一种智能式纸介质档案管理方法技术

本发明专利技术属于智能文件管理设备技术领域，涉及一种智能式纸介质档案管理方法，在智能式纸介质档案管理装置上实施的，工艺过程包括编号、登录、效验、存取和关闭五个步骤，通过设置与单元盒一一对应的位置信息进行权限管理与单元盒分配，文档的查找与存放无需人工翻阅，输入位置信息，校验通过后即可进行相关操作，减少了出错率，提高了工作效率，降低了人工成本，避免了钥匙丢失或密码泄露造成文档丢失，每个单元盒均设置单元盒控制机构，当某个或某些单元盒控制机构出现错误时，其余单元盒控制机构能够正常运行，提高了容错率和冗余度；其方法操作简易，原理科学可靠，时效性强，具有可扩展性，文档存取方式灵活，使用环境友好。

【技术实现步骤摘要】

：本专利技术属于智能文件管理设备
，涉及一种智能式纸介质档案管理方法，能够实现文件存放、查找和提取的智能化操作，适用于大中小型企业和事业单位等需要存储文件的场合。
技术介绍
：纸介质档案是指打印、印刷和手写在纸上的档案资料，纸介质档案相对于储存在硬盘、光盘和由数字电子计算机处理的电子档案具有不易改写、易携带和人工识读的优势；企业的日常运转会产生大量的需要保存的纸介质文档，包括章程、人事档案、合同文书、财务票据、董事会决议和技术资料凭证等，这些纸介质文档具有重要的意义和特殊的价值，对安全性和保密性有极高的要求，在使用时要求便于快速查找和存取。目前，纸介质文档主要采用定位管理和卡片管理两种形式：定位管理是把纸介质文档按照预先设定的位置存放起来，具体办法是：按照纸介质文档的长度、宽度和厚度制作适当的档案盒或文件盒中，将所有文件名称按照设定的规律分别标注在盒体侧边上，然后将档案盒或文件盒放在文件柜、密集柜、档案柜或保险柜内相应的层次保存；卡片管理是以卡片形式显示纸介质文档的内容和成分的一种检索工具，把浩瀚的纸介质文档信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于文档的提供和利用；定位管理和卡片管理都是由专人保管钥匙或密码，使用文档时，在授权的权限下打开文件柜、密集柜、档案柜或保险柜，然后对目标纸介质文档进行相关查找或存取操作，整个过程基本上都是人工操作；人工保管钥匙或密码使文档的存取存在人为因素的干扰，存在管理风险度大、存储灵活性和工作效率低、安全性小、实时性和可控性差的问题，如果发生重要文档不能及时提取造成的延误现象，会严重影响工作秩序，甚至会造成巨大的损失。因此，研发一种智能式纸介质档案管理方法，方便保存和迅速提取所需文档，有良好的社会和经济价值，应用前景广阔。
技术实现思路
：本专利技术的目的在于克服现有技术存在的缺点，设计一种智能式纸介质档案管理方法，方便保存和迅速提取所需文档，适用于大中小型企业和事业单位等需要存储文件的场合。为了实现上述目的，本专利技术涉及的智能式纸介质档案管理方法是在智能式纸介质档案管理装置上实施的，工艺过程包括编号、登录、效验、存取和关闭五个步骤：(一)、编号：为所有需要保存的纸介质文档编制位置信息，为单元盒编号，将纸介质文档放入对应的单元盒中，为每个单元盒设置打开权限；(二)、登录：打开终端设备，通过交互模块输入用户名、密码，数据处理模块效验用户名和密码，当用户名和密码有误时，无法登录软件，当用户名和密码均正确才能登录软件；(三)、效验：登录软件后通过交互模块输入位置信息，数据处理模块检索文档柜控制机构中的位置信息并校验用户的权限，校验失败时，终端设备显示没有操作权限的提示，校验通过时，终端设备显示查询到位置信息相应的单元盒的编号，相应单元盒上的状态指示及报警机构亮灯凸显单元盒的位置；(四)、存取：下发打开单元盒的指令后，数据处理模块将打开单元盒的指令通过网络发送至文档柜控制机构，文档柜控制机构控制相应单元盒上的电子锁止反馈机构动作将单元盒弹出，实施纸介质文档的存取；(五)、关闭：存取完成后手动关闭单元盒，电子锁止反馈机构动作将单元盒锁止，当手动关闭单元盒不严实时，状态指示及报警机构发出声光报警提示关闭单元盒，当单元盒的弹出状态时间超过设定值时，文档柜控制机构控制电子锁止反馈机构动作将单元盒自动关闭并锁止，同时终端机显示单元盒的弹出和锁止信息。本专利技术涉及的智能式纸介质档案管理装置的主体结构包括文档柜、文档柜控制机构、通讯机构、状态指示及报警机构、单元盒、电子锁止反馈机构、单元盒控制机构、存储机构、交换机和终端设备；内空式矩形多层次结构的文档柜上设置有文档柜控制机构、通讯机构和存储机构以及尺寸相等的若干个内空式矩形结构单元盒，单元盒的外侧面上设置有状态指示及报警机构，单元盒的内侧面上设置有电子锁止反馈机构和单元盒控制机构；状态指示及报警机构和电子锁止反馈机构与单元盒控制机构电连接，单元盒控制机构与文档柜控制机构电连接，通讯机构分别与文档柜控制机构和存储机构电连接，通讯机构与交换机网络连接，交换机与若干台终端设备网络连接。