一种信息控制系统，具有：数据库ＤＢ１（１１），电子地存储文档信息和为了检索该文档信息而与该文档信息相关联的关键字；复制部分（１０４），从ＤＢ１（１１）同时复制文档信息和关键字；关键字暂时存储部分（１０６），存储复制的关键字；关键字接受部分（１１４），接受关键字输入屏幕上显示的关键字选择列表中选出的关键字的输入，作为与复制的文档信息相关联的关键字；通知部分（１１５），在复制文档信息时，提示从关键字输入屏幕上显示的关键字选择列表输入关键字；以及登记部分（１２６），通过关联存储部分（１０６）的关键字和文档信息，将该关键字存储到数据库ＤＢ２（１１）中。存储部分（１０６）中的关键字由关键字接受部分（１１４）接受的关键字来添加或者修改。
【技术实现步骤摘要】
【国外来华专利技术】
本专利技术涉及用于电子地保存和管理文档信息的技术。
技术介绍
近来，在诸如公司之类的组织中的诸如各种报告和技术材料之类的文档，已经主要以电子形式而不是以纸张形式来管理和保存。随着这样的趋势，如例如在专利文献1中所述，如下信息管理装置可用，其可以有效且系统地构造不同格式的巨量文档信息的数据库，并且有效地处理逐日更新的文档信息。在这个文献中描述的信息管理装置的各单元的主要部分的配置如图27所示。在这个信息管理装置中，ID检索单元1402使用由登录接受单元1401接受的登录名作为键(key)，从负责人信息DB 1405检索ID。使用所检索的ID作为键，重要关键字提取单元1403基于在搜索历史DB 1406中存储的信息，提取重要关键字。所提取的重要关键字由ID检索单元1402突出显示(highlight)。关键字列表选择单元1407使用所检索的ID作为键，从组织DB 1409当中选择与用户所属的部门相对应的关键字列表(关键字组)。所选择的关键字组由关键字列表显示单元1408放置在预定模板上。将由突出显示单元1404和关键字列表显示单元1408检索的信息发送给显示单元1411，以便向用户1420呈现关键字列表屏幕。图28是在传统信息管理装置中的搜索执行单元的示意框图。这个装置包括搜索执行单元1520、搜索结果显示单元1525、数据库控制单元1526、和报告信息DB(数据库)1527。搜索执行单元1520包括关键字搜索单元1521、集成搜索单元1522、和交叉引用搜索单元1523。在报告信息DB 1527中，存储了要包含在报告中的各种信息，即报告信息。搜索执行单元1520经由数据库控制单元1526，从搜索执行单元1520检索和提取必需的信息。搜索包括搜索技术术语的关键字搜索单元1521、和搜索报告的书目项的集成搜索单元1522。可以独立地利用或者可以交叉引用这些搜索的搜索结果，以进一步限制该信息。经由搜索结果显示单元1525向用户呈现这样获得的搜索结果。图29示出了搜索屏幕的一个示例(其中一些关键字未在附图中示出)，从该屏幕可以执行集成搜索(integrated search)、关键字搜索和ID搜索。通过在布置在图29的屏幕左侧的关键字输入字段(“搜索字”字段)中输入预定关键字，执行关键字搜索。当在图29的左上区域的关键字选择窗口中显示关键字时，通过点击搜索屏幕中所示的关键字来完成这个输入。根据这样的输入格式，在紧接输入关键字之后在关键字选择窗口中可以容易地选择和显示关键字，同时在它旁边显示命中计数，这使得操作有效率。要注意，输入方法不局限于此，而且可以采用其它方法，诸如在关键字选择窗口中写入关键字，或者在关键字显示字段旁边提供单选(radio)按钮，以便当点击这个按钮时可以输入关键字。在这个示例中可以输入达五个关键字。可以从这个屏幕上显示的选项中选择关键字。关键字选项被划分为诸如材料名称关键字和品牌关键字之类的大项，它们每个被进一步分段为小项。在该屏幕的中段处显示选定关键字已经命中的报告文档的数目。在这个示例中，对于第一关键字，报告文档的命中计数已经为1245，而对于第二关键字为355。日本专利公开出版物NO.2002-127692
技术实现思路
