一种基于二维码的档案自动归档方法及系统技术方案

本发明专利技术涉及一种基于二维码的档案自动归档方法及系统，属于档案管理的技术领域。包括如下步骤：S1：编辑文件模板；S2：调用文件模板；S3：手工签章；S4：扫描文档；S5：自动归档；还包括数据库模块、引擎模块、传输模块和应用模块。本发明专利技术解决了现有技术存在的文档管理困难、电子文档签章和编辑困难等问题。

【技术实现步骤摘要】
一种基于二维码的档案自动归档方法及系统
本专利技术涉及一种基于二维码的档案自动归档方法及系统，属于档案管理的

技术介绍
对于基建工程各类会议纪要、工作联系单等需要手签的纸质档案归档，现有技术一般都是手工编辑好WORD/EXCEL/WPS文档，打印后签章，然后扫描成PDF或者JPG、PNG等格式文件，最后，登陆信息系统，查询对应的数据条目，将文件手动上传到该条目下；若采用系统流转方式，则需按会议纪要、工作联系单的样式、开发信息系统表单，全流程在信息系统中流转、审批，为保证审批的有效性，还需购买电子签章系统，适配信息系统使用。对于大型基建工程，现有的纸质档案归档方式，造成纸质档案编号可能重号、断号，档案管理人员工作量巨大，正确率低、易出错，且不易查找和公开，由于没有统一的系统编码方式，纸质文档一旦丢失，造成档案管理人员无法及时发现和查找缺失的文件。而采用系统流转方式，在信息系统中定制的各类表单，一旦需要修改，就要修改程序代码，开发周期长，维护不方便；并且需要采购电子签章，费用投入大，且需适配信息系统，造成信息系统调试时间较长。现有技术申请号为：CN201910818284.8的专利文件公开了一种二维码档案整编方法及系统，运行于档案整编系统中，包括如下步骤，整编系统对待编文件进行录入，至归档模块，生成带有二维码的录毕文件，打印所述录毕文件；所述二维码包括数字地址和件号、档号或架号，待人工对纸质录毕文件进行上架后，扫描纸质录毕文件上的二维码，进行上架文件比对，并发送比对信息。基于现有技术存在的文档管理困难、电子文档签章和编辑困难等问题，本专利技术提供了一种基于二维码的档案自动归档方法及系统。
技术实现思路
本专利技术是为了克服上述的缺陷而提供一种基于二维码的档案自动归档方法及系统，可使用各类表单模板，灵活编辑，快速更新，无程序代码更新，适应性强，同时无需采购电子签章系统。本专利技术技术方案如下：一种基于二维码的档案自动归档系统，包括数据库模块、引擎模块、传输模块和应用模块，所述传输模块提供API接口，传输其他模块之间的数据；所述应用模块将空白文档编辑形成文件模板发送给传输模块，传输模块再将文件模板发送给数据库模块，而后应用模块通过传输模块向数据库模块发送下载请求；所述数据库模块接收所述文件模板并储存，在收到应用模块发送的下载请求后将所述文件模板下载并发送给引擎模块；所述引擎模块接收所述文件模板后生成二维码，并将二维码添加到文件模板形成待编辑文件经传输模块发送给应用模块；所述应用模块打印和编辑待编辑文件形成纸质的已编辑文件，再对纸质的已编辑文件进行手工签字和盖章形成签章文件，应用模块对签章文件进行扫描并将扫描后的数据经传输模块按指定保存路径上传至数据库模块；引擎模块监视数据库模块内的文件数量是否增加，一旦文件数量增加，引擎模块读取所增加的文件的二维码的id、路径、文件类型信息，并将所述id、路径、文件类型信息发送给数据库模块，数据库模块根据所述id、路径、文件类型信息把文件分配到相应的文件夹。所述应用模块打印和编辑待编辑文件为应用模块先将待编辑文件打印成纸质版，再对纸质的待编辑文件进行编辑形成所述纸质的已编辑文件。所述应用模块打印和编辑待编辑文件为先编辑待编辑文件形成已编辑文件，而后应用模块打印已编辑文件形成所述纸质的已编辑文件。所述应用模块还能进行文件查询，应用模块发送查询指令给传输模块，传输模块将查询指令发送给数据库模块，数据库模块将被查询文件信息返还给传输模块，传输模块将所述被查询文件信息发送给应用模块。一种基于二维码的档案自动归档方法，包括如下步骤：S1：编辑文件模板，首先线下编辑空白文档形成文件模板，并将文件模板上传到服务器数据库保存；S2：调用文件模板，应用模块向服务器数据库发送下载请求，下载需要调用的文件模板后，服务器数据库将文件模板发送给二维码生成引擎，二维码生成引擎生成二维码，并将二维码添加到文件模板上，生成待编辑文件并发送给用户；S3：手工签章，对所述待编辑文件进行编辑和打印形成纸质的已编辑文件，在纸质的已编辑文件相应位置手工签字和盖章形成签章文件；S4：扫描文档，对签章文件进行扫描，将扫描所得到的数据按指定保存路径上传至服务器数据库；S5：自动归档，系统文件监视引擎实时监视所述指定保存路径下文件的变化，一旦有文件更新，立刻发送启动信号给二维码识别引擎，二维码识别引擎识别文所更新文档的二维码的id、路径、文件类型信息，并将所述的id、路径、文件类型信息发送给服务器数据库，服务器数据库根据所述二维码的id、路径、文件类型信息将文件分配到相应的文件夹，并生成更新记录，而后将更新记录发送给服务器数据库并保存。所述步骤S4中，扫描为利用扫描仪或移动端对签章文件进行扫描。所述文件模板为doc、doxc、xls、xlsx或wps格式的文件。所述步骤S3中，所述编辑和打印为先将待编辑文件打印成纸质版，再对纸质的待编辑文件进行编辑形成所述纸质的已编辑文件。所述步骤S3中，所述编辑和打印为先编辑待编辑文件形成已编辑文件，而后打印已编辑文件形成所述纸质的已编辑文件。本专利技术具有如下有益效果：1、本专利技术二维码生成引擎可以生成二维码并添加到文件模板上，二维码识别引擎可以识别二维码，并根据二维码识别引擎识别到的二维码信息，对文件进行分类归档，大大减轻了档案管理人员的工作量，提高了文档归档的准确性；2、本专利技术由于无需定制信息系统表单，无代码维护，WORD/EXCEL/WPS文档格式变更编辑灵活；3、本专利技术由于无需登陆信息系统，查找对应数据条目，操作简洁，通用性强；4、本专利技术采用手工签章的方式，避免了电子签字的困难和节省了电子签章的成本；5、本专利技术的档案自动归档系统无需登陆信息系统即可查找对应数据条目，操作简洁，通用性强；6、本专利技术传输模块采用B/S架构，具有可靠性、稳定性、扩展性的特点；7、本专利技术的文件编辑形式可以线上编辑或打印后线下编辑，编辑形式灵活，可适应场景多。附图说明图1为本专利技术的自动归档方法步骤流程图；图2为本专利技术的自动归档系统流程图。具体实施方式下面结合附图和具体实施例来对本专利技术进行详细的说明。实施例1：如图2所示，本实施例的基于二维码的档案自动归档系统，包括数据库模块、引擎模块、传输模块和应用模块，传输模块提供API接口，传输其他模块之间的数据；应用模块将编辑好的文件模板发送给传输模块，传输模块再将文件模板发送给数据库模块，而后应用模块通过传输模块向数据库模块发送下载请求；数据库模块接收文件模板并储存，在收到应用模块发送的下载请求后将文件模板下载后并发送给引擎模块；引擎模块接收文件模板后生成二维码，并将二维码添加到文件模板形成待编辑文件经传输模块发送给应用模块；应用模块打印和编辑待编辑文件形成纸质的已编本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一种基于二维码的档案自动归档系统，其特征在于：包括数据库模块、引擎模块、传输模块和应用模块，所述传输模块提供API接口，传输其他模块之间的数据；/n所述应用模块将空白文档编辑形成文件模板发送给传输模块，传输模块再将文件模板发送给数据库模块，而后应用模块通过传输模块向数据库模块发送下载请求；/n所述数据库模块接收所述文件模板并储存，在收到应用模块发送的下载请求后将所述文件模板下载并发送给引擎模块；/n所述引擎模块接收所述文件模板后生成二维码，并将二维码添加到文件模板形成待编辑文件经传输模块发送给应用模块；/n所述应用模块打印和编辑待编辑文件形成纸质的已编辑文件，再对纸质的已编辑文件进行手工签字和盖章形成签章文件，应用模块对签章文件进行扫描并将扫描后的数据经传输模块按指定保存路径上传至数据库模块；引擎模块监视数据库模块内的文件数量是否增加，一旦文件数量增加，引擎模块读取所增加的文件的二维码的id、路径、文件类型信息，并将所述id、路径、文件类型信息发送给数据库模块，数据库模块根据所述id、路径、文件类型信息把文件分配到相应的文件夹。/n

