管理纸质文件及其图像的设备和方法技术

根据本发明专利技术的优选实施例，通过利用数字文件管理操作（５４２），提供了一种同时管理纸质文件及这些纸质文件的数字图像的设备及方法。数字文件管理指的是：从在桌面收到纸质信息开始，通过编制索引、扫描（５５２）、图像存储（５５８）、以及检索过程，实现对纸质文件和该纸质文件的数字图像的有效管理。全球唯一文件标识符被创建（５４６）和贴附（５４８）到每个文件。每个标识符在数字图像中被解码，并被链接到数字文件管理系统中的单一条目，该条目将进一步提供到纸质文件的数字图像的电子链接，并同时包括有关纸质信息库中纸质文件的物理位置信息，从而可根据需要快速检索纸质文件和／或纸质文件的数字图像（５６０）。（*该技术在2022年保护过期，可自由使用*）

【技术实现步骤摘要】

本专利技术一般地涉及文件管理，更具体地说，本专利技术涉及一种纸质文件图像的索引编制、成像、存储、以及检索、而同时又能简化创建这些图像的原始纸质文件的管理及检索的系统和方法。
技术介绍
虽然大多数现代计算机系统都能用于商业、教育及娱乐目的，但目前计算机最广泛的应用仍然主要涉及信息处理。字处理、页面布局、数据库、工作表、以及桌面发布应用被用于向整个社会提供和传播信息。随着计算机系统及互联网等计算机网络的普及，更多的人可以利用巨大的信息知识库。实际上，正如大众媒体广泛讨论的那样，现代计算机系统已将我们的世界带入了“信息时代”。由这些无处不在的计算机系统所带入的信息时代的承诺之一就是“无纸”社会的来临。理论上讲，计算机可将这个世界从目前阻碍信息流动和信息管理的纸质洪流中解放出来。在想象中，具有先进信息处理能力的计算机系统可实现信息从一个地方到另一个地方的瞬时电子交换，而用不着“硬拷贝”。当然，带着消除或至少显著减少流入及流出办公室的看似无穷无尽的纸质洪流的既定目标，许多行业已利用计算机系统。减小纸质信息的负担已成为一个普遍目标。然而，事实上，我们的社会与以往相比拥有了更多的纸质信息，具有更大的文件处理劳动成本，更大的文件存储开销，以及对硬拷贝的依赖性也更强了。实际上，无纸社会的梦想在今天的信息工作者疲惫的眼中仍然是十分渺茫。在全世界的办公室中，大量的纸质品依然堆满了桌面，填满了文件柜。如果说与以前有什么区别的话，那就是计算机数量的增长加剧了我们社会纸流的快速增长。在大众接受信息系统的同时，计算机使越来越多的人们产生不断增长的用纸数量，为了使其有用，这些纸质品必须由一些人在一些地方阅读和处理。据估计，世界上各行业一年产生的文件超过2万亿页。此外，虽然计算机系统及计算机用户得到快速增长，但据估计，在目前世界上使用的信息中，不足25％的能以计算机可存取格式使用。平均每个办公室人员要花费10％-40％的时间查找信息，而多数信息是纸质的。每产生1美元的纸质文件，就要花10美元来处理和存储该文件。由于无法有效和高效地管理纸质信息，驱动大多数行业及组织运转的纯书面工作正慢慢开始抑制某些工作的生产率。由于意识到了这一问题，人们为更好地管理和控制每天流入信息流中的书面工作作出了多种努力。某些过去实现的解决方案基于直接在计算机系统中创建、存储、和存取电子图像，完全不用硬拷贝。只有当公司或组织对文件的生成及使用实施了严格控制，从而有效减少了某些情况中的产生的纸流时，这种解决方案才有意义。然而，在一个特定的组织中多数纸质品负担直接来源于外部纸质文件。这就意味着不管内部系统如何，多种行业及组织仍旧接收和处理着纸质信息。要解决当今业界产生的大量纸质文件管理问题，一种方法就是继续发展及采用“外包”(“our-sourced”)文件管理操作。这些外包公司将定期访问客户设施，并收回它们的非现场存储的纸质文件。这些文件被装箱并做出标记以便日后检索，如果希望的话，然后存储在非现场的大型集中型仓库设施中。外包公司也可以提供附加服务，如索引编制以及某些文件的“按需”检索，当然所有这些服务要收取“服务费”。但是，即使公司采用外包模式存储其物理上的纸质品，但这仅仅是将存储问题推到了另一个物理位置。此外，存储在非现场设施的物理文件的检索的成本会很高。这是因为检索过程是一种劳动密集型手工操作，人们要查找出存储在大型仓库的文件箱。最后，由于外包公司不能快速而容易地检索指定的文件或文件页面，还是没有找到在文件的整个生命周期跟踪文件的简捷、综合性方法。然而，仅仅由于它们确实提供了解决问题的方案，即使这些劳动密集的纸质存储和管理方法成本高和效能相对低下，它们在当今业界还是很普遍。