自动化数据存储区域中文档上所执行操作的文档管理系统及方法技术方案

本发明专利技术涉及一种文档管理系统，且尤其涉及一种用于自动化将在数据存储区域中的至少一个文档上执行的选定操作的文档管理系统。本发明专利技术涉及一种用于在电子文档上自动地执行选定操作的方法和系统。所述方法和系统包括用于将至少一个电子文档收入可被多个用户访问的数据存储区域中的步骤和装置；将至少一个预选操作与数据存储区域相关联的步骤和装置，以便所述预选操作被收入数据存储区域中的任何文档自动地执行；以及在被收入数据存储区域中的每个电子文档上执行预选操作的步骤和装置。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及文档管理系统，尤其涉及用于自动化将在电子文档上执行的选定操作的文档管理系统，所述电子文档是基于选定的搜索标准检取得到的，并且被接收到一文档数据存储区域中。
技术介绍
很有必要确保无论是有组织的或是无组织的信息被以有效且高效的方式获取、管理和使用。文档管理系统允许用户创建包含全部其产生的无组织数据的集中仓库或储藏库中，例如存储在文本文件、电子邮件、文档、多媒体等中的信息。高效的搜索和检取工具使得在整个企业内部很简便地使用和共享上述信息。这些工具通常提供安全和版本控制功能。文档管理系统还提供了释放存储空间和减少纸质文档复印和分发的成本的装置。在辅助简单修改、创建新版本、注释和文档共享同时，所述文档管理系统通常提供多种向文档管理系统添加文档和索引信息的方法。文档管理系统的最重要的方面之一是其减少针对错误归档的或丢失的文档的耗时物理搜索的能力。一些文档管理系统允许用户在一个位置保存各种类型的文档(即相关的客户电子邮件和Word文档在同一文件夹中)。而且，所述文档管理系统为用户提供了备份全部重要商业文档的能力，无论所述文档是扫描得到的还是计算机产生的，并且可以集成光学字符识别技术，以便可以在扫描得到的文档上进行全文搜索。此外，文档管理系统的优势在于，其促进了协作。一个此类的方法是提供文档分发功能，这样一个用户可以很容易地与其他用户、设备或系统分享文档或者将文档发送给其他用户、设备或系统。不幸地是，文档管理系统的文档分发功能通常需要用户为文档管理系统中的每个文档手工地选择合适的分发功能。这是一个沉闷且耗时的任务。但是，优选地，文档分发功能能够为用户提供自动化在一个数据存储区域中的多个文档上执行的选定操作的功能。优选地，用户还可以搜索希望在其上执行选定操作的全部文档，并且用户随后可以在检取到的文档上执行选定的操作。
技术实现思路
根据本专利技术，提供了带有改进的文档分发功能的文档管理系统。进一步，根据本专利技术，提供了一种文档管理系统，该系统为用户提供了自动化在数据存储区域中的至少一个文档上执行选定操作的功能。进一步，根据本专利技术，提供了一种文档管理系统，该系统为用户提供了搜索用户希望在其上执行选定操作的全部文档的功能，用户随后可以在检取到的文档上执行选定的操作。更进一步，根据本专利技术，提供了一种自动化在满足搜索标准的电子文档上所执行的选定操作的方法。该方法包括将至少一个预选的操作与文档数据存储区域相关联，这样所述预选的操作可以自动地被任何被收入数据存储区域中的电子文档和与电子文档相关的选定的搜索标准的收入数据代表执行。该方法还包括根据搜索标准执行电子文档搜索的步骤，其中由搜索获得的电子文档被收入文档数据存储区域中并且在收入文档数据存储区域中的每个电子文档上执行预选操作。在一优选实施例中，选定的搜索标准包括关键字、索引、电子文档大小、电子文档创建日期、电子文档名称、电子文档内容和电子文档创建者名称中的至少一个。优选地，接收选定的搜索标准的数据代表的步骤包括提示相关用户有关搜索标准的信息的步骤，以及在提示用户的步骤结束之后，从相关用户接收搜索标准的选定数据代表的步骤。在一优选实施例中，至少一个选定的操作包括将文档数据存储区域中的任何文档复制到选定的目的地，将文档数据存储区域中的任何文档转移到选定的目的地，将文档数据存储区域中的任何文档从第一种选定文件格式转换为选定的第二种选定文件格式，在文档数据存储区域中的任何图像格式文档上执行光学字符识别以便将图像模式转换为文本，为文档数据存储区域中的任何文档内的元数据字段赋予选定的值，以及确定需要与文档数据存储区域中的任何文档相关的标准以便预选的操作可以在文档上执行。