电子文件管理系统与方法技术方案

一种电子文件管理系统与方法，由应用处理与系统处理两个模组组成，应用处理模组包含在客户端电脑执行，并提供用户介面与该介面所需的相关支援等模组，该模组更可依实际应用而变更；系统处理模组包含文件处理、分散处理控制、权限控制、以及流程控制等四个软件模组，用户可用上述软件模组，在架构出所需的企业组织后，再架构出企业内部所需的作业流程。上述每个软件模组都以元件化结构来组成，而元件之间可运用继承、或提供产生另一元件的方式，提供元件之间的相互支援。（*该技术在2021年保护过期，可自由使用*）

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及一种电子文件的管理系统与方法，特别是指运用元件化(Component)结构，用以架构出可以管理电子文件、且具有极佳功能扩充性与维护便利性、以及使用上亲和性的。随着电子科技的发展，文件储存的方式也由往昔以书面文件为主的储存方式，演进到以电子文件为主的储存方式，不仅能够达到节省纸张、且可运用较少的空间以储存大量数据，更可达到通过电子邮件以进行快速数据交换的目的。另一方面，由于互联网的持续发烧，企业的国际化脚步也日渐加速，因此一个企业极可能在世界各地设立据点，而每个据点的子公司除了需要管理自己的文件数据之外，更需要将数据与其他据点的子公司进行数据分享，以使其他子公司可经由互联网以获取所分享的数据。为此之故，企业在进行文件管理时，除了需要考虑文件管理系统的功能与使用上的方便性之外，也需考虑文件管理系统的扩充性与经由网络进行数据分享时的数据一致性问题。基本上，企业可运用套装软件、或以聘请专人的方式，并依据企业的状况来建立符合其需求的文件管理系统。由于文件管理系统是一个软件应用程序，而且包含许多可供电脑执行的程序码，因此软件程序码的结构便成为往后进行维护或功能扩充的难易度指标之一。举例而言，一个软件结构较差的文件管理系统，极可能在维护大量数据的一致性时，遭遇到对数据进行些微修改，便需对数据结构进行大幅度修正的情形；此外，当需要扩充文件管理系统的功能而需变更程序码时，原先的程序码却无法再利用而需重新撰写程序码。明显的，上述两种情况都会对企业的系统管理人员、甚至是系统开发人员造成相当程度的困扰，而且往往需要耗费更多的时间与人力方可克服这些问题。本专利技术的主要目的是提供一种运用元件(Component)化的结构，用以架构出可以管理电子文件的管理系统与方法。本专利技术的另一目的是提供一种具有极佳功能扩充性、维护便利性、以及使用上亲和性的电子文件的管理系统与方法。本专利技术所揭示的电子文件的管理系统，是将电子文件管理系统分割为应用处理模组与系统处理模组两部分，其中应用处理模组包含在客户端电脑执行，并提供用户介面与该介面所需的相关支援等模组，其中应用处理模组更可依据实际的应用而变更；系统处理模组则包含大多数电子文件管理系统所需的文件处理模组、分散处理控制模组、权限控制模组、以及流程控制模组等四个软件模组。上述的文件处理模组是用以处理电子文件管理、搜寻、传递、格式转换等操作；分散处理控制模组则执行平衡多台服务器之间的工作负担，以及维持数据一致性等操作；权限控制模组是用以处理用户对各项功能及文件使用权限的操作；而流程处理模组则用以显示电子表单供做用户介面、以及处理由电子表单所接收的用户输入的流程控制管理，诸如产生企业组织架构、产生与编辑企业内部流程、存取电子表单等操作。此外，每个软件模组都以元件化结构来组成，而元件之间可以运用继承、或是提供产生另一个元件的方式，用以提供元件之间的相互支援且构筑出软件IC的架构，于是系统管理人员或系统开发人员即可运用上述的模组，轻易地架构出所需的企业组织与内部流程等操作，而系统管理人员或开发人员也可针对企业的不同，在时间与人力都花费不大之下，对上述的软件模组进行修改而且可达到便于往后维护的目的。本专利技术所揭示的方法首先是利用元件化结构以编辑企业组织，其包含企业的部门、成员、角色与代理人等信息的订立。接下来可以所编辑的企业组织为基础，用以订立企业内部所需的作业流程(Flow)，而每个作业流程可在设定名称后，进而设定流程所包含的程序(State)，其中每个程序可设定跳跃条件，以转向至其他的程序或流程；每个程序更可包含多个路径(Path)，而每个路径则可设订在符合该程序条件下所需执行的功能。