一种高效的电子档案管理方法和系统技术方案

本发明专利技术公开了一种高效的电子档案管理方法和系统，属于网络办公技术领域，客户填报业务评审需要的关键信息并提交业务申报纸质资料；业务人员根据需要将纸质资料进行分类，通过粘贴业务条码对资料类别进行标识，并将业务条码和资料类别信息维护到系统；扫描所述纸质材料，系统自动识别业务条码，从而实现影像资料批量扫描上传到系统，管理人员通过系统对所述影像资料进行管理维护。本发明专利技术能够有效提高线上业务办理效率，缩短整体业务办理时间，提高线上办事效率，大大减轻档案管理人员的工作压力。

【技术实现步骤摘要】
一种高效的电子档案管理方法和系统
本专利技术涉及网络办公
，具体涉及一种高效的电子档案管理方法和系统。
技术介绍
随着数字化社会的不断发展，越来越多有档案管理需求的单位通过采用先进的档案管理系统进行档案维护。为满足纸质档案电子信息化需求，帮助政府企业建立独立的档案电子数据库，完善档案资料管理系统，解决纸质文件管理难，查询难，分享难的问题。近年来随着我国电子政务发展迅速，国家大力推进政务信息化建设，原有的档案工作模式，服务方式已经不能满足信息化条件下档案室的工作需求，档案资料的信息化建设、管理就迫在眉睫。
技术实现思路
本专利技术的技术任务是提供一种高效的电子档案管理方法和系统，通过有效的电子档案管理，能够有效提高线上业务办理效率，缩短整体业务办理时间，提高线上办事效率。本专利技术解决其技术问题所采用的技术方案是：一种高效的电子档案管理方法，客户填报业务评审需要的关键信息并提交业务申报纸质资料；业务人员根据需要将纸质资料进行分类，通过粘贴业务条码对资料类别进行标识，并将业务条码和资料类别信息维护到系统；扫描所述纸质材料，系统自动识别业务条码，从而实现影像资料批量扫描上传到系统，管理人员通过系统对所述影像资料进行管理维护。通过该方法可以实现纸质资料的批量上传，且对纸质资料进行标签分类，上传时自动识别分类，自动进行批量扫描，有利于资质资料扫描后的整理和归类，大大降低电子档案系统管理人员的工作量，提高工作效率，有利于纸质资料电子化的有序管理。优选的，该方法包括纸质资料提交、资料分类、影像采集、影像审核以及影像管理。基于纸质资料的提交进行资料分类，在资料分类的基础上进行影像采集，实现批量扫描，自动识别纸质资料分类，自动归类；工作人员对上传的弟子影响资料进行审核，进一步确保其归类准确；在此基础上进行电子档案的归档和借阅管理。进一步的，所述影像管理包括影像装包和影像归档，以及借阅管理，即对借阅申请进行借阅审批，审批通过后进行档案拆封和档案借出，借阅人归还后，由档案管理员进行档案归还管理。审核人员对上传的影像资料审核完成后，对其进行打包，实现影像装包，进而进行影响归档管理。对于归档后的影像资料可供借阅，在接收到借阅申请时，管理人员进行借阅审批，对于审批通过的借阅申请，进行档案拆封；将借阅人请求的资料借出，并在借阅人归还后，重新审核并执行上述的打包归档管理。进一步的，该方法的具体实现方式如下：1)、根据业务需要将纸质资料分成资料大类、资料小类和资料类别；2)、业务人员受理业务，客户填报业务评审需要的关键信息，同时，将业务申报纸质资料提供给业务人员；业务人员通过粘贴业务条码对影像资料类别进行标识；3)、业务人员将业务条码与影像资料类别信息维护到系统；4)、业务人员将纸质资料进行采集，系统自动识别业务条码，实现影像资料批量扫描上传；5)、审核人员对扫描的电子影像材料进行核对并进行归档；6)、业务人员通过电子档案系统进行借阅申请业务。优选的，业务人员将每一类纸质材料进行粘贴业务条码。优选的，使用扫描仪扫描采集影像资料，扫描仪每扫描到有业务条码的纸质材料时，自动识别业务条码并带出资料类别，实现扫描时的自动分类，直到所有纸质材料扫描完成。本专利技术还要求保护一种高效的电子档案管理系统，包括资料收集模块、影像采集模块和影像管理模块；资料收集模块用于收集客户填报业务评审需要的关键信息以及提交的业务申报纸质资料，并进行分类，通过粘贴业务条码对资料类别进行标识，并将业务条码和资料类别信息维护到系统；影像采集模块用于扫描所述纸质材料，系统自动识别业务条码，从而实现影像资料批量扫描上传到系统；影像管理模块用于对上传的影像资料进行审核、归档以及档案借阅管理，将借阅归还后的档案进行再次审核和归档。该系统中对纸质资料进行标签分类，实现纸质资料扫描时自动识别分类，批量扫描上传，有利于资质资料扫描后的整理和归类，降低电子档案系统管理人员的工作量，提高管理效率。优选的，所述资料收集模块包括根据业务需要将纸质资料分成资料大类、资料小类和资料类别；业务人员受理业务，业务人员将每一类纸质材料进行粘贴业务条码，通过粘贴业务条码对资料类别进行标识；业务人员将业务条码与影像资料类别信息维护到系统。优选的，所述影像采集模块使用扫描仪扫描采集影像资料，扫描仪每扫描到有业务条码的纸质材料时，自动识别业务条码并带出资料类别，直到所有纸质材料扫描完成。优选的，影像管理模块包括影像装包、影像归档和借阅管理，管理人员对借阅申请进行借阅审批，审批通过后进行档案拆封和档案借出，借阅人归还后，由档案管理员进行档案归还管理。该系统的具体操作方式如下：根据业务需要将纸质资料分成资料大类、资料小类和资料类别；业务人员受理业务，客户填报业务评审需要的关键信息，同时，将业务申报纸质资料提供给业务人员；业务人员通过粘贴业务条码对影像资料类别进行标识；业务人员将业务条码与影像资料类别信息维护到系统；业务人员将纸质资料进行采集，系统自动识别业务条码，实现影像资料批量扫描上传；审核人员对扫描的电子影像材料进行核对并进行归档；业务人员通过电子档案系统进行借阅申请业务。本专利技术的一种高效的电子档案管理方法和系统与现有技术相比，具有以下有益效果：该方法和系统为业务系统提供电子档案管理，通过有效的线上业务办理流程提高办事效率，缩短整体业务办理时间，提高线上审批效率，大大减轻业务人员工作压力，用科学的手段解决繁重的工作压力。此电子档案管理系统能够为以后全线上业务打好基础，建立电子档案应用，为电子资料存储、使用、管理提供基础平台。附图说明图1是本专利技术电子档案管理方法的流程示意图；具体实施方式下面结合具体实施例对本专利技术作进一步说明。在现代化、信息化建设步伐日益加快的今天，新型的网络化办公逐渐走进人们的日常工作中，利用信息化技术方便、快捷的特点，无纸化办公为工作效率的增加提供了极大的助力。做为传统办公方式的纸质办公在实际的工作领域中，已经逐渐跟不上时代的步伐。通过纸质资料开展业务办理，工作效率无法达到最优。一是现有业务办理时，需要业务人员在纸质资料中找出关键业务信息进行审核，同时纸质资料多，导致业务受理、审批工作效率低；二是业务办理时纸质资料传递和事后调阅使用不方便。目前大部分电子档案采集要么单个材料上传，要么多个材料上传没有分门别类，大大降低电子档案线上查阅的效率和易用性。本专利技术实施例提供一种高效的电子档案管理方法，客户填报业务评审需要的关键信息并提交业务申报纸质资料；业务人员根据需要将纸质资料进行分类，通过粘贴业务条码对资料类别进行标识，并将业务条码和资料类别信息维护到系统；扫描所述纸质材料，系统自动识别业务条码，从而实现影像资料批量扫描上传到系统，管理人员通本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一种高效的电子档案管理方法，其特征在于客户填报业务评审需要的关键信息并提交业务申报纸质资料；/n业务人员根据需要将纸质资料进行分类，通过粘贴业务条码对资料类别进行标识，并将业务条码和资料类别信息维护到系统；/n扫描所述纸质材料，系统自动识别业务条码，从而实现影像资料批量扫描上传到系统，管理人员通过系统对所述影像资料进行管理维护。/n