【技术特征摘要】
1.一种基于二维码的档案自动归档系统，其特征在于：包括数据库模块、引擎模块、传输模块和应用模块，所述传输模块提供API接口，传输其他模块之间的数据；
所述应用模块将空白文档编辑形成文件模板发送给传输模块，传输模块再将文件模板发送给数据库模块，而后应用模块通过传输模块向数据库模块发送下载请求；
所述数据库模块接收所述文件模板并储存，在收到应用模块发送的下载请求后将所述文件模板下载并发送给引擎模块；
所述引擎模块接收所述文件模板后生成二维码，并将二维码添加到文件模板形成待编辑文件经传输模块发送给应用模块；
所述应用模块打印和编辑待编辑文件形成纸质的已编辑文件，再对纸质的已编辑文件进行手工签字和盖章形成签章文件，应用模块对签章文件进行扫描并将扫描后的数据经传输模块按指定保存路径上传至数据库模块；引擎模块监视数据库模块内的文件数量是否增加，一旦文件数量增加，引擎模块读取所增加的文件的二维码的id、路径、文件类型信息，并将所述id、路径、文件类型信息发送给数据库模块，数据库模块根据所述id、路径、文件类型信息把文件分配到相应的文件夹。


2.根据权利要求1所述的一种基于二维码的档案自动归档系统，其特征在于：所述应用模块打印和编辑待编辑文件为应用模块先将待编辑文件打印成纸质版，再对纸质的待编辑文件进行编辑形成所述纸质的已编辑文件。


3.根据权利要求1所述的一种基于二维码的档案自动归档系统，其特征在于：所述应用模块打印和编辑待编辑文件为先编辑待编辑文件形成已编辑文件，而后应用模块打印已编辑文件形成所述纸质的已编辑文件。


4.根据权利要求1所述的一种基于二维码的档案自动归档系统，其特征在于：所述应用模块还能进行文件查询，应用模块发送查询指令给传输模块，传输模块将查询指令发送给数据库模块，数据库模块将被查询文件信息返还给传输模块，传输模块将所述被查询文件信息发送给应用模块。


5.一种...

【专利技术属性】
技术研发人员：林斌，
申请(专利权)人：华能福建漳州能源有限责任公司，
类型：发明
国别省市：福建;35