文档智能监管方法技术

本发明专利技术公开一文档智能监管方法，所述文档智能监管方法被适用于管理至少一文档，其中所述文档设置至少一识别符号，所述识别符号标记每一文档，所述文档智能监管方法依据所述识别符号识别读取所述文档，并建立一档案库，以此方式，所述文档智能监管方法以结合物理式文档管理以及电子式文档管理的方式管理文档，提高文档管理效率。

Intelligent Document Supervision Method

【技术实现步骤摘要】
文档智能监管方法
本专利技术涉及一管理领域，特别涉及一文档智能监管方法。
技术介绍
文档管理，顾名思义，就是以物理或者电子管理的方式存储文档并对其进行管理。文档管理在日常生活的各个领域都有着十分广泛的应用，比如在学校，教职人员需要管理不同年级不同个性的每个学员的个人档案；在图书馆或者书店，工作人员需要整理不同类型不同数量的书籍信息；在企业中，管理人员需要管理不同部门不同项目的工作文件，毫不夸张地来说，但凡涉及文档记录，都不可避免地需要对各种文档进行有效管理。根据管理方式不同，文档管理被分类为物理式文档管理或者电子式文档管理两种方式。现有技术的物理式文档管理主要是将纸质化文档存放在一文档管理设备中，继而管理人员人工对这些纸质化文档进行管理。具体而言，在物理式文档管理中，一系列纸质文档被有序地或无序地存放在于一文档管理设备，当管理人员需要获取特定纸质文档时，管理人员从所述文档管理设备中获取被需要的纸质文档，然而这种物理式管理存在很多的弊端。在物理式文档管理中，必须特别设置至少一管理人员对这些纸质文档进行管理，即在物理式文档管理的过程中必须需要投入一定的人力物力，另外，文档管理工作的难度和管理文档的数量成正比，当需要被管理的文档数量达到一定数量时，需要配置更多的管理人员对其进行管理。并且，对于管理人员来说，管理人员首先需要将需要被管理的文档一件一件地放置在文档管理设备中，为了便于后续的文档管理，管理人员通常需要对被管理的文档进行分类记录，此外，当管理人员需要在所述文档管理设备中获取特定的被需要的文档时，管理人员需要在一大堆文档中人工找寻该需要文档，这不仅给管理人员增大不必要的巨大的工作量同时也降低了文档的管理效率。其外，当文档被存放在一文档管理设备中，管理人员还需要时刻防止出现文档丢失的现象。特别是对于一些不可恢复的重要文档而言，当这些重要文档由于各种原因被丢失，后果将不堪设想。这些重要文档可能记录着一个企业的高级商业秘密，也可能记载着一件案件的调查内容，也可能是一个暮年老人的纪念录，但不论这些重要文档被实施为什么文件，对于文档所有人来说，重要文档的丢失都是巨大的损失。文档管理的另一种方式是电子式文档管理，电子式文档管理就是通过将文档内容存储在电子设备中虚拟地被存储从而管理文档的方式。然而为了使得文档被电子化存储，依旧需要至少一管理人员将纸质文档的内容一一输入所述电子设备中，从而建立一电子文档库，这就意味着管理人员可能需要输入成千上万个字才可以完成一个文档的录入，这极大地降低了文档的管理效率。并且，这种方式也对文档的实时管理提出了挑战，每一次文档更新，都需要至少一管理人员重新编辑更新电子文档库。此外，一旦电子文档库被意外侵入或损坏，所有存储在所述电子文档库中的文件都可能不能再被找回。综上所述，现有技术的文档管理方式都不能满足人们对文档管理的需求。
技术实现思路
本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法以结合物理式文档管理以及电子式文档管理的方式管理文档，提高文档管理效率。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，当所述文档智能监管方法被应用于管理至少一文档时，实时监控所述文档的方式防止所述文档丢失，提高所述文档的管理安全性。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法通过检测并且比较所述文档的位置与一安全区域，防止文档丢失，提高所述文档的管理安全性。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档监管系统可根据实际情况设置所述安全区域，以使得所述文档智能监管方法可被适用于不同场合的文档管理。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档通过至少一识别符号被所述文档监管系统识别，所述文档监管系统建立所述文档的档案库。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档监管系统以一私有的通信协议完成与所述文档的识别，从而提高所述文档管理的安全性和准确度。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法可监管至少一文档的归位情况，具体而言，所述文档智能监管方法可被适用于监管所述文档是否被放置至特定的文档橱柜。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法可有效地管理大批量文档，以提高文档管理效率。本专利技术的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档通过所述识别符号被实时更新，不需要额外配置管理人员输入所述文档的数据信息即可建议至少一电子档案库。为了实现以上任意专利技术目的，本专利技术提供一文档智能监管方法，所述文档智能监管方法被适用于管理至少一文档，其中所述文档设置至少一识别符号，所述识别符号标记每一文档，其特征在于，所述文档智能监管方法包括以下步骤：S1：一数据单元获取所述文档的至少一数据信息，其中所述数据信息包括所述文档的位置信息以及所述文档的标记信息；S2：一触发单元检测文档的管理状态，当所述文档处于一授权状态，则停止所述文档智能监管方法，当所述文档处于一非授权状态，执行步骤S3；S3：一判断单元依据所述数据信息，判断所述文档的一安全状态，并获取至少一判断信息，当所述判断信息显示所述文档处于至少一非安全状态，执行步骤S4；以及S4：一响应单元依据所述判断信息，产生至少一响应信息。其中所述步骤S3进一步包括以下步骤：S31：一安全模块联动至少一区域模块，以获取至少一安全区域；S32：一距离检测模块依据所述数据信息，获取所述文档的位置信息；以及S33：所述安全模块比对所述位置信息以及所述安全区域，以获取所述判断信息。在一些实施例中，当所述文档的位置偏离所述安全区域，所述文档处于所述非安全状态。在一些实施例中，所述步骤S4进一步包括以下步骤；S41：一警报模块依据所述判断信息，发出警报提醒；和/或S41a：一锁扣模块依据所述判断信息，锁扣所述文档；和/或S41b：所述响应单元通信地连接于至少一外端系统，所述外端系统依据所述判断信息，产生所述响应信息。在一些实施例中，所述判断信息依据所述文档的所述位置信息和所述安全区域的比对结果变化而变化，所述响应信息依据所述判断信息的变化而变化。在一些实施例中，所述步骤S2进一步包括以下步骤：S21：一授权模块被触发，当接收到至少一授权信号，停止对所述文档的管理；以及S22：一非授权模块被触发，当接收到至少一非授权信号，所述非授权模块触发所述判断单元工作。在一些实施例中，所述步骤S1进一步包括以下步骤：S11：一识别模块识别所述文档的所述识别符号，以获取至少一识别信息；S12：一读取模块读取所述文档的识别信息，获取所述数据信息。S13：一存储模块存储所述数据信息，以建立至少一档案库。在一些实施例中，所述文档智能监管方法包括以下步骤：一归位单元获取所述文档的归位信息，所述判断单元依据所述归位信息判断所述文档的归位状态。在一些实施例中，所述识别符号被实施为一无源射频识别器，所述识别模块被实施为一读写器，所述读写器识别并读取所述识别符号。在一些实施例中，所述归位单元被实施为一红外感应器和一控制板，其中所述控制板在一归位状态以及一非归位状态之间转变，所述红外感应器依据所述控制板的状态获取不同的所述归位信息。在一些实施例中，当所述文档归位时，所述控制板处于所述归位状态，所述控制板的一归本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一文档智能监管方法，所述文档智能监管方法被适用于管理至少一文档，其中所述文档设置至少一识别符号，所述识别符号标记每一文档，其特征在于，所述文档智能监管方法包括以下步骤：S1：一数据单元获取所述文档的至少一数据信息，其中所述数据信息包括所述文档的位置信息以及所述文档的标记信息；S2：一触发单元检测文档的管理状态，当所述文档处于一授权状态，则停止所述文档智能监管方法，当所述文档处于一非授权状态，执行步骤S3；S3：一判断单元依据所述数据信息，判断所述文档的一安全状态，并获取至少一判断信息，当所述判断信息显示所述文档处于至少一非安全状态，执行步骤S4；以及S4：一响应单元依据所述判断信息，产生至少一响应信息。其中所述步骤S3进一步包括以下步骤：S31：一安全模块联动至少一区域模块，以获取至少一安全区域；S32：一距离检测模块依据所述数据信息，获取所述文档的位置信息；以及S33：所述安全模块比对所述位置信息以及所述安全区域，以获取所述判断信息。

