格式数据数据管理系统以及格式数据数据管理系统的控制方法技术方案

本发明专利技术提供一种格式数据数据管理系统。格式数据图像数据生成部，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原件，生成格式数据图像数据。数据库，存放所述格式数据图像数据。访问用代码生成部，生成用于对存放于该数据库中的所述格式数据图像数据进行访问的访问用代码。访问用代码输出部，对所述用户输出所述访问用代码。格式数据图像数据输出部，当外部终端根据所述访问用代码进行访问时，从所述数据库读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数据，对操作所述外部终端进行访问的用户的属性进行判别，根据判别的所述属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端的范围，输出所决定的范围。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及存储关于格式数据(form data)的格式数据数据管理系统 以及格式数据数据管理系统的控制方法。
技术介绍
在合同书、申请书等的格式数据或这些格式数据的副本的制作时，广 泛进行如下的业务，例如，将包含复写纸的合同书交给顾客，顾客在对合 同书书写制作合同书的原件的同时，利用复写纸来制作纸介质的顾客用副 本或经营管理部用的副本。此外，已知针式打印机等具有对复写纸的印刷 功能的打印机(例如参照专利文献l)，利用该打印机除了制作原件之外 可同时制作副本。专利文献l: JP特开2002 —137452号公报但是，在上述的情况下，在利用复写纸、与原件同时制作的顾客用副 本或经营管理部用副本虽然能原样以纸介质交给顾客或经营管理部的负 责人，但是存在保管该副本需要空间、不能节约用纸等的问题。但是，尚 未出现不利用复写纸且有效地制作副本的书面的方法。
技术实现思路
本专利技术鉴于上述的问题而作出，其目的在于不使用复写纸来制作需要 副本的格式数据。为了达成上述的目的，本专利技术提供一种格式数据数据管理系统，具备: 格式数据图像数据生成部，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原 件，生成格式数据图像数据；数据库，存放所述格式数据图像数据；访问 用代码生成部，生成用于对存放于该数据库中的所述格式数据图像数据进 行访问的访问用代码；访问用代码输出部，对所述用户输出所述访问用代 码；和格式数据图像数据输出部，当外部终端根据所述访问用代码进行访问时，从所述数据库读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数 据，对操作所述外部终端进行访问的用户的属性进行判别，根据判别的所 述属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端的范围，输 出所决定的范围。根据该结构，将格式数据图像数据生成部所生成的格式数据图像数据 存放于数据库中，通过访问用代码生成部生成访问用代码，并通知给用户。 这里，若用户对终端进行操作并根据访问用代码来访问格式数据图像数据 输出部，则将与访问用代码对应的格式数据图像数据输出到用户操作的终 端。由此，由于用户可以看到基于访问用代码读取格式数据而获得的格式 数据图像数据，所以，若持有访问用代码来代替格式数据的原件的副本， 则不再需要保管格式数据的副本的书面。由此，由于不需要书面形式的副 本，所以不使用复写纸能实现需要副本的格式数据的记入以及制作。另外， 由于对于用户所操作的终端，输出格式数据图像数据中的、基于用户的属 性而决定的范围，在保持作为格式数据的副本的功能的同时，不发送用户 不需要的信息，或能够实现隐藏不适合广泛公开的信息、应该隐匿的信息 等的对应。由此，在确保与格式数据的副本的相同的便利性的同时，可以 谋求信息的保护。这里，在上述专利技术的格式数据数据管理系统中，所述访问用代码输出 部也可以具备能够印刷所述访问用代码的印刷装置。根据该结构，由于对于用户，在将访问用代码印刷在例如纸或合成树 脂等的薄片上的状态下输出，所以访问用代码的交接以及保管变得容易。 这里，由于用于印刷访问用代码的记录介质的大小与格式数据自身相比较 能够实现得较小，所以与保管书面的副本的情况相比，可以縮小为了保管 而应该确保的空间，可以削减保管的劳动力。在该结构中，在构成为访问用代码以能够由用户所操作的终端读取的 状态下来印刷的情况下，用户不需要利用键盘等来输入访问用代码，通过 简单的动作，可以没有错误地进行用于获取格式数据图像数据的访问，提 高了用户的便利性。另外，在上述专利技术的格式数据数据管理系统中，所述访问用代码输出 部也可以对应该由所述用户操作的预先设定的装置，以电子邮件输出所述访问用代码。