在操作中，相关用户将被提示执行预选操作所需要的选定信息并且选定信息是借助任何适合的装置从用户接收来的。在一优选实施例中，相关用户被提示选择将用于接收电子文档的文档数据存储区域，并且用户通过任何适合的装置进行上述选择。在一更优选的实施例中，所述方法还包括对指定区域的取消选定步骤，其中至少一个预选的操作在选定文档数据存储区域中的全部电子文档上执行，直到指定的数据存储区域被取消选定。在一个实施例中，所述方法还包括判断至少一个预选的操作是否能够被执行的步骤，根据肯定的判断，在一存储设备中存储所述至少一个预选操作，以及根据否定的判断，提示相关用户调整所述至少一个预选操作。在另一个实施例中，多个预选的操作与文档数据存储区域相关联并且，其中根据预选的操作与文档数据存储区域关联的顺序执行所述预选的操作。在又一个实施例中，至少一个电子文档被收入多个文档数据存储区域的每一个中，其中至少一个预选操作与每个文档数据存储区域关联，并且其中至少一个与每个文档数据存储关联的预选操作是在每个收入相关联的数据存储区域中的文档上执行的。更进一步，根据本专利技术，提供了在满足选定的搜索标准的电子文档上自动地执行预选操作的系统。该系统包括用于在其中定义多个用于存储电子文档的文档数据存储区域的存储器，以及用于将至少一个预选操作与文档数据存储区域关联的关联装置，这样上述预选操作自动地被任何被收入数据存储区域中的电子文档所执行。该系统还包括用于接收与电子文档关联的选定搜索条件的数据代表的接收装置，用于根据搜索标准执行电子文档搜索的装置，其中由搜索得到的电子文档被收入文档数据存储区域中，以及用于在被收入文档数据存储区域中的每个电子文档上执行预选操作的装置。在优选实施例中，选定的搜索标准包括关键字、索引、电子文档大小、电子文档创建日期、电子文档名称、电子文档内容和电子文档创建者名称中的至少一个。优选地，用于接收选定搜索标准的数据代表的装置包括用于提示相关用户搜索标准信息的装置和用于在提示用户完成后，从相关用户接收搜索标准的数据代表的装置。在一个优选实施例中，至少一个选定的操作包括将文档数据存储区域中的任何文档复制到选定的目的地，将文档数据存储区域中的任何文档转移到选定的目的地，将文档数据存储区域中的任何文档从第一种选定文件格式转换为选定的第二种选定文件格式，在文档数据存储区域中的任何图像格式文档上执行光学字符识别以便将图像模式转换为文本，为文档数据存储区域中的任何文档内的元数据字段赋予选定的值，以及确定需要与文档数据存储区域中的任何文档相关的标准以便预选的操作可以在文档上执行。在操作中，相关用户将被提示执行预选操作所需要的选定信息并且选定信息是借助任何适合的装置从用户接收来的。在优选实施例中，相关用户被提示选择一接收电子文档的文档数据存储区域，并且用户借助任何适合的装置进行上述选择。在一个更优选的实施例中，系统还包括用于对指定文档数据存储区域取消选定的装置，其中至少一个预选操作是在选定文档数据存储区域中的全部电子文档上执行的，直到取消对指定数据存储区域的选定。在一个实施例中，系统还包括判断至少一个预选的操作是否能够被执行的装置，根据肯定的判断、用于在存储设备中存储至少一个预选操作的存储装置，以及根据否定的判断、用于提示相关用户修改至少一个预选操作的装置。在另一个实施例中，多个预选的操作与文档数据存储区域相关联，并且其中根据预选的操作与文档数据存储区域关联的顺序执行预选的操作。在又一个实施例中，至少一个电子文档被收入多个文档数据存储区域的每一个中，其中至少一个本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种用于在满足选定的搜索标准的电子文档上自动地执行预选操作的方法，其包括以下步骤：将至少一个预选操作与一文档数据存储区域相关联，以便所述预选操作可以自动地由被收入数据存储区域中的任何电子文档所执行；接收与电子文档相关的选定搜 索标准的数据代表；根据搜索标准执行电子文档搜索，其中由搜索得到的电子文档被收入文档数据存储区域中；以及在每个被收入文档数据存储区域中的电子文档上执行预选的操作。

【技术特征摘要】
