基于无线射频RFID的档案管理系统技术方案

本实用新型专利技术提供一种基于无线射频ＲＦＩＤ的档案管理系统，包括数据服务器、文档自动识别电子标签、手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备以及告警ＩＣ模块；该文档自动识别电子标签为ＲＦＩＤ，ＲＦＩＤ采用无线信号与手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备进行通信，手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备亦采用无线信号与数据服务器进行通信，所述门禁文档自动识别设备、数据服务器还分别与告警ＩＣ模块信号连接。本实用新型专利技术将无线射频ＲＦＩＤ技术引入档案管理工作中，实现高效、实时、准确的文档保管、查找方便。（*该技术在2018年保护过期，可自由使用*）

【技术实现步骤摘要】

本技术涉及档案管理系统领域，具体涉及一种基于无线射频RFID的档 案管理系统。
技术介绍
在很多企业或机构中通常都会存有大量的纸质档案，例如一些保险公司， 保险公司的档案大体上分为四类文件档案、承保档案、案件档案和保全档案，具体如下文件档案，指公司的公文；承保档案，指客户向公司投保时的基本 资料，如投保单、业务员报告书、生存调査表、婴幼儿健康问巻、体检表等等; 案件档案，也称理赔档案，指客户发生事故向保险公司理赔提供的依据，也包 括保险公司对案件坚定的一些调查资料及相关本案件的一些证明材料；保全档 案，指客户在一个保险合同期间的一些批改、变更和领取材料，如地址变更、 年龄变更、生存金领取、满期保险金的领取等等。'档案管理是一项专业性很强的工作，需要有专门的档案工作机构和档案管 理人员来进行。但在实践中，很多单位并没有配置专门的档案管理人员，而是 由办公室工作人员兼职，加之频频换岗，责任不清，交接手续不完备，缺乏对 档案的有效监管理，极易造成档案管理混乱的现象。 一些档案借出后没有按期 归档也无人问津，无人担责，有些档案材料放了很长时间得不到整理和及时归 档，从而造成档案的遗失和残缺。
技术实现思路
本技术的首要目的在于克服上述现有技术的缺点和不足，提供一种基 于无线射频RFID的档案管理系统，本技术将无线射频RFID技术引入档案 管锂工作中，实现高效、实时、准确的文档保管、査找方便。本技术目的通过下述技术方案实现基于无线射频RFID的档案管理系 统包括数据服务器、文档自动识别电子标签、手持文档自动识别设备、门禁文 档自动识别设备以及告警IC模块；该文档自动识别电子标签为射频卡(RFID)， RFID采用无线信号与手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备进行通信，手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备亦采用无线信号与数据服务器进行通信，所述门禁文档自动识别设备、数据服务器还分别与告警ic模块信号连接。;所述RFID由耦合元件及芯片组成，且含有内置天线，RFID贴在文件或档 案夹上，存储有对应文件或档案夹的标签信息，所述标签信息包括电子文档的 名^^、授权带出与否信息、借出与否信息、若相应文件或档案夹已经借出则还 包括指定归还时间信息等。所述数据服务器存储有上述RFID的标签信息、与RFID对应的纸质文档相 对应的电子文档。所述门禁文档自动识别设备安装在档案室大门上，通过无线信号读取或写 入RFID的标签信息，。所述手持文档自动识别设备为便捷式的手持设备。所述门禁文档自动识别设备、手持文档自动识别设备与RFID之间进行通信 的通信信号有效距离，即识别距离不小于5米；而且可同时识别多张不同标签 信息的RFID。所述数据服务器还可以通过互联网与其它服务器进行通信连接。 本基于无线射频RFID的档案管理系统的工作原理分为一下情况(1) 贴有RFID的文件或档案夹处于门禁文档自动识别设备的识别距离之 内时，或者离档案室大门的距离在门禁文档自动识别设备的识别距离之内时， 门禁文档自动识别设备读取RFID的标签信息，并根据该读取的标签信息在数据 服务器中进行检索；当检索出该标签信息对应的文件或档案夹是未经授权带出 时，将启动告警IC模块发出告警信号；当检索出该标签信息对应的文件或档案 夹已经授权带出时，将不启动告警IC模块发出告警信号。(2) 数据服务器自动检测所存储电子文档对应的借出与否信息、指定归还 时间信息，当所存储电子文档为借出、且其指定归还时间到期时，数据服务器 将启动告警IC模块发出告警信号。'