其它已有解决方案包括文件成像系统，它们能够扫描纸质文件并存储/检索所产生电子图像。自20世纪80年代后期以来，虽然已有多个不同的文件成像系统实现了商用，但没有一种被广泛地采用。即使公众了解并都抱怨纸质信息存储、存取和管理的可计负担，但文件成像系统并没有作为传统文件管理柜的替代而被广泛接受。当今的文件成像系统还占不到1％的纸质文件管理份额。文件柜仍然被填满，桌上堆放的纸张仍在增加，许多业务处理和桌面处理仍无法跳出纸质形式。据国际数据公司(IDC)估计，在1997年，美国各行业在文件管理、存储和检索纸质文件方面就花费了250-350亿美元。据IDC称，当计算整个生命周期的纸质文件管理费用时，这一数字将接近1000亿美元。虽然纸质文件的使用存在成本高等问题，纸质文件管理比电子文件成像系统更受青睐的一个关键原因就在于无法在工作场所大范围地采用图像技术。归根到底，缺少用于纸质文件扫描和编制索引过程的有效、成本高效的适用方法，仍然制约着多数组织广泛采用文件成像解决方案的努力。用于图像获取及编制索引的简单自动化平台的缺乏，仍然是推广文件成像应用的主要障碍。通常，文件捕获(扫描和编制索引)子系统是传统文件成像解决方案中成本最高、劳动最密集、最耗时且最易出错的部分。要做到有效，一个“纸面-数字”转换系统最少要关注以下活动文件集中；文件扫描准备；文件批处理(document batching)；文件扫描；扫描质量控制；预处理图像缓存(pre-committal image caching)；编制文件索引；数据库更新；以及图像永久存储。为实现上述任务，传统的文件成像系统要构建一条由处理人员、硬件、软件、及相关网络活动组成的输入装配线。它们需要在处理图像的网络缓存和传输、具有大量查看监视器的索引编制工作台以支持从屏幕上按键，以及人和机器控制文件输入的完整过程。根据这些需求而开发的高成本、综合化的系统，通常构成了一个目的单一、大容量、结构化纸质流的刚性过程。由于定制的文件输入子系统是针对特定业务应用而调整和建立的，所以它们不能很好地适用于其它具有多样化成像需求的小型工作组文件管理系统或特定的文件管理系统。然而，多样化、小型工作组文件管理及特定文件管理系统占据着纸质文件管理的大部分业务。典型的文件输入装配线并不非常适用于多数行业及组织中的许多现有纸质活动和文件管理模式。例如，最传统的文件成像系统采用集中输入方式操作，并利用专用的扫描和索引设备与人员。在这种情况下，纸质文件集中到“成像”部门；在那里，文件成像人员对文档进行识别、批处理、组织、准备、扫描及编制索引。虽然这种系统对于成像大容量、结构化纸流是有效的，但它与多数办公室中文件的自然流动及使用的性质完全不同，因此并不适用。多数办公人员在其办公桌旁收到纸质文件并希望使用它，然后对其整理，以便他们或其同事在需要时能够快速检索到该文件。文件的最初使用者通常是最有资格编制该文件索引的人。文件的集中式控制与处理将办公人员与信息源分离，而使这两个实体相互隔绝。此外，仅为了管理和处理这些输入的纸质文件，许多这些传统的文件成像系统还要求采购昂贵的新设备并对新人员进行培训。这种需要增加了系统采用的成本，使许多组织无法承受。此外，许多现有文件成像系统使用创建、存储、和使用文件图像的专用软件。由于设计问题，这些系统将电子图像的使用人群限制在专用文件成像系统的范围内，从而降低了与需要访问给定文件的其它系统和外部组织进行文件交换的可能。采用和实现纸到数字图像解决方案所面临的挑战本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种设备，包括：至少一个处理器；存储器，所述存储器连接至所述至少一个处理器；纸质文件的至少一个数字图像，所述数字图像驻留在所述存储器中；用于所述纸质文件的物理存储位置；数字文件管理应用程序，所述数字文件管理应用程序驻留在所述存储器中并由所述至少一个处理器执行，所述数字文件管理应用程序从所述纸质文件的所述至少一个数字图像中提取出全球唯一标识符，并使用所述全球唯一标识符将所述数字图像链接到创建所述数字图像前就已创建的计算机化的数据库记录，且所述记录包括有关所述纸质文件的所述物理存储位置的信息。

【技术特征摘要】
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【专利技术属性】
技术研发人员：史蒂文W艾恩斯，马克F赖特，
申请(专利权)人：影像标记公司，
类型：发明
国别省市：US[美国]