本专利技术的较佳实施例将在往后的说明文字中辅以下列图形作更详细的阐述附图说明图1是本专利技术较佳实施例中的软件模组架构图；图2是运用图1的软件模组架构，并通过互联网以构筑电子文件管理系统的情形，其中该电子文件管理系统是运用于具有多个据点的企业中图3是本专利技术较佳实施例中，用以建立静态电子文件的元件结构图；图4是本专利技术较佳实施例中，用以建立动态电子文件的元件结构图；图5是本专利技术较佳实施例中，用以建立企业组织的元件结构图；图6是本专利技术较佳实施例中，用以建立企业内部流程的元件结构图；图7是本专利技术较佳实施例中，用以建立企业组织的操作流程图；图8是本专利技术较佳实施例中，用以建立企业内部流程的操作流程图；图9是一用户介面实例，用以描绘在本专利技术的系统中，建立企业组织的操作介面示意图；图10是一用户介面实例，用以描绘在本专利技术的系统中，用以建立企业组织的操作示意图；图11是一用户介面实例，用以描绘在本专利技术的系统中，用以建立企业内部流程的操作示意图；图12是一用户介面实例，用以描绘在本专利技术的系统中，用以设定路径操作功能的示意图；图13是本专利技术较佳实施例中所使用的权限定义示意图；图14是本专利技术较佳实施例中，用以对函数功能进行权限定义的元件架构图。请参阅图1，其是本专利技术所揭示的电子文件管理系统的软件模组架构图，其包含应用处理模组102与系统处理模组104。应用处理模组102是在客户端电脑执行的介面模组，用以由用户处输入指令，以及显示数据供用户观看，其可包含应用于电子商务的电子商务应用模组1022、应用于半导体类工厂或传统工厂的工程文件应用模组1024、使用于办公室自动化的办公室自动化应用模组1026、以及运用于规划企业所包含资源的企业资源规划(Enterprise Resource Planning，ERP)模组1028等模组。应注意的是，上述包含于应用处理模组102的四个模组是作说明之用，模组的数量可依据企业的需求而不同。例如在电子商务的应用中，可在客户端电脑上执行电子商务应用模组1022。另一方面，系统处理模组104则包含于服务器端执行，且是大多数应用处理模组102所需要的软件模组，其包含用以处理电子文件管理、搜寻、传递、格式转换等操作的文件处理模组1042；用以平衡多台服务器之间的工作负担，以及维持数据一致性的分散处理控制模组1044；用以处理用户对各项功能及文件使用权限的权限控制模组1046；以及用以显示电子表单供做用户介面、以及处理由电子表单所接收的用户输入的流程控制管理指令，诸如产生企业组织架构、产生与编辑企业内部流程、存取电子表单等操作的流程处理模组1048。同样的，企业也可依据其需求，而变更系统处理模组104所执行的软件模组。举例而言，在办公室自动化系统中，可在其客户端电脑安装办公室自动化应用模组1026，而在服务器端执行系统处理模组104中的文件处理模组1042、权限控制模组1046、以及流程处理模组1048。如此一来，在所建立的办公室自动化系统中，便可在建立企业组织架构与相关的内部流程后，对所有的用户权限进行设定，以使企业内部流程与电子表单可在用户具有特定的权限下方可观看。此外，若该企业具有许多服务器，则可在服务器端执行分散处理控制模组1044，用以达成服务器之间负载平衡、以及维持服务器所储存数据的一致性等目的。接下来请参阅图2，其是运用图1的软件模组架构，并通过互联网以构筑电子文件管理系统的连结关系示意图，其中电子文件管理系统是运用于具有多个据点的企业中，而该多个据点各自包含其区域网络202A、202B、20本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种用以管理电子文件管理系统的服务器系统，其中该电子文件管理系统是运用结构化元件而进行构筑，其特征在于：该服务器系统至少包含：文件处理模组，与该电子文件管理系统的应用介面耦合，用以执行电子文件管理、搜寻、传递、格式转换中至少之一的操作；流程处理模组，与该应用介面耦合，用以显示电子表单供做用户介面、以及或处理由该电子表单所输入的流程控制管理指令；分散处理模组，与该应用介面耦合，用以平衡该电子文件系统所包含服务器之间的工作负担，及维持该服务器的数据一致性；及权限处理模组，与该应用介面以及该文件处理模组合，用以设定使用权限以及控制依据该使用权限控制该用户对文件的使用。

【技术特征摘要】

【专利技术属性】
技术研发人员：陆志强，黄兆煦，
申请(专利权)人：实密科技股份有限公司，
类型：发明
国别省市：71[中国|台湾]