(3)手持文档自动识别设备在识别距离之内读取RFID的标签信息，对档 案室的文件或档案夹进行扫描，能够根据RFID的标签信息对缺少的文件或档案 夹进行自动收集，对缺少的文件进行备注借出及未登记借出。以便快速确定 档案是否齐全。(4)由于文件或档案夹即纸质档案与数据服务器中的电子文档有相应的对应关系，数据服务器选择查找功能后，即门禁文档自动识别设备或手持文档自动识别设备对纸质档案上的RFID进行读取后，会自动调出相应的电子文档。(例如客户张三的资料在电子文档和纸质档案都有存档，系统选择查找功能后， 将张三的纸质文档在门禁文档自动识别设备或手持文档自动识别设备读取后， 会自动调出张三的电子文档)。其它服务器可以通过互联网与数据服务器进行通 信，通过控制数据服务器实现上述的査找功能。(5)门禁文档自动识别设备或手持文档自动识别设备对纸质档案上的RFID 进行读取，并根据所读取RFID的标签信息更新数据服务器上所存储对应的标签"(曰息。本技术相对于现有技术具有如下的优点及效果(1 )本技术采用RFID贴在文件或档案夹上， 一个对应一个，每个RFID 具有对应的标签信息，实现了RFID及其标签信息、文件或档案夹之间的一一对 应性，能够实现准确的文档保管；(2) 本技术通过采用门禁文档自动识别设备或手持文档自动识别设备 读取每个文件或档案夹上的RFID的标签信息，实现了对每个文件或档案夹的査 找功能，会自动从数据服务器中调出相应的电子文档，具有很高的效率；(3) 本技术通过将门禁文档自动识别设备安装在档案室大门上，当离 档案室大门的距离在门禁文档自动识别设备的识别距离之内时，门禁文档自动 识别设备读取RFID的标签信息，并根据该读取的标签信息在数据服务器中进行 检索；当检索出该标签信息对应的文件或档案夹是未经授权带出时，将启动告 警IC模块发出告警信号，实时性强；(4) 本技术其它服务器可以通过互联网与数据服务器进行通信，通过 控制数据服务器实现对文件或档案夹方便的查找。附图说明图1是本技术系统的结构示意图。具体实施方式..下面结合实施例及附图，对本技术作进一步地详细说明，但本实用新 型的实施方式不限于此。 实施例图1所示为本技术基于无线射频RFID的档案管理系统的具体结构，本 技术系统包括数据服务器、n个文档自动识别电子标签、手持文档自动识 别设备、门禁文档自动识别设备以及告警IC模块；该文档自动识别电子标签为 射频卡(RFID)， RFID采用无线信号与手持文档自动识别设备、门禁文档自动 识别设备进行通信，手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备亦采用无 线信号与数据服务器进行通信，所述门禁文档自动识别设备、数据服务器还分 别与告警IC模块信号连接，所述数据服务器还通过互联网与其它服务器进行通 信连接。所述RFID由耦合元件及芯片组成，且含有内置天线，RFID贴在文件或档 案夹上，存储有对应文件或档案夹的标签信息，所述标签信息包括电子文档的 名称、授权带出与否信息、借出与否信息、若相应文件或档案夹已经借出则还 包括指定归还时间信息等。所述数据服务器为PC服务器，存储有上述所有RFID的标签信息、所有与 RFID对应的纸质文档相对应的电子文档。'所述门禁文档自动识别设备安装在档案室大门上，通过无线信号读取或写 入RFID的标签信息，。所述手持文档自动识别设备为便捷式的手持设备。 :所述门禁文档自动识别设备、手持文档自动识别设备与RFID之间进行通信 的通信信号有效距离，即识别距离不小于5米；而且可同时识别多张不同标签 信息的RFID。本基于无线射频R本文档来自技高网...

【技术保护点】
基于无线射频ＲＦＩＤ的档案管理系统，其特征在于：包括数据服务器、文档自动识别电子标签、手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备以及告警ＩＣ模块；该文档自动识别电子标签为ＲＦＩＤ，ＲＦＩＤ采用无线信号与手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备进行通信，手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备亦采用无线信号与数据服务器进行通信，所述门禁文档自动识别设备、数据服务器还分别与告警ＩＣ模块信号连接。

【技术特征摘要】

【专利技术属性】
技术研发人员：王欢，张丽霞，张义青，李开军，
申请(专利权)人：王欢，
类型：实用新型
国别省市：81[中国|广州]