一种文档审计跟踪系统和方法技术方案

本发明专利技术涉及一种文档审计跟踪的系统和方法，该系统和方法用于跟踪和审计在电子文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发。本发明专利技术允许把与电子文档的来源、文档是否为原本、在文档上执行的文档处理操作、文档的分发以及其它历史特性有关的信息从应用于文档的标记中提取出来。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及一种文档审计跟踪的系统及方法。本专利技术尤其涉及一种用于跟踪和审计在文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发的系统和方法。
技术介绍
文档处理系统或设备允许用户生成电子文档，生成打印输出或复印件，或者在这样的电子或硬拷贝文档上执行其它的文档处理操作。然后这些文档被打印出来或电子地存储在存储介质中或分发给其他的用户、设备或系统。在这种情况下，产生了关于文档的疑问或顾虑，比如文档来源，文档是否为原本；或者在文档上所执行的文档处理操作，目前没有任何方法可以从文档本身恢复出此类信息。如果文档是通过第三方分发的，比如经过通信公司来传真传送文档，那么可能从第三方获得关于文档的有限的信息。然而，收集这些信息需要确定拥有这些信息的一方，然后按照适当的程序来获得这些信息，这需要花费大量的时间和一定的费用。如果能够从文档中直接提取出关于文档来源的信息和其它历史信息，那将是非常令人满意的。本专利技术克服了上述的问题，并且给出了一种用于跟踪和审计在文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发的系统和方法。
技术实现思路
本专利技术给出了一种用于审计和跟踪在文档上执行的文档处理操作和电子文档的分发的文档审计跟踪系统和方法。而且，本专利技术给出了一种用于直接从文档本身提取来源信息、文档处理操作信息以及关于电子文档的其它历史信息的系统和方法。还有，本专利技术给出了一种文档审计跟踪系统。该系统包括数据通信装置，其中数据通信装置包括适于接收相关文档的历史特性的文档数据代表(representative)的文档数据输入装置。该系统还包括适于在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换的转换装置。数据通信装置还包括适于和相关的文档处理设备交换标记数据的装置。在一个优选的实施例中，数据通信装置包括适于和打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备以及客户应用程序中的至少一个交换数据的装置。在另一个实施例中，该系统还包括适于接收用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表的装置。在该实施例中，该系统还包括适于根据接收到的文档处理指令产生文档数据的装置，以及适于根据接受自转换装置的标记数据把标记，包含与用户指定的文档处理操作有关的编码信息，应用到相关文档中。优选地，把标记以条码的形式应用到文档中。更加优选地，该系统还包括适于根据已生成的文档数据、通过判断标记的特性来产生数据的装置和适于产生根据产生的文档数据而在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表的装置。优选地，历史特性包含用户名、文档处理设备标识、文档标识、与文档相关的文档处理指令和文档的大小的中的至少一个。在一个实施例中，文档数据输入装置包括一个相关的文档处理装置，所述文档处理装置包括适于编码相关文档上的标记，以便在此产生文档数据。进而，本专利技术给出一种文档审计跟踪的方法。所述方法包括以下步骤接收相关文档的历史特性的文档数据代表；在文档数据与其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换。该方法还包括与相关处理文档设备交换标记数据的步骤。在一个优选的实施例中，接收文档数据和交换标记数据步骤中的至少一个是与打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备和客户应用程序中的至少一个有关。在另一个实施例中，所述方法还包括以下步骤接收相关文档的用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表；根据接收到的文档处理指令产生文档数据。该方法还包括根据从转换装置接收到的标记数据把标记，包括用户特定文档处理操作的已编码信息，应用到相关文档中。优选地，以条码的形式把标记应用到文档中。更加优选地，所述方法还包括以下步骤根据已生成的文档数据、通过判断标记的特性进而产生数据；根据产生的文档数据生成在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表。优选地，历史特性包含用户名、文档处理装置标识、文档标识、与文档有关的文档处理指令和文档的大小中的至少一个。在一个实施例中，该方法还包括通过相关的文档处理设备在相关文档上对标记进行解码以便在此产生文档数据的步骤。通过下面的描述，本专利技术的其它的优点、方面和特点对于本领域普通技术人员来说是显而易见的，其中简单地通过一种最适合执行本专利技术的最好的方式之一图解的方式给出并描述了本专利技术的一个优先实施例。应认识到，本专利技术还可以有其它的不同的实施方式，并且在不超出本专利技术的范围的情况下，所述实施例的多处细节可以在多个明显的方面做改动。因此，附图和描述应认为是对本专利技术特性上的说明而不是限制。附图说明结合几个部件和部件的安排对本专利技术进行描述，结合相关的附图这些部件的安排是显而易见的，在此这些附图构成了本专利技术的一部分，并且不用于限制本专利技术的目的，其中图1是本专利技术的系统结构图；图2是本专利技术的用于产生标记或跟踪数据和对标记进行解码或跟踪数据的跟踪模块或功能的系统结构图；图3是说明本专利技术的产生标记或跟踪数据的过程的流程图；图4是说明本专利技术的对标记进行解码或跟踪数据的过程的流程图。具体实施例方式本专利技术涉及一种用于跟踪和审计在文档上执行的文档处理操作以及电子文档的分发的文档审计跟踪的系统和方法。本专利技术允许把跟电子文档的来源，文档是否为原本，在文档上执行的文档处理操作，文档的分发和其它历史特性有关的信息从文档的标记中提取出来。图1说明了本专利技术的系统的优选实施例的结构图，本专利技术通常用100标识。系统包含至少一个用于产生或处理图像数据的文档处理设备，如图中的多功能外围设备102所示。应该认识到，文档处理设备102是本领域内熟知的任何合适的文档处理设备，比如打印机、复印机、扫描仪、传真机、多功能外围设备以及类似设备，或者它们的任意组合。适当的商业上可用的文档处理设备包括，但是不仅限于，东芝公司的e-Studio系列控制器。系统100的文档处理设备102还包括控制器104，如本领域普通技术人员应该认识到的那样，控制器104控制文档处理设备102的功能。控制器104能够外置或内置地与多功能外围设备102耦合。如本领域普通技术人员应该认识到的那样，控制器104可以方便地采用适宜地可以控制文档处理设备102的功能的任意硬件、软件或它们的组合。优选地，文档处理设备102与计算机网络106进行通信连接。计算机网络106包括计算机、工作站、无线设备或者其它使用户能够通信并且利用文档处理设备102的能力的适当的用户设备108中至少一个。不言自明，计算机网络106可以适宜地包含另外的计算机、工作站、无线设备或者其它适合的使用户能够通信并且利用文档处理设备102的能力的适当的设备。网络106是本领域内熟知的任何适当的网络，例如且不限于传输系统比如以太网、令牌环网或无线连接，并且适合与本地局域网、广域网或者公共网比如因特网合并。用户设备108通过控制器104经过计算机网络106向文档处理设备102传送数据。用户设备108通过合适的通信线路110与文档处理设备102的控制器104通信。如本领域普通技术人员应该认识到的那样，通信线路110是用于在两个电子设备之间通信的任何装置，例如且不限于，802.x、以太网、红外连接、Wi-Fi连接、电话连接、蜂窝电话连接、蓝牙连接以及类似装置。熟练的技术人员应该认识到，通信线路110能够通过计算机网络106实现或者直接通过将用户设备108连接到多功能外围设备102的控制器104上本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种文档审计跟踪系统，包括：　　　　数据通信装置，所述数据通信装置包括文档数据输入装置，所述文档数据输入装置用于接收相关文档的历史特性的文档数据代表；　　　　适于在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换的转换装置；其中　　　　数据通信装置还包括适于和相关的文档处理装置交换标记数据的装置。

