本发明专利技术公开了一种管理体系活动记录的归档系统及方法，系统包括管理体系文件模块，用于上传管理体系文件目录及附件；管理体系活动记录设置模块，用于设置活动记录任务和选择关联管理体系文件模块的文件目录及附件；管理体系活动记录执行模块，用于不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务；管理功能模块用于为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；管理体系活动记录归档设置模块，用于设置活动记录的关联方式；管理体系活动记录归档模块，用于将所有管理体系的活动记录进行归档；其有益效果是：可归档不同管理体系下的活动记录，并按照不同管理体系的格式要求来存档，减少重复操作。减少重复操作。减少重复操作。
【技术实现步骤摘要】
一种管理体系活动记录的归档系统及方法
[0001]本专利技术涉及体系管理
，具体涉及一种管理体系活动记录的归档系统及方法。
技术介绍
[0002]为了加强企业管理，并实现某个管理目标，现在的企业都会建立一些管理体系。例如质量管理体系(ISO9000)，环境管理体系(ISO14001)，信息安全管理体系(ISO27001)，安全管理体系(中华人民共和国船舶安全营运和防止污染管理规则)等。每个企业建立的管理体系虽然会基于某一个共同规范或标准，但都会因为企业自身管理的需求和框架，编制具备自己的管理特色的管理体系文件，体现出来的作业程序和管理记录表格完全不一样。而为了验证自己管理体系的有效执行，其管理体系下的各项管理记录需要完整存档，每年呈递给监管单位审阅，如果未按照管理体系里面所要求的程序步骤和管理记录表格进行记录，则就无法验证管理体系的有效执行，有可能导致管理体系的证书失效。概要来讲：每个企业都有自己特色的管理体系，需要将自己的日常工作痕迹(统称管理体系活动记录)按照管理体系中的要求记录存档下来，呈递给监管单位审核。
[0003]现有的管理体系活动记录，主要有以下几个问题：
[0004]1、每个企业的管理体系活动记录的格式完全不一样，在传统方式下，就靠企业各员工自己对照管理体系的要求来记录日常工作，工作量很大。
[0005]2、每个企业的管理体系贯彻实施的程度不一样，还因为员工的变动、各类工作环境的变化等原因，员工可能在便利性工作过程中，产生了一些自己舒服的工作方式，其工作记录并没有按照管理体系的管理记录表格要求来做。这就导致了日常管理工作与管理体系活动记录是分开的，企业为了满足管理体系的审核工作，需要额外补充满足管理体系格式要求的管理体系活动记录，重复工作量也很大。且这些额外补充管理体系活动记录仅仅是为了满足体系审核，并没有实质管理意义。
[0006]3、有的企业建立了几个管理体系，例如安全管理体系和质量管理体系，一些工作的记录既要满足安全管理体系要求，也要满足质量管理体系要求。导致很多工作，需要制作多个管理体系活动记录，来满足多个管理体系的管理审核要求。这也是重复工作。
[0007]4、管理体系不是一成不变的，需要根据最新法律法规要求、监管单位审核意见及企业自身管理要求，不断修改。这就导致了管理体系的活动记录样式也在变更，给企业的再次培训宣贯、更改工作记录等带来很大工作量。
[0008]5、现有企业的信息化系统，是为了某个企业的某个管理体系而开发的定制化模板，只能满足这家公司的临时的某一个管理体系需求。当企业的管理体系是多个，或者这些管理体系发生调整时，信息化系统要更改的工作量大。而且信息化系统要去解决每家企业的管理体系格式问题，投入的成本也非常大，企业需要付出的购买费用也很高，这严重制约了传统企业的信息化管理改造升级进程。另外，现有信息化系统的功能分布相互独立，与管理体系是脱节的，需要非常熟悉操作的人员来调取各个功能模块，找到合适的材料来进行
管理体系活动记录审核工作，操作麻烦，且容易遗漏。
技术实现思路
[0009]本专利技术的专利技术目的在于：提供了一种管理体系活动记录的归档系统及方法，旨在解决现有技术中所存在的大量重复工作的缺陷。
[0010]第一方面：一种管理体系活动记录的归档系统，所述系统包括管理体系文件模块，管理体系活动记录设置模块，管理体系活动记录执行模块，管理功能模块，管理体系活动记录归档设置模块和管理体系活动记录归档模块；
[0011]所述管理体系文件模块，用于：
[0012]上传管理体系文件目录及附件，其中，所述管理体系包括多个管理体系，所述目录及附件包括对应的管理体系文件及管理表格；
[0013]以及内容设置，其中，所述内容设置包括适用部门范围权限设置和活动记录有无设置；
[0014]所述管理体系活动记录设置模块，用于设置管理体系的活动记录任务和选择关联所述管理体系文件模块中的文件目录及附件；
[0015]所述管理体系活动记录执行模块，用于不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务，并将执行该任务所产生的记录存储至所述管理体系活动记录归档模块；
[0016]所述管理功能模块包括系统内的其他各个功能模块，用于：
[0017]为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；
[0018]所述管理体系活动记录归档设置模块，用于：
