自动保留关键公司数据的方法和系统技术方案

本发明专利技术提供了一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的电子邮件保留机制。所述电子邮件保留机制根据一组针对特定关注领域的相关性准则来分析公司电子邮件系统中的每个电子邮件。可以使用形式为相互联系的变量和算法的相关性准则来标识相关或关键的电子邮件数据。当将电子邮件标识为与所关注的领域相关时，所述电子邮件保留机制可以将该电子邮件标记为包括相关数据，例如，通过将该电子邮件的副本存储在存储器的特定位置中，使用所述消息中的信息为该消息创建唯一标识符，或将相关性标记插入所述电子邮件。然后，可以将所述相关电子邮件复制和存储到存档数据库以允许长期存储此关键数据。

【技术实现步骤摘要】
自动保留关键公司数据的方法和系统
本专利技术总体涉及一种用于电子邮件保留的改进的数据处理系统。更具体地说，本专利技术提供了一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的电子邮件系统。
技术介绍
电子邮件允许个人可以快速且轻松地向世界上任何地方的其他电子邮件用户电子地发送文本消息和其他信息，例如，图片、录音和格式化的文档。电子邮件系统通常包括位于服务器计算机上的基于服务器的邮件程序来管理一个或多个网络上的电子邮件消息的交换并存储用户消息，及位于客户机上的基于客户端的邮件程序来实现允许访问那些存储在服务器上的电子邮件消息的邮箱。通常，这些基于客户端的程序还包括图形用户界面，使得用户除了创建新的电子邮件消息之外还可以轻松便捷地打开和阅读电子邮件消息。当前公司电子邮件系统中存在的一个问题是由于公司可以生成大量的电子邮件，所以将所有电子邮件存档通常是不切实际或不可能的。公司会通过在电子邮件可以在电子邮件服务器上存储多长时间上加上自动时间限制及在客户机上加上自动时间限制来解决此限制。当电子邮件的时间限制到期时，将自动地从系统删除所述电子邮件。尽管当前系统允许根据时间限制来管理存储的电子邮件，但是该过程会给公司带来其他问题。例如，可以出现要求保留所有与给定主题有关的电子邮件的情况。一个实例是当诉讼或政府调查要求公司保留所有与给定主题有关的记录时。在这种情况下，如果删除了相关的电子邮件，不管是-->有意(即，自动删除)还是其他原因的删除，公司都将面对严重的法律问题。例如，考虑具有将自动删除大于60天的电子邮件的固定规定的公司，而该公司被命令保留与给定主题有关的文档。如果公司不更改它的制度，则如果由于自动删除制度使与给定主题有关的消息丢失，公司会被处以重额罚金。这一问题的当前解决方案包括命令那些可能拥有相关电子邮件的个人采取适当的行动来保存相关的电子邮件，例如无视其电子邮件系统的自动删除规定。但是，这些解决方案是有问题的，因为这些解决方案依赖于一系列的人工交流和对这些交流做出响应。因此，这些现有解决方案将总是出现错误、不完整且不可靠。因此，具有一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的机制将是有利的。
技术实现思路
本专利技术提供了一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的电子邮件保留机制。所述电子邮件保留机制根据一组针对特定关注领域的相关性准则来分析公司电子邮件系统中的每个电子邮件。可以使用形式为相互联系的变量和算法的相关性准则来标识相关或关键的电子邮件数据。当将电子邮件标识为与所关注的领域相关时，所述电子邮件保留机制可以将该电子邮件标记为包括相关数据，例如，通过将该电子邮件的副本存储在存储器的特定位置中，使用所述消息中的信息为该消息创建唯一标识符，或将相关性标记插入所述电子邮件。然后，可以将所述相关电子邮件复制和存储到存档数据库以允许长期存储此关键数据。附图说明在所附权利要求中说明了被认为是本专利技术特性的新颖特征。但是，当结合附图阅读时，通过参考以下对示例性实施例的详细说明，可以最佳地理解专利技术本身及其优选使用方式、进一步的目的和优点，这些附图是：-->图1示出了可以在其中实现本专利技术的数据处理系统的网络的表示；图2是可以根据本专利技术的一个示例性实施例实现的数据处理系统的方块图；图3是根据本专利技术的一个示例性实施例的示例性电子邮件消息传送系统的方块图；图4是根据本专利技术的一个示例性实施例的用于调用电子邮件保留模块的实例图形用户界面；图5是根据本专利技术的一个示例性实施例的用于自动保留关键的公司数据的过程的流程图；图6是根据本专利技术的一个示例性实施例的更新用于保存关键的公司数据的相关性准则的过程的流程图。具体实施方式图1-2提供了可以在其中实现本专利技术的实施例的数据处理环境的示例性示意图。应当理解，图1-2只是示例性的并且并非旨在断言或暗示任何与其中可以实现本专利技术的各方面或实施例的环境有关的限制。在不偏离本专利技术的精神和范围的情况下，可以对所示出的环境做出许多修改。现在参考附图，图1示出了其中可以实现本专利技术的诸方面的数据处理系统的网络的图形表示。网络数据处理系统100是其中可以实现本专利技术的实施例的计算机网络。网络数据处理系统100包含网络102，后者是用于提供在网络数据处理系统100中连接到一起的各种设备和计算机之间的通信链路的介质。网络102可以包括诸如有线、无线通信链路或光纤电缆之类的连接。在示出的实例中，服务器104和服务器106连同存储单元108一起连接到网络102。此外，客户机110、112和114连接到网络102。这些客户机110、112和114可以例如是个人计算机或网络计算机。在示出的实例中，服务器104向客户机110、112和114提供数据，例如引导文件、操作系统映像和应用。客户机110、112和114在此实例中为服务器104的客户机。-->网络数据处理系统100可以包括其他服务器、客户机和其他未示出的设备。在示出的实例中，网络数据处理系统100为互联网，其中网络102表示世界范围内使用传输控制协议/网际协议(TCP/IP)协议组来彼此通信的网络和网关的集合。在互联网的中心是主节点或主机之间的高速数据通信线路的主干，包括数以千计的路由数据和消息的商业、政府、教育和其他计算机系统。当然，网络数据处理系统100还可以实现为许多不同类型的网络，例如内联网、局域网(LAN)或广域网(WAN)。图1只是作为实例，并不是对本专利技术的不同实施例的体系结构的限制。现在参考图2，示出了其中可以实现本专利技术的诸方面的数据处理系统的方块图。数据处理系统200为计算机的实例，例如，图1中的服务器104或客户机110，实现本专利技术的实施例的诸过程的计算机可用代码或指令可以位于其中。在示出的实例中，数据处理系统200使用了包括北桥和存储器控制器集线器(NB/MCH)200及南桥和输入/输出(I/O)控制器集线器(SB/ICH)204的集线器体系结构。处理单元206、主存储器208和图形处理器210连接到NB/MCH 202。图形处理器210可以通过加速图形端口(AGP)连接到NB/MCH 202。在示出的实例中，局域网(LAN)适配器212连接到SB/ICH 204。音频适配器216、键盘和鼠标适配器220、调制解调器222、只读存储器(ROM)224、硬盘驱动器(HDD)226、CD-ROM驱动器230、通用串行总线(USB)端口和其他通信端口232，以及PCI/PCIe设备234通过总线238和总线240连接到SB/ICH 204。PCI/PCIe设备可以包括例如以太网适配器、附加卡和用于笔记本计算机的PC卡。PCI使用卡总线控制器，而PCIe不是。ROM 224可以例如是闪速二进制输入/输出系统(BIOS)。HDD 226和CD-ROM驱动器230通过总线240连接到SB/ICH 204。HDD 226和CD-ROM驱动器230可以使用例如集成驱动电子设备(IDE)或串行高级技术附件(SATA)接口。超级I/O(SIO)设备236可以连接到SB/ICH 204。-->操作系统在处理单元206上运行并对图2中的数据处理系统200内的各种组件进行协调和提供控制。对于客户机，操作系统可以是商用操作系统，例如，Microsoft本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种用于自动地保留电子邮件消息的计算机实现的方法，所述计算机实现的方法包括：　　　　接收电子邮件消息；　　　　分析所述电子邮件消息以判定所述电子邮件消息是否为相关电子邮件消息，其中所述判定基于针对所关注领域的相关性准则，并且其中所述相关性准则包括一组相关的变量和算法；　　　　响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，创建所述电子邮件消息的副本；以及　　　　存储所述电子邮件消息的所述副本。