US 2005-2-23 11/064,4781.一种用于在满足选定的搜索标准的电子文档上自动地执行预选操作的方法，其包括以下步骤将至少一个预选操作与一文档数据存储区域相关联，以便所述预选操作可以自动地由被收入数据存储区域中的任何电子文档所执行；接收与电子文档相关的选定搜索标准的数据代表；根据搜索标准执行电子文档搜索，其中由搜索得到的电子文档被收入文档数据存储区域中；以及在每个被收入文档数据存储区域中的电子文档上执行预选的操作。2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，选定的搜索标准包括关键字、索引、电子文档大小、电子文档创建日期、电子文档名称、电子文档内容和电子文档创建者名称中的至少一个。3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述接收与电子文档相关的选定搜索标准的数据代表的步骤包括以下步骤提示相关用户关于搜索标准的信息；以及在提示用户的步骤完成以后，从相关用户接收搜索标准的选择数据代表。4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，至少一个预选的操作包括将文档数据存储区域中的任何文档复制到选定的目的地，将文档数据存储区域中的任何文档转移到选定的目的地，将文档数据存储区域中的任何文档从第一种选定文件格式转换为选定的第二种选定文件格式，在文档数据存储区域中的任何图像格式文档上执行光学字符识别以便将图像模式转换为文本，为文档数据存储区域中的任何文档内的元数据字段赋予选定的值，以及确定需要与文档数据存储区域中的任何文档相关的标准以便预选的操作可以在文档上执行。5.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，所述方法还包括以下步骤提示相关用户执行预选操作所需要的选定信息；以及在提示用户的步骤完成以后，从相关用户接收执行预选操作所需要的选定信息。6.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，至少一个预选操作包括将文档数据存储区域中的文档复制到一选定的目的地，以及将文档数据存储区域中的文档转移到选定的目的地中的至少一个操作，并且其中指定的目的地选自包含一图像产生设备、一电子邮件服务器、一因特网服务器以及一文档管理仓库的组中。7.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，至少一个预选操作包括将文档数据存储区域中的文档从第一种选定文件格式转换为一第二种选定文件格式，并且其中指定的文件格式包括PS、PDF、txt、TIFF、JPG和BMP。8.根据权利要求1所述的方法，其还包括以下步骤提示相关用户关于用以接收电子文档的文档存储区域的选定信息；以及在提示用户步骤完成之后，从相关用户接收指定用户选定数据存储区域的选择信息。9.根据权利要求8所述的方法，其还包括取消对指定文档数据存储区域的选定的步骤，其中在指定的数据存储区域被取消选定之前，在选定的文档数据存储区域中的全部电子文档上执行所述的至少一个预选操作。10.根据权利要求1所述的方法，其还包括以下步骤判断所述至少一个预选操作是否可以被执行；根据肯定的判断，在一存储器设备中存储所述至少一个预选操作；以及根据否定的判断，提示相关用户调整所述至少一个预选操作。11.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，多个预选操作与文档数据存储区域相关联，并且其中按照预选操作与文档数据存储区域关联的顺序来执行所述预选操作。12.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，至少一个电子文档被收入多个文档数据存储区域中的每一个中，其中至少一个预选操作与每个文档数据存储区域相关联，并且其中至少一个与每个文档数据存储相关联的预选操作在被收入相关数据存储区域中的每个文档上执行。13.一种用于在满足选定的搜索标准的电子文档上自动地...

【专利技术属性】
技术研发人员：乔治科皮希，
申请(专利权)人：东芝公司，东芝技术株式会社，
类型：发明
国别省市：JP[日本]