【技术特征摘要】
US 2005-4-7 11/100,7071.一种文档审计跟踪系统，包括数据通信装置，所述数据通信装置包括文档数据输入装置，所述文档数据输入装置用于接收相关文档的历史特性的文档数据代表；适于在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换的转换装置；其中数据通信装置还包括适于和相关的文档处理装置交换标记数据的装置。2.根据权利要求1所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，数据通信装置包括适于与打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备以及客户应用程序中的至少一个交换数据的设备。3.根据权利要求2所述的文档审计跟踪系统，还包括适于接收用户指定的用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表的装置；适于根据接收到的文档处理指令产生文档数据的装置；和适于相据从转换装置接收到的标记数据把标记，包含与用户指定的文档处理操作有关的编码信息，应用到相关的文档中的装置。4.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，还包括适于根据生成的文档数据通过判断标记的特性产生数据的装置；和适于根据生成的文档数据产生在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表的装置。5.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，历史特性包括用户名、文档处理装置标识、文档标识、与文档相关的文档处理指令和文档大小中的至少一个。6.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，所述标记以条码的形式应用到相关的文档中。7.根据权利要求3所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，文档数据输入装置包括一个相关的文档处理装置，所述文档处理装置包括适于对应用到相关的文档的标记进行解码以便在此产生文档数据的装置。8.一种文档审计跟踪方法，包括以下步骤接收相关文档的历史特性的文档数据代表；在文档数据和其编码的直观表示的标记数据代表之间进行转换；和与相关的文档处理设备交换标记数据。9.根据权利要求8所述的文档审计跟踪方法，其特征在于，接收文档数据和交换标记数据中的至少一个步骤与打印机、扫描仪、复印机、传真机、多功能外围设备和客户应用程序中的至少一个有关。10.根据权利要求9所述文档审计跟踪方法，还包括以下步骤接收用户指定的、用于相关文档的文档处理操作的文档处理指令代表；根据接收到的文档处理指令产生文档数据；和根据从转换装置接收到的标记数据，把标记，包括与用户特定文档处理操作有关的编码信息，应用到相关的文档中。11.根据权利要求10所述的文档审计跟踪方法，还包括以下步骤通过判断标记的特性根据产生的文档数据产生数据；和根据生成的文档数据产生在相关文档上执行的文档处理操作的历史的信号代表。12.根据权利要求10所述的文档审计跟踪方法，其特征在于，历史特性包括用户名、文档处理装置标识、文档标识、与文档有关的文档处理指令和文档的大小中的至少一个。13.根据权利要求10所述的文档审计跟踪系统，其特征在于，所述标记以条码的形式应用于相关的文档。14.根据权利要求10所述文档审计跟踪系统...

【专利技术属性】
技术研发人员：迈克尔杨，阿米尔沙欣道斯特，
申请(专利权)人：东芝公司，东芝技术株式会社，
类型：发明
国别省市：JP[日本]