然而，就下列描述而言，在上述文献中描述的上述传统技术具有改进的空间。首先，在组织中，文档很少从头开始创建而是通常基于文档形式创建。通过当复制该形式时将事先所附的关键字复制到文档，可能节省将关键字附于所复制文档的劳动。然而，根据这样的关键字附着方法，结果为可能附着不切实际和不恰当的关键字，因此导致不能通过这样的关键字搜索找到必需信息的问题。其次，即使在同一个组织中，为了更好的效率，也可以取决于部门将不同的关键字附于甚至同一个文档，使得已经必须提示每个部门分别附着自己的关键字。第三，随着计算机化文档信息的容量逐年增加的近期趋势，必须管理巨量的信息。为了利用这样的文档信息，必须系统地管理该信息。此外，期望从不同的方面有效地在巨量文档信息的数据库中搜索所需的文档信息。鉴于上述情况，已经开发了本专利技术，而且本专利技术的一个目的是提供一种可以改善对文档信息的关键字搜索效率的信息管理装置。根据本专利技术，提供了一种信息管理装置，包括数据库，其中电子地保存了与各文档有关的文档信息以及各关键字，所述关键字已经与所述文档信息相关联以便搜索该文档信息；复制单元，其复制从所述数据库检索的文档信息，并且还同时复制所述各关键字；存储单元，暂时存储由所述复制单元复制的所述文档信息和所述各关键字；关键字接受单元，接受从在关键字输入屏幕上显示的关键字选项列表中选出的关键字的输入，作为要与由所述复制单元复制的所述文档信息相关联的关键字；通知单元，当由所述复制单元复制所述文档信息和所述各关键字时，提示输入来自在所述关键字输入屏幕上显示的关键字选项列表的关键字；以及信息登记单元，在如下状况将所述存储单元中的所述各关键字存储到所述数据库中，在该状况中，所述各关键字与所述存储单元中的文档信息相关联，其中，向所述存储单元中的所述备关键字添加由所述关键字接受单元接受的所述关键字，或者将所述存储单元中的所述各关键字改变为由所述关键字接受单元接受的所述关键字。要注意，文档信息是指构成文档的各种类型信息，例如，包括文档概要的信息、文档的书目信息等。此外，如果该文档具有相关材料，则还可以包括文档的相关材料的链接目的地的信息。文档信息以各种类型文档文件、图像文件、音频文件等的格式保存在数据库中。文档信息可以汇合多个文件在一起的档案文件格式或者压缩文件格式保存。关键字选项列表是列表屏幕，其呈现指示要附于文档信息的关键字的选项的列表。各关键字选项显示在同一个屏幕上的列表中。根据本专利技术，在数据库中复制文档信息时，连同文档信息一起复制关键字，并且还提示用户输入关键字，以便定然使得用户添加所复制的关键字或者改变它。因此，与复制文档的关键字按照原样登记的情况相比，可以附上更恰当的关键字，增加了意义(significance)从而可提高关键字搜索效率。上述信息管理装置可以包括关键字呈现单元，其在所述关键字输入屏幕上突出显示与所述文档信息相关联的关键字。要注意，突出显示可以是反转显示、高亮显示、闪烁显示、不同颜色显示等。在这个配置中，在显示列表上突出显示与文档信息相关联的各关键字，由此便于关键字的视觉确认并提高了可使用性(usability)。上述信息管理装置可以包括判定单元，当复制所述文档信息和所述关键字时，通过访问所述存储单元来判定所述关键字是否改变；以及禁止单元，当所述判定单元判定所述关键字未被改变时，禁止所述信息登记单元将所述文档信息存储到所述数据库中。要注意，所述判定单元可以读取从数据库中复制并且存储在存储单元中的关键字，将关键字与由关键字接受单元接受的关键字进行比较，并且当它们不匹配时，判定关键字已经改变。此外，在关键字比较中，可以比较它们的字符串码或者可以比较这些关键字字符串的数据大小。或者，当已经将存储单元中存储的关键字存储为对应于事先确定的关键字列表的标识码时，可以比较它们的标识码。或者，判定单元可以监视在从数据库复制关键字之后，是否将另一个关键字写入到存储单元中，而且如果是这样的情况，则判定关键字已经改变。通过这个配置，本文档来自技高网...
【技术保护点】
一种信息管理装置，包括：数据库，其中电子地保存了与各文档有关的文档信息以及各关键字，所述关键字已经与所述文档信息相关联以便搜索该文档信息；复制单元，其复制从所述数据库检索的文档信息，并且还同时复制所述各关键字；存储单 元，暂时存储由所述复制单元复制的所述文档信息和所述各关键字；关键字接受单元，接受从在关键字输入屏幕上显示的关键字选项列表中选出的关键字的输入，作为要与由所述复制单元复制的所述文档信息相关联的关键字；通知单元，当由所述复制单元 复制所述文档信息和所述各关键字时，提示输入来自在所述关键字输入屏幕上显示的关键字选项列表的关键字；以及信息登记单元，在如下状况将所述存储单元中的所述各关键字存储到所述数据库中，在该状况中，所述各关键字与所述存储单元中的文档信息相关联 ，其中，向所述存储单元中的所述各关键字添加由所述关键字接受单元接受的所述关键字，或者将所述存储单元中的所述各关键字改变为由所述关键字接受单元接受的所述关键字。
【技术特征摘要】
【国外来华专利技术】
【专利技术属性】
技术研发人员：高桥正成，本间裕章，
申请(专利权)人：东洋工程株式会社，
类型：发明
国别省市：JP[日本]
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