根据这样的结构，用于在对用户输出访问用代码时不再需要纸等，所 以可以谋求进一步的纸的消耗量的削减、保管空间的节约。另外，在上述专利技术的格式数据数据管理系统中，所述格式数据图像数 据生成部也可以具备印刷装置，印刷所述原件；和扫描仪，自动扫描由 该印刷装置印刷好的所述原件，生成所述格式数据图像数据。根据这样的结构，用于自动扫描由格式数据印刷装置输出的格式数据 的原件来生成格式数据图像数据，所以不仅仅是不使用复写纸来进行印刷 而制作格式数据的原件，还可以迅速且简单地生成格式数据图像数据。另外，在上述专利技术的格式数据数据管理系统中，所述格式数据图像数 据输出部也可以仅以预先设定的限制次数对所述外部终端输出从所述数 据库中读出的所述格式数据图像数据。根据该结构，用于能够限制输出格式数据图像数据的次数，所以例如 可以防止需要以上输出格式数据图像数据，由此，不需要担心格式数据图 像数据被不正当利用，可以谋求可靠性的提高。另外，为了达成上述的目的，本专利技术提供一种格式数据数据管理系统 的控制方法，是管理格式数据图像数据的格式数据数据管理系统的控制方 法，在所述控制方法中，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原件， 生成格式数据图像数据；存放生成的所述格式数据图像数据；生成用于访 问被存放的所述格式数据图像数据的访问用代码；将生成的所述访问用代 码输出给所述用户；当所述用户根据所述访问用代码操作外部终端来访问 所述格式数据数据管理系统时，读出与所述访问用代码对应的所述格式数 据图像数据；对操作所述外部终端进行访问的所述用户的属性进行判别； 根据所判别的属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端 的范围；输出决定的所述格式数据图像数据的所述范围。专利技术效果根据本专利技术，由于通过对用户输出访问用代码来代替格式数据的原 件，用户可以根据访问用代码看到格式数据图像数据，所以，不需要保管 格式数据的副本的书面，不使用复写纸能够实现需要副本的格式数据的记 入以及制作。另外，由于输出格式数据图像数据中的、与用户的属性对应的范围，所以在确保与格式数据的副本相同的便利性的同时，可以谋求信 息的保护。附图说明图1是表示本实施方式的格式数据数据管理系统的结构的图。图2 (A)是示意地表示存放于DB部的用户信息DB中的信息的图。 图2 (B)是示意地表示存放于DB部的格式数据图像信息DB中的信 息的图。图3是表示格式数据数据管理系统的动作的流程图。图4 (A)是表示访问用代码所记载的顾客用纸介质的实例的图。图4 (B)是表示访问用代码所记载的经营管理部用纸介质的实例的图。图5是表示格式数据数据管理系统的动作的流程图。 图6 (A)是表示顾客的用户侧终端的显示部所显示的电子格式数据 的实例的图。图6 (B)是表示经营管理部的用户侧终端的显示部所显示的电子格 式数据的实例的图。具体实施例方式下面，参照附图，对本专利技术的实施方式进行说明。图1是表示本实施方式的格式数据数据管理系统1的结构的图。该格 式数据数据管理系统1是作为电子格式数据来提供应该复制并提供给用户 的格式数据，而不是提供纸介质的系统，该系统具备格式数据图像数据生 成部IO、 DB (数据库)部11和主机12，该主机12通过未图示的接口与 格式数据图像数据生成部IO及DB部11能够通信地连接。在该主机12， 通过因特网、移动通信网等的网络13连接有用户侧终端14。另外，在下面的说明中，所谓格式数据是合同书、申请书、发票等制 作为书面具有效力的物品， 一般指除了原件之外还要求制作副本的种类的 物品，不论公私，关于格式数据本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种格式数据数据管理系统，具备：　格式数据图像数据生成部，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原件，生成格式数据图像数据；　数据库，存放所述格式数据图像数据；　访问用代码生成部，生成用于对存放于该数据库中的所述格式数据图像 数据进行访问的访问用代码；　访问用代码输出部，对所述用户输出所述访问用代码；和　格式数据图像数据输出部，当外部终端根据所述访问用代码进行访问时，从所述数据库读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数据，对操作所述外部终端进行访 问的用户的属性进行判别，根据判别的所述属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端的范围，输出所决定的范围。

【技术特征摘要】
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【专利技术属性】
技术研发人员：高桥秀明，古屋智章，
申请(专利权)人：精工爱普生株式会社，
类型：发明
国别省市：JP[日本]