[0019]设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，并存储到管理体系活动记录归档模块；
[0020]设置活动记录的关联方式；其中，所述关联方式包括关联所述管理功能模块，或关联所述活动记录任务；
[0021]所述管理体系活动记录归档模块，用于将所有管理体系的活动记录进行归档，并按照管理体系的格式要求呈现。
[0022]作为本申请一种可选的实施方式，所述的一种管理体系活动记录的归档系统，还包括公司设置模块，所述公司设置模块用于提供公司信息，并根据所述管理体系活动记录归档设置模块中的关联设置，将其展示到各功能模块输出具体的管理体系活动记录中。
[0023]作为本申请一种可选的实施方式，若没有在所述管理体系活动记录设置模块中，选择关联所述管理体系文件模块中的附件，则在所述管理体系活动记录执行模块中，可选择本地上传其他模板来进行在线编辑并提交。
[0024]作为本申请一种可选的实施方式，所述将所有管理体系的活动记录进行归档，具体包括：
[0025]首先将所述管理体系文件模块中存储的管理体系文件引用过来，形成一个清晰的文档目录；
[0026]然后在每个设置为有活动记录的体系文件下面，通过所述管理体系活动记录归档设置模块的设置来关联生成管理体系活动记录。
[0027]作为本申请一种可选的实施方式，进行归档时，包括两种归档方法：
[0028]一种是利用所述管理体系活动记录执行模块的活动记录任务来归档；
[0029]另一种是通过所述管理功能模块来归档。
[0030]第二方面：一种管理体系活动记录的归档方法，应用于第一方面所述的一种管理体系活动记录的归档系统，所述方法包括：
[0031]利用管理体系文件模块上传管理体系文件目录及附件，以及内容设置；
[0032]通过管理体系活动记录设置模块，设置管理体系的活动记录任务和选择关联所述管理体系文件模块中的文件目录及附件；
[0033]通过管理体系活动记录执行模块，不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务，并将执行该任务所产生的记录存储至管理体系活动记录归档模块；
[0034]通过管理功能模块为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；
[0035]通过管理体系活动记录归档设置模块设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，并存储到管理体系活动记录归档模块；
[0036]设置活动记录的关联方式；其中，所述关联方式包括关联所述管理本文档来自技高网...
【技术保护点】
【技术特征摘要】
1.一种管理体系活动记录的归档系统，其特征在于，所述系统包括管理体系文件模块，管理体系活动记录设置模块，管理体系活动记录执行模块，管理功能模块，管理体系活动记录归档设置模块和管理体系活动记录归档模块；所述管理体系文件模块，用于：上传管理体系文件目录及附件，其中，所述管理体系包括多个管理体系，所述目录及附件包括对应的管理体系文件及管理表格；以及内容设置，其中，所述内容设置包括适用部门范围权限设置和活动记录有无设置；所述管理体系活动记录设置模块，用于设置管理体系的活动记录任务和选择关联所述管理体系文件模块中的文件目录及附件；所述管理体系活动记录执行模块，用于不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务，并将执行该任务所产生的记录存储至所述管理体系活动记录归档模块；所述管理功能模块包括系统内的其他各个功能模块，用于：为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；所述管理体系活动记录归档设置模块，用于：设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，并存储到管理体系活动记录归档模块；设置活动记录的关联方式；其中，所述关联方式包括关联所述管理功能模块，或关联所述活动记录任务；所述管理体系活动记录归档模块，用于将所有管理体系的活动记录进行归档，并按照管理体系的格式要求呈现。2.根据权利要求1所述的一种管理体系活动记录的归档系统，其特征在于，还包括公司设置模块，所述公司设置模块用于提供公司信息，并根据所述管理体系活动记录归档设置模块中的关联设置，将其展示到各功能模块输出具体的管理体系活动记录中。3.根据权利要求2所述的一种管理体系活动记录的归档系统，其特征在于，若没有在所述管理体系活动记录设置模块中，选择关联所述管理体系文件模块中的附件，则在所述管理体系活动记录执行模块中，可选择本地上传其他模板来进行在线编辑并提交。4.根据权利要求1至3中任一所述的一种管理体系活动记录的归档系统，其特征在于，所述将所有管理体系的活动记录进行归档，具体包括：首先将所述管理体系文件模块中存储的管理体系文件引用过来，形成一个清晰的文档目录；然后在每个设置为有活动记录的体系文件下面，通过所述管理体系活动记录归档设置模块的设置来关联生成管理体系活动记录。5.根据权利要求4...
【专利技术属性】
技术研发人员：丁春雷，
申请(专利权)人：上海互海信息科技有限公司，
类型：发明
国别省市：
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