【技术特征摘要】
1.一种高效的电子档案管理方法，其特征在于客户填报业务评审需要的关键信息并提交业务申报纸质资料；
业务人员根据需要将纸质资料进行分类，通过粘贴业务条码对资料类别进行标识，并将业务条码和资料类别信息维护到系统；
扫描所述纸质材料，系统自动识别业务条码，从而实现影像资料批量扫描上传到系统，管理人员通过系统对所述影像资料进行管理维护。


2.根据权利要求1所述的一种高效的电子档案管理方法，其特征在于包括纸质资料提交、资料分类、影像采集、影像审核以及影像管理。


3.根据权利要求2所述的一种高效的电子档案管理方法，其特征在于所述影像管理包括影像装包和影像归档，
以及借阅管理，即对借阅申请进行借阅审批，审批通过后进行档案拆封和档案借出，借阅人归还后，由档案管理员进行档案归还管理。


4.根据权利要求1或2所述的一种高效的电子档案管理方法，其特征在于该方法的具体实现方式如下：
1)、根据业务需要将纸质资料分成资料大类、资料小类和资料类别；
2)、业务人员受理业务，客户填报业务评审需要的关键信息，同时，将业务申报纸质资料提供给业务人员；业务人员通过粘贴业务条码对影像资料类别进行标识；
3)、业务人员将业务条码与影像资料类别信息维护到系统；
4)、业务人员将纸质资料进行采集，系统自动识别业务条码，实现影像资料批量扫描上传；
5)、审核人员对扫描的电子影像材料进行核对并进行归档；
6)、业务人员通过电子档案系统进行借阅申请业务。


5.根据权利要求4所述的一种高效的电子档案管理方法，其特征在于业务人员将每一类纸质材料进行...

【专利技术属性】
技术研发人员：葛瑞利，杨培强，周秀强，
申请(专利权)人：山东浪潮商用系统有限公司，
类型：发明
国别省市：山东;37