本专利技术涉及的文档柜和单元盒的材质为不锈钢，能够对存放在单元盒中的纸介质文档起到双重保护的作用，延长纸介质文档的保存期限，文档柜的尺寸根据所需单元盒的数量选取，单元盒的尺寸根据存放文档的尺寸选取，单元盒的尺寸大于存放文档的尺寸，如果文档数量增加，能够通过增加文档柜的数量实现文档的存放；文件柜控制机构集成有RS485通讯模块、数据存储模块、网络通讯模块和电源模块，文档柜控制机构能够根据终端机发送的搜索指令检索位置信息对应的单元盒并控制电子锁止反馈机构动作进行单元盒的弹出和锁止，单元盒的弹出和锁止信息通过文档柜控制机构反馈至终端机；通讯机构上集成有RS485通讯模块和电源模块，通讯机构能够实现文档柜控制机构和存储机构与交换机之间的数据交换并通过交换机实现文档柜控制机构和存储机构与终端设备之间的数据交换，完成指令的发送、传递和接收；状态指示及报警机构集成有红绿LED状态指示模块、蜂鸣信号模块、RS485通讯模块和电源模块，状态指示及报警机构能够显示单元盒的状态，当单元盒打开时，状态指示及报警机构的红灯闪烁，提示用户当前单元盒已弹开，当单元盒关闭时，绿灯闪烁，提示用户单元盒已正常关闭并锁止，当单元盒的打开时间超过设定值时，状态指示及报警机构发出声光报警，提示用户及时关闭单元盒；电子锁止反馈机构上集成有电子锁止模块、RS485通讯模块和电源模块；单元盒控制机构中包含有与该单元盒对应的位置信息，位置信息包括单元盒的标识码以及由文档柜地址、层地址和序列地址构成的地址表；存储机构能够存储和读取单元盒的位置信息以及单元盒的存取历史信息；终端设备包括便携式手持设备、台式电脑、笔记本电脑和IPAD，终端设备中包含有控制智能式纸介质档案管理装置运行的软件，软件由交互模块、数据处理模块和数据存储模块配合构成，交互模块为用户提供操作界面并将编制的单元盒中的位置信息提供给有权限用户，用户通过交互模块进行登录操作，登录成功后，在相应界面输入位置信息能够快速查询到位置信息对应的纸介质文档所在的单元盒，用户利用交互模块发送提取指令，数据处理模块在校验用户权限成功后通知文档柜控制机构控制相应电子锁止反馈机构动作弹开对应的单元盒，用户即时获取所需文档，当用户提取或存放文档后关闭单元盒，文档柜控制机构控制电子锁止反馈机构动作锁止单元盒，单元盒弹出或锁止时电子锁止反馈机构将位置信息对应的文档状态更改为已提取或已存放，同时，数据存储模块中的位置信息实时同步更新；数据处理模块能够校验交互模块传递的用户名、密码和单元盒操作权限数据，并与文档柜控制机构进行通讯保持位置信息的一致，当用户对没有操作权限的单元盒进行相关操作时，数据处理模块将效验错误结果反馈给交互模块提示用户进行更正。本专利技术涉及的文档柜控制机构、通讯机构、状态指示及报警机构、电子锁止反馈机构、单元盒控制机构、存储机构和交换机为市售产品。本专利技术与现有技术相比，通过设置与单元盒一一对应的位置信息进行权限管理与单元盒分配，文档的查找与存放无需人工翻阅，输入位置信息，校验通过后即可进行相关操作，减本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种智能式纸介质档案管理方法，其特征在于所述方法是在智能式纸介质档案管理装置上实施的，工艺过程包括编号、登录、效验、存取和关闭五个步骤：(一)、编号：为所有需要保存的纸介质文档编制位置信息，为单元盒编号，将纸介质文档放入对应的单元盒中，为每个单元盒设置打开权限；(二)、登录：打开终端设备，通过交互模块输入用户名、密码，数据处理模块效验用户名和密码，当用户名和密码有误时，无法登录软件，当用户名和密码均正确才能登录软件；(三)、效验：登录软件后通过交互模块输入位置信息，数据处理模块检索文档柜控制机构中的位置信息并校验用户的权限，校验失败时，终端设备显示没有操作权限的提示，校验通过时，终端设备显示查询到位置信息相应的单元盒的编号，相应单元盒上的状态指示及报警机构亮灯凸显单元盒的位置；(四)、存取：下发打开单元盒的指令后，数据处理模块将打开单元盒的指令通过网络发送至文档柜控制机构，文档柜控制机构控制相应单元盒上的电子锁止反馈机构动作将单元盒弹出，实施纸介质文档的存取；(五)、关闭：存取完成后手动关闭单元盒，电子锁止反馈机构动作将单元盒锁止，当手动关闭单元盒不严实时，状态指示及报警机构发出声光报警提示关闭单元盒，当单元盒的弹出状态时间超过设定值时，文档柜控制机构控制电子锁止反馈机构动作将单元盒自动关闭并锁止，同时终端机显示单元盒的弹出和锁止信息。...

