文档管理方法、系统和设备技术方案

本发明专利技术提供一种文档管理方法、系统和设备。基于用户的指令，预约用于将多个用户通过网络访问的共享文档设置为专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期。在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档。在当前日期已到达注销开始日期时，将该共享文档设置为该用户的专用状态。可以响应于正在注销该共享文档的用户的指令，将该共享文档从专用状态释放出来。可以预约注销开始日期后的、用以从专用状态释放共享文档的预期登记日期。本发明专利技术使得能够进行文档操作的预约，并可以防止用户操作效率的任何下降。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及一种文档管理方法、系统和设备。本专利技术尤其涉及一种允许网络上的客户设备更新同一网络上所管理的文档信息的文档管理系统中的文档管理方法、系统和设备。
技术介绍
已知一种用于在通过因特网或内部网等网络连接的环境下共享文档的方法。例如，存在如下系统，所述系统通过使用Web浏览器或专用客户软件使PC等客户设备注册、更新、删除和获取安装了文档管理软件的文档管理设备上所管理的文档信息和文档文件。 为了使用普通文档管理设备，用户必须注册由要该设备管理所管理的用户信息，并且必须基于该设备所发布的用户ID和密码等用户识别信息来对用户进行认证。认证用户信息用于检查对于文档浏览的访问权。另外，当用户注册或更新文档信息或文档文件时，与处理后的文档信息相关联地存储认证后的用户信息，从而进行操作记录。 作为普通更新方法，用户指定文档，并做出文档更新的声明，这被称为“注销(check-out)”，从而排除其它用户的更新。在校正注销后的文档后，用户指定校正后的文档，并执行登记(check-in)处理。也就是说，设置处于注销状态的文档为专用状态，以防止其它任何用户的更新。用户执行登记处理以解除文档的专用状态。该功能已众所周知，并且用于许多现有文档管理设备(JPA11-085598)。 然而，在为了更新而注销文档时，排除其它用户的更新处理。被排除的用户不能更新该文档，并且必须等待，直到正在注销的用户登记该文档或解除该文档的注销状态为止。如果在操作者希望更新到期文档的期间，其它用户注销了该文档，则操作效率变得低。也就是说，由于在正在注销的用户登记该文档以使得该操作者能够注销该文档之前该操作者必须等待，因而一直不能进行该操作。 各个用户不能获知其它用户的时间表，即，各用户的预期注销时间和注销目标文档、以及登记注销后的文档的预期时间。例如，假定一个用户当前正注销文档，并且当登记了该文档时另一用户想要注销该文档。然而，如果其它用户也想注销该文档，则他/她可能首先注销该文档。因此在操作前必需始终监视是否释放了文档。这样大大降低了用户的操作效率。 在用户必须更新多个文档时出现了另一问题。为了更新多个文档，用户通常多次重复文档注销操作、文档更新操作和文档登记操作。然而，如上所述，另一用户可以容易地注销目标文档，则经常以下面的方式防止其它用户的注销。该用户首先注销所有要更新的文档，然后对于各文档重复文档更新操作和文档登记操作。 然而，在立即注销文档的方法中，在轮到文档更新之前，文档一直处于注销状态中。文档更新的顺序越晚，文档处于未处理的时间越长。在不进行处理期间，没有必要注销文档。也就是说，如果用户一次性注销了文档，则许多文档较必需时间更长的时间保持注销。这因而阻碍了想要更新该文档的其它用户注销该文档。也就是说，其它用户的操作效率较所需降低得更多。
技术实现思路
为了解决上述在先技术的问题做出本专利技术，并且，本专利技术的目的是提供一种能够进行文档操作的预约(reservation)、并防止所有用户的操作效率的任何下降的文档管理方法和设备。 为了解决上述问题，本专利技术的文档管理设备用于将多个用户通过网络可访问的电子文件存储为存储单元中的共享文档，并对该电子文件进行管理，该文档管理设备包括注销开始日期预约单元，用以预约基于多个用户中的用户的指令设置共享文档处于专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档；注销单元，用以在当前日期已到达注销开始日期时，设置已预约了该注销开始日期的共享文档处于专用状态；以及登记单元，用以响应于正在注销该共享文档的用户的指令，使该共享文档从专用状态释放出来。 