电子文档管理装置和电子文档管理方法制造方法及图纸

本发明专利技术公开了一种电子文档管理装置，其可以有效地显示存储的全部电子文档的存在状态，使得易于以直观方式搜索目标电子文档。在本发明专利技术的电子文档管理装置中，文档映像创建部分别由指定图段表示已通过文件分类部按照指定规则被分类的文档文件，并使这些图段彼此连接以形成带状文档映像，并从色彩获取部给每个图段设置表示一组文档文件的分类的分类色彩。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及一种电子文档管理装置和方法，更特别地，涉及一种电子文档管理装置和一种电子文档管理方法，能够从存储在存储装置中的众多电子文档中找到目标电子文档存在的地方。
技术介绍
当基于在数据库或电子文档管理装置中记录的电子文档(以下一般称为文档)的记录信息来搜索目标文档时，如果要搜索的文档是基于特定标准分布的，那么知道文档的分布状态在提高搜索效率上是非常有效的。在现实中，当开始新搜索时，具有丰富搜索经验的人通过如下方式执行有效搜索，即，使用多个关键字进行搜索，然后缩小从命中的搜索数量中选择的分布的位置。在这种情况下，考虑到人类信息处理能力的特征，对于一个人而言，通过分布的直观表示比通过分布的特征表示更容易掌握状态分布的全部。因此，考虑到如上所述人类信息处理能力的特征，已提出直观搜索方法。该方法一般来说包括两种表示方法一种方法是在二维空间中显示要搜索的信息，以及另一种方法是基于所述的标准对文档进行分类，并在一维直线上显示如此分类的状态。这些方法在日本专利申请公开号为H11-328209的专利文档中(摘要，第4页至第6页，图5至图8)公开。在图像搜索装置和方法中，图像数据上的日期信息被标记在时间轴上，以显示信息的分布。然而，在上述现有技术中，存在下列问题。即，仅通过在时间轴上标注多段信息的位置，不可能表现大量数据拥塞在相同时段的情况，其结果是不能在不浪费的情况下通过使用显示区进行有效的搜索。
技术实现思路
本专利技术旨在解决上述问题，并且其目的在于提供一种电子文档管理装置和方法，能够在显示区中有效地显示所存储的全部电子文档的存在状态，以在视觉上容易地预计要搜索的电子文档的存在位置，因此当选择任何电子文档时，都可验证其内容。为了解决上述问题，本专利技术提供了一种电子文档管理装置，包括文件分类部，用于从多个存储电子文档的文档文件中读取各个文档文件，并按照指定规则对如此读取的文档文件进行分类；色彩管理部，用于使对应于每个文档文件所属的组分配的分类色彩与属于该组的文档文件相关联；以及文档映像创建部，用于由具有预定长度和预定宽度的图段表示每个文档文件，将图段按顺序沿图段(segment)的指定横向方向一个放在另一个上，其中，通过文件分类部根据指定规则对文档文件进行分类，以形成带状结构，并将通过色彩管理部与每个文档文件相关联的分类色彩提供给每个相应图段，从而创建文档映像(document map)的图像数据。此外，本专利技术还提供了一种电子文档管理方法，适于使计算机实现电子文档管理，该方法用来使计算机实现文件分类功能，用于从多个存储电子文档的文档文件中读取各个文档文件，并按照指定规则对如此读取的文档文件进行分类；色彩管理功能，用于使与每个文档文件所属的组对应分配的分类色彩与属于该组的文档文件相关联；以及文档映像创建功能，用于通过具有预定长度和预定宽度的图段表示每个文档文件，将图段按顺序沿图段的指定横向方向一个放在另一个上，其中，通过文件分类功能按照指定规则对文档文件进行分类，以形成带状结构，并为了指示到文档文件的色彩表示，将通过色彩管理功能与每个文档文件相关联的分类色彩提供给每个相应图段，从而创建文档映像的图像数据。附图说明图1是示出根据本专利技术的电子文档管理装置的一个实施例的结构的框图。图2是示出在图1所示的电子文档管理装置的文档存储部中，按文档ID顺序存储的文档文件的文件列表的示意图。图3是示出一种状态的示意图，其中，在文件被按照图2所示的文件列表中的最近的最后更新日期的顺序分类的情况下，当没有条件给条件输入部时，在表示的所有字段中填入有效色彩表示“True”。图4是示出一种文档文件列表的示意图，其中，当将字符串“File2”作为条件输入被提供给图1所示的条件输入部时，与条件匹配的文档在表示的列(字段)中被填入“True”，以及与条件不匹配的文档被填入“False”。