【技术特征摘要】
US 2005-11-3 11/266,6611.一种用于自动地保留电子邮件消息的计算机实现的方法，所述计算机实现的方法包括：接收电子邮件消息；分析所述电子邮件消息以判定所述电子邮件消息是否为相关电子邮件消息，其中所述判定基于针对所关注领域的相关性准则，并且其中所述相关性准则包括一组相关的变量和算法；响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，创建所述电子邮件消息的副本；以及存储所述电子邮件消息的所述副本。2.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中将所述电子邮件消息的所述副本存储在存档数据库中，其中所述存档数据库是与电子邮件系统分离的存储库。3.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，还包括：响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，标记所述电子邮件消息，其中所述标记步骤包括生成通过其可在电子邮件系统中唯一地标识所述电子邮件消息的标识符代码。4.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，还包括：响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，标记所述电子邮件消息，其中所述标记步骤包括将相关性指示符插入所述电子邮件消息的标题、页脚、地址或正文中的至少一项。5.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中所述分析步骤通过将所述相关性准则应用到所述电子邮件消息的地址信息、所述电子邮件消息的内容，或伴随所述电子邮件消息的附件或链接中的至少一项来过滤相关的电子邮件消息。6.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中对驻留在电子邮件服务器上的电子邮件消息或从电子邮件客户端接收的电子邮件消息中的至少一项执行所述分析步骤。7.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中所述相关的变量和算法组包括以下项中的至少一项：将组织图链接到项目的规则、将个人链接到工作职责的规则、将关键词链接到主题的规则、根据时间或用户跟踪查看个人电子邮件消息的地点的规则，或根据现有变量对电子邮件消息评分的算法。8.如权利要求2中所述的计算机实现的方法，其中所述存档数据库包括自动冗余备份技术。9.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，还包括：将相关性权指派给所述电子邮件消息。10.如权利要求9中所述的计算机实现的方法，其中从高级员工生成，由其接收，或提及所述高级员工的电子邮件消息被指派较高的相关性权，而从低级员工生成、由其接收、或提及所述低级员工的电子邮件消息被指派较...

【专利技术属性】
技术研发人员：W博恩斯坦，AC斯皮尔伯格，
申请(专利权)人：国际商业机器公司，
类型：发明
国别省市：US[美国]