本专利技术的文档管理系统包括至少一个客户设备和文档管理设备，其中，该文档管理设备用于将多个用户通过网络可访问的电子文件存储为存储单元中的共享文档，并对该电子文件进行管理；该文档管理系统包括注销开始日期预约单元，用以预约基于多个用户中的用户的指令设置共享文档处于专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档；注销单元，用以在当前日期已到达注销开始日期时，设置预约了该注销开始日期的共享文档处于专用状态；以及登记单元，用以响应于正在注销该共享文档的用户的指令，使该共享文档从专用状态释放出来。 本专利技术的文档管理方法用于将多个用户通过网络可访问的电子文件存储为存储单元中的共享文档，并对该电子文件进行管理，该文档管理方法包括预约步骤，用以预约基于多个用户中的用户的指令设置共享文档处于专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档；注销步骤，用于在当前日期已到达注销开始日期时，设置预约了该注销开始日期的共享文档处于专用状态；以及登记步骤，用于响应于正在注销该共享文档的用户的指令，使该共享文档从专用状态释放出来。 根据本专利技术，可以提供一种能够进行文档操作的预约、并防止所有用户的操作效率的任何下降的文档管理方法和设备。 更具体地，在文档管理设备中准备用于使用户预约注销的部件，从而实现平稳的文档管理，同时最小化等待时间并消除文档操作定时的限制。 另外，在该文档管理设备中准备用于作为一个流程来管理多个注销预约的部件和用于根据实际操作状态校正注销预约的部件。这样使得多个文档的注销预约操作变得容易，并且还允许根据实际操作状态管理注销预约。 通过以下参考附图对典型实施例的说明，本专利技术的其它特性显而易见。 附图说明 包括在说明书中并构成说明书的一部分的附图，示出了本专利技术的实施例，并与说明书一起用来解释本专利技术的原理。 图1是示出根据实施例的文档管理系统的装置结构的例子的框图； 图2是示出根据该实施例的文档管理设备的硬件结构的例子的框图； 图3是示出根据第一实施例的文档管理设备的功能配置的例子的框图； 图4是示出根据该实施例的客户设备的硬件结构的例子的框图； 图5是示出根据该实施例的客户设备的功能配置的例子的框图； 图6A是示出根据第一实施例的文档信息的数据结构的例子的图； 图6B是示出根据第一实施例的版本信息的数据结构的例子的图； 图6C是示出根据第一实施例的注销信息的数据结构的例子的图； 图6D是示出根据第一实施例的注销预约信息的数据结构的例子的图； 图6E是示出根据第一实施例的用户信息的数据结构的例子的图； 图7是示出根据第一实施例的文档浏览画面的例子的图； 图8是示出根据第一实施例的文档信息详细情况显示画面的例子的图； 图9是示出根据第一实施例的注销预约列表画面的例子的图； 图10是示出根据第一实施例的注销预约设置画面的例子的图； 图11是示出根据第一实施例的注销预约完成画面的例子的图； 图12是示出根据第一实施例的注销预约取消画面的例子的图； 图13是示出根据第一实施例的错误画面的例子的图； 图14是示出根据第一实施例的注销画面的例子的图； 图15是示出根据第一实施例的注销限制接受画面的例子的图； 图16是示出根据第一实施例的注销完成画面的例子的图； 图本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种文档管理设备，用于将可由多个用户通过网络访问的电子文件存储在存储单元中作为共享文档、并对所述电子文件进行管理，所述文档管理设备包括：　注销开始日期预约单元，用于预约基于所述多个用户中的用户的指令将共享文档设置为专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在所述专用状态中，所述用户能够更新所述共享文档，但是其它用户不能更新所述共享文档；　注销单元，用于在当前日期已到达所述注销开始日期时，将已预约了所述注销开始日期的所述共享文档设置为所述专用状态；以及　登记单元，用于响应于注销所述共享文档的所述用户的指令，使所述共享文档从所述专用状态释放出来。

【技术特征摘要】
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【专利技术属性】
技术研发人员：藤川真治，龟川干彦，
申请(专利权)人：佳能株式会社，
类型：发明
国别省市：JP[日本]