图5是示出分配给图2至图4所示的各路径的色彩(分类色彩)的对应的示意图。图6是示出文件列表的示意图，其中，如果在图4所示的文件列表的设置情况下，表示字段都是“True”，基于图5所示的分配，色彩字段被填入将被显示的分类色彩。图7是解释本专利技术的电子文档管理装置的实施例的操作的流程图。图8是详细解释图7所示的操作中文档映像创建操作的流程图。图9是示出在本专利技术的电子文档管理装置的实施例中，每个显示在显示屏上的文档映像和选择的文档文件的一个实例的示意图。图10是解释在图9所示的显示屏中的完整表示和选择性表示之间的不同的示意图。图11(A)是示出四种分类色彩“红色、绿色、蓝色和紫色”和一种非活动色彩“灰色”的示意图。图11(B)是示出当使用图11(A)所示的分类色彩时，完整表示的文档映像的示意图。图11(C)是示出图11(B)的选择性表示的情况的示意图。具体实施例方式以下将参考附图详细描述本专利技术的优选实施例。图1是示出根据本专利技术的电子文档管理装置的一个实施例的结构的框图。图1所示的电子文档管理装置10包括文档分类部101、文档存储部102、搜索部103、条件输入部104、文档指定部105、文档选择部106、文档映像创建部107、索引提取部108、色彩获取部109、色彩存储部110、色彩分配部111、显示管理部112、后续文档指定部113、检测部114、和显示部115。这里，文档分类部101构成本专利技术的文件分类部；搜索部103和条件输入部104一起构成本专利技术的条件设置部；色彩获取部109、色彩存储部110和色彩分配部111一起构成本专利技术的色彩管理部；以及显示管理部112和显示部115一起构成本专利技术的图像显示部。当启动图1所示的电子文档管理装置10时，文档分类部101获取和分类关于记录(存储)在文档存储部102中的电子文档(以下一般称为文档)的列表信息(参见图2)。在这种情况下，如果用户可以理解顺序的向前和向后，则可采用任何分类方法作为这种分类方法(分类规则)。例如，尽管可以考虑诸如文件大小、页数、字符数、更新数等方法，在该实例中，通过使用文档文件的最后更新日期和时间(参见图3)，将文档文件按最近至最早的最后更新日期的顺序进行分类。文档分类部101将如此分类的文件列表传送到搜索部103。尽管可考虑诸如全文搜索、基于文件属性的搜索、基于文件类型的搜索、基于文件创建者的搜索等多种方法作为用于搜索属于相同组(或分类)的文件的搜索方法，但如果从被记录的文档的通用集中获得子集，则可应用任何搜索方法。这里，注意到在该实例中，使用根据文件名的部分匹配的搜索方法。搜索部103从条件输入部104读取与要搜索的文件名的一部分相称的字符串。这里，当没有字符串被输入到条件输入部104时，不执行搜索，并且认为将被搜索的所有文档都为匹配的(在文件列表的“表示”栏(字段)中填入“True”(有效色彩表示)的状态；参见图3)。当字符串被输入到条件输入部104时，搜索部103检查从文档分类部101接收的分类文件列表，并在“表示”栏上分别将“True”输入或写入到与输入字符串的条件匹配的项目中，并将“false”(无效色彩表示)输入到与字符串的条件不匹配的项目中(参见图4)。搜索部103将其中填有“True”和“False”的文件列表传送到文档指定部105。文档指定部105从文档选择部106(例如，鼠标本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种电子文档管理装置，包括：文件分类部，用于从多个存储电子文档的文档文件读取各个文档文件，并按照指定规则对如此读取的所述文档文件进行分类；色彩管理部，用于使与每个文档文件所属的组对应分配的分类色彩与属于该组的文档文件相关联； 以及文档映像创建部，用于通过具有预定长度和预定宽度的图段表示每个文档文件，将所述图段按顺序沿所述图段的指定横向方向一个放在另一个上，其中，通过所述文件分类部按照所述指定规则对所述文档文件进行分类，以形成带状结构，并将通过所述色彩管理 部与每个文档文件相关联的分类色彩提供给每个相应图段，从而创建文档映像的图像数据。

【技术特征摘要】
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【专利技术属性】
技术研发人员：下郡信宏，
申请(专利权)人：株式会社东芝，东芝泰格有限公司，
类型：发明
国别省市：JP[日本]