【技术特征摘要】
1.一文档智能监管方法，所述文档智能监管方法被适用于管理至少一文档，其中所述文档设置至少一识别符号，所述识别符号标记每一文档，其特征在于，所述文档智能监管方法包括以下步骤：S1：一数据单元获取所述文档的至少一数据信息，其中所述数据信息包括所述文档的位置信息以及所述文档的标记信息；S2：一触发单元检测文档的管理状态，当所述文档处于一授权状态，则停止所述文档智能监管方法，当所述文档处于一非授权状态，执行步骤S3；S3：一判断单元依据所述数据信息，判断所述文档的一安全状态，并获取至少一判断信息，当所述判断信息显示所述文档处于至少一非安全状态，执行步骤S4；以及S4：一响应单元依据所述判断信息，产生至少一响应信息。其中所述步骤S3进一步包括以下步骤：S31：一安全模块联动至少一区域模块，以获取至少一安全区域；S32：一距离检测模块依据所述数据信息，获取所述文档的位置信息；以及S33：所述安全模块比对所述位置信息以及所述安全区域，以获取所述判断信息。2.根据权利要求1所述的文档智能监管方法，其特征在于，当所述文档的位置偏离所述安全区域，所述文档处于所述非安全状态。3.根据权利要求2所述的文档智能监管方法，其特征在于，所述步骤S4进一步包括以下步骤；S41：一警报模块依据所述判断信息，发出警报提醒；和/或S41a：一锁扣模块依据所述判断信息，锁扣所述文档；和/或S41b：所述响应单元通信地连接于至少一外端系统，所述外端系统依据所述判断信息，产生所述响应信息。4.根据权利要求3所述的文档智能监管方法，其特征在于，所述判断信息依据所述文档的所述位置信息和所述安全区域的比...

【专利技术属性】
技术研发人员：黄军，黄海峰，李渝川，何瑞婷，
申请(专利权)人：杭州奕锐电子有限公司，
类型：发明
国别省市：浙江,33