的自动夹取或待归还档案的自动存放，解放了大量的劳动力，提高了借阅或归还档案环节的效率，避免人工拿取或存放档案过程中出现的错拿或错放档案的问题。与人工盘点档案的方式相比，本专利技术实施例提供的档案管理系统在无人工参与的条件下完成对丢失、多余或错放档案的排查，大幅降低档案管理人员的工作强度，提高了盘点档案环节的效率与准确度，也提高了档案管理系统的自动化与智能化水平。附图说明为了更清楚地说明本专利技术实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，对于本领域普通技术人员而言，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。图1为本专利技术实施例提供的一种档案管理系统的结构示意图；图2为本专利技术实施例提供的借阅模块的结构示意图；图3为本专利技术实施例提供的归还模块的结构示意图；图4为档案抓取装置抓取待借阅档案的工作流程图；图5为档案抓取装置存放待归还档案的工作流程图；图1-5中的符号表示为：1-门禁装置，11-身份信息读取器，12-第三档案标识采集子模块；13-报警器，2-控制器，21-借阅模块，211-检索信息输入子模块，212-档案筛选子模块，213-档案抓取指令输入子模块，214-第一位置信息确定子模块，22-归还模块，221-第一档案标识采集子模块，222-第二位置信息确定子模块，23-借阅状态调整子模块，24-盘点模块，3-档案抓取装置，4-第二档案标识采集子模块。具体实施方式为了使本
的人员更好地理解本专利技术中的技术方案，下面将结合本专利技术实施例中的附图，对本专利技术实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本专利技术一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本专利技术中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都应当属于本专利技术保护的范围。本专利技术实施例中提供的一种档案管理系统，涵盖了档案的信息管理、检索、借阅、归还以及盘点等多项工作。档案不同于书籍等资料，一般情况下，一份档案仅有几页或几十页。因此，为了方便、整齐的将档案排列在档案架上，首先将档案放置于档案夹内，然后将存有档案的档案夹放置于档案夹。其中，一个档案夹可存放多份档案，档案与档案夹之间存在确定的位置对应关系。因此，在下文中，将存有待借阅档案的档案夹称为待借阅档案夹，存有待归还档案的档案夹称为待归还档案件夹。图1为本专利技术实施例提供的一种档案管理系统的结构示意图，如图1所示，档案管理系统包括一档案管理室，档案管理室用于存放与管理档案。在限制人员出入档案管理室的进口处和出口处均设置门禁装置1，门禁装置1用于记录进入或离开档案管理室的人员与档案的信息，并对未完成借阅过程而被私自带离档案管理室的档案进行报警。门禁装置1上设有身份信息读取器11，身份信息读取器11对每位进入或离开档案管理室的人员进行人员身份信息采集，其中，人员身份信息包括姓名、省份证号码、身份、身份卡级别、联系电话、可借阅数量、注册时间、证件状态以及进入或离开档案管理室的时间等。门禁装置1上还设有第三档案标识采集子模块12，第三档案标本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种档案管理系统，其特征在于，包括用于存放档案的档案管理室，所述档案管理室上设有用于限制人员出入档案管理室的门禁装置(1)，所述门禁装置(1)上设有用于采集人员身份信息的身份信息读取器(11)和用于发出警报信号的报警器(13)；所述档案管理系统还包括控制器(2)，所述控制器(2)包括借阅模块(21)和归还模块(22)；所述借阅模块(21)包括：检索信息输入子模块(211)，用于输入档案的检索信息；档案筛选子模块(212)，用于在数据库中筛选出与所述检索信息相匹配的档案；档案抓取指令输入子模块(213)，用于输入档案抓取指令，所述档案抓取指令中包括待借阅档案的档案标识；第一位置信息确定子模块(214)，用于根据所述待借阅档案的档案标识确定待借阅档案的位置信息；所述归还模块(22)包括：第一档案标识采集子模块(221)，用于采集待归还档案的档案标识；第二位置信息确定子模块(222)，用于根据所述待归还档案的档案标识确定待归还档案的位置信息；所述档案管理系统还包括档案抓取装置(3)，所述档案抓取装置(3)用于根据所述待借阅档案的位置信息将待借阅档案由所述待借阅档案的存放位置抓取至预设的档案暂存位置；和/或，根据所述待归还档案的位置信息将待归还档案由档案暂存位置抓取至所述待归还档案的存放位置。...

【技术特征摘要】
1.一种档案管理系统，其特征在于，包括用于存放档案的档案管理室，所述档案管理室上设有用于限制人员出入档案管理室的门禁装置(1)，所述门禁装置(1)上设有用于采集人员身份信息的身份信息读取器(11)和用于发出警报信号的报警器(13)；所述档案管理系统还包括控制器(2)，所述控制器(2)包括借阅模块(21)和归还模块(22)；所述借阅模块(21)包括：检索信息输入子模块(211)，用于输入档案的检索信息；档案筛选子模块(212)，用于在数据库中筛选出与所述检索信息相匹配的档案；档案抓取指令输入子模块(213)，用于输入档案抓取指令，所述档案抓取指令中包括待借阅档案的档案标识；第一位置信息确定子模块(214)，用于根据所述待借阅档案的档案标识确定待借阅档案的位置信息；所述归还模块(22)包括：第一档案标识采集子模块(221)，用于采集待归还档案的档案标识；第二位置信息确定子模块(222)，用于根据所述待归还档案的档案标识确定待归还档案的位置信息；所述档案管理系统还包括档案抓取装置(3)，所述档案抓取装置(3)用于根据所述待借阅档案的位置信息将待借阅档案由所述待借阅档案的存放位置抓取至预设的档案暂存位置；...

【专利技术属性】
技术研发人员：陈震宇，范荣妹，解如风，张婧慧，
申请(专利权)人：重庆市质量和标准化研究院，
类型：发明
国别省市：重庆;50