【技术特征摘要】
1.一种智能式纸介质档案管理方法，其特征在于所述方法是在智能式纸介质档案管理装置上实施的，工艺过程包括编号、登录、效验、存取和关闭五个步骤：(一)、编号：为所有需要保存的纸介质文档编制位置信息，为单元盒编号，将纸介质文档放入对应的单元盒中，为每个单元盒设置打开权限；(二)、登录：打开终端设备，通过交互模块输入用户名、密码，数据处理模块效验用户名和密码，当用户名和密码有误时，无法登录软件，当用户名和密码均正确才能登录软件；(三)、效验：登录软件后通过交互模块输入位置信息，数据处理模块检索文档柜控制机构中的位置信息并校验用户的权限，校验失败时，终端设备显示没有操作权限的提示，校验通过时，终端设备显示查询到位置信息相应的单元盒的编号，相应单元盒上的状态指示及报警机构亮灯凸显单元盒的位置；(四)、存取：下发打开单元盒的指令后，数据处理模块将打开单元盒的指令通过网络发送至文档柜控制机构，文档柜控制机构控制相应单元盒上的电子锁止反馈机构动作将单元盒弹出，实施纸介质文档的存取；(五)、关闭：存取完成后手动关闭单元盒，电子锁止反馈机构动作将单元盒锁止，当手动关闭单元盒不严实时，状态指示及报警机构发出声光报警提示关闭单元盒，当单元盒的弹出状态时间超过设定值时，文档柜控制机构控制电子锁止反馈机构动作将单元盒自动关闭并锁止，同时终端机显示单元盒的弹出和锁止信息。2.根据权利要求1所述的智能式纸介质档案管理方法，其特征在于所述智能式纸介质档案管理装置的主体结构包括文档柜、文档柜控制机构、通讯机构、状态指示及报警机构、单元盒、电子锁止反馈机构、单元盒控制机构、存储机构、交换机和终端设备；内空式矩形多层次结构的文档柜上设置有文档柜控制机构、通讯机构和存储机构以及尺寸相等的若干个内空式矩形结构单元盒，单元盒的外侧面上设置有状态指示及报警机构，单元盒的内侧面上设置有电子锁止反馈机构和单元盒控制机构；状态指示及报警机构和电子锁止反馈机构与单元盒控制机构电连接，单元盒控制机构与文档柜控制机构电连接，通讯机构分别与文档柜控制机构和存储机构电连接，通讯机构与交换机网络连接，交换机与若干台终端设备网络连接。3.根据权利要求1所述的智能式纸介质档案管理方法，其特征在于所述文档柜和单元盒的材质为不锈钢，能够对存放在单元盒中的纸介质文档起到双重保护的作用，延长纸介质文档的保存期限，文档柜的尺寸根据所需单元盒的数量选取，单元盒的尺寸根据存放文档的尺寸选取，单元盒的尺寸大于存放文档的尺寸，如果文档数量增加，能够通过增加文档柜的数量实现文档的存放；文件柜控制...

【专利技术属性】
技术研发人员：程欢，
申请(专利权)人：青岛安正网络科技有限公司，
类型：发明
国别省市：山东;37