一种电子资料签署及电子档案管理的方法技术

本发明专利技术公开了一种电子资料签署及电子档案管理的方法，包括创建企业电子印章，并分配使用权限；预先设定申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章；预设印章申请签署完成后生成申请盖章文件；审核通过后抄送印章管理员确认签署；印章在调用时先进行人脸识别；印章管理员确认盖章后，将预设章体替换为真正电子印章章体，生成新的盖章文件并更新文件防伪码；通过扫描防伪码线上预览签署文档，比对文档的真实性；完成盖章的文档，根据企业自身需要进行分类汇总或同步至企业数字化平台相关模块。本发明专利技术实现所有印章的签署都可以在线上完成，消除印章使用的地域性限制，并对所有盖章资料实现留痕管理。章资料实现留痕管理。章资料实现留痕管理。

【技术实现步骤摘要】
一种电子资料签署及电子档案管理的方法


[0001]本专利技术涉及电子文书上加盖电子印章
，具体来说，涉及一种电子资料签署及电子档案管理的方法。

技术介绍

[0002]随着社会数字化进程的加快，现阶段越来越多的电子合同出现在大众的视野，但是仅仅限于一些特定的企业在特定的模块下使用，并没有做到大规模的普及，然而对于企业来说印章管理不仅仅是在合同阶段，合同签约前后的一些资料盖章，以及过程中的盖章的一些授权或承诺书也是企业印章使用的重要把控点，现阶段盖章资料盖出后是否能够及时返回，以及对盖章返回的资料进行全页扫描成为档案管理工作的难点。
[0003]企业有哪些印章，怎么管理，这些章都盖了哪些资料，盖章时是否经过审核人的同意，盖章后的资料如何便捷的存档，后期需要使用时如何快速的检索并调阅所盖资料的完整内容等。
[0004]但是随着一些企业逐渐投入更多的精力对印章使用进行管控，并购买更加先进的文件扫描设备进行档案的录入管理等。然而问题只能减少但是并不会消失，依然起不到从本质上消除的作用。
[0005]针对相关技术中的问题，目前尚未提出有效的解决方案。

技术实现思路

[0006]针对相关技术中的问题，本专利技术提出一种电子资料签署及电子档案管理的方法，以克服现有相关技术所存在的上述技术问题。
[0007]为此，本专利技术采用的具体技术方案如下：
[0008]一种电子资料签署及电子档案管理的方法，该方法包括以下步骤：
[0009]S1、以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限；
[0010]S2、申请人上传需要盖章签署文件的PDF版本；
[0011]S3、预先设定所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章；
[0012]S4、印章申请签署完成后生成申请盖章文件；
[0013]S5、申请盖章文件提交审核人审核；
[0014]S6、审核通过后抄送印章管理员确认签署；
[0015]S7、印章在调用时先进行人脸识别；
[0016]S8、印章管理员确认盖章后，将预设章体替换为真正电子印章章体，生成新的盖章文件并更新文件防伪码；
[0017]S9、盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档；
[0018]S10、通过扫描防伪码线上预览签署文档，比对文档的真实性；
[0019]S11、完成盖章的文档，根据企业自身需要进行分类汇总或同步至企业数字化平台
相关模块；
[0020]S12、对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态。
[0021]进一步的，所述以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限包括以下步骤：
[0022]S101、选择系统中预设的电子印章款式形状，编辑章体所需填写的内容，设置章体尺寸大小；
[0023]S102、填写印章的防伪码及文字内容，生成电子印章；
[0024]S103、分配主印章管理员与子印章管理员，并设置查阅签署文件权限；
[0025]S104、分配印章的申请调阅使用权限。
[0026]进一步的，所述预设所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章包括以下步骤：
[0027]S301、选择需要调用的签署章体；
[0028]S302、点击签章，系统将生成可拖动的PNG格式章体影像；
[0029]S303、申请人点击需要盖章位置，并将章体签署在页面上；
[0030]S304、签署后的章体为避免遮挡文字内容，将默认置于文字下方显示；
[0031]S305、申请人员提交盖章申请生成文件编号及签署码。
[0032]进一步的，所述申请盖章文件提交审核人审核包括以下步骤：
[0033]S501、审核人审核文件内容，对需要修改的文件提出修改意见；
[0034]S502、申请盖章人员将修改后的文件重新上传；
[0035]S503、需要审核人进行文字书写的文件，审核、签字盖章人员可对文档内容使用文本框功能进行文字填写，代替纸质文件中手写内容；
[0036]S504、审核人编辑完成后系统会自动提交给申请人确认，申请人若确认为否，则审核人编辑完成的文本内容不生效，仍然保持原有文件内容；
[0037]S505、申请人若确认为是，则保留审核人更改后的内容，并生成修改后的新文件，同时生成新的文档二维码标注在文档上。
[0038]进一步的，所述印章在调用时先进行人脸识别确保是印章管理员本人包括以下步骤：
[0039]S701、印章管理员点开文档查看所需要使用的印章；
[0040]S702、确认需要使用的印章后点击确认签署印章；
[0041]S703、系统弹出人脸识别界面确认是否是印章管理员本人。
[0042]进一步的，所述盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档包括以下步骤：
[0043]S901、单方盖章文件盖章完成后生成已签章文档，并进行下载存档；
[0044]S902、多方盖章文件每家单位盖完后会生成一个新的已签章文档，待所有单位签署完成后会形成最终文件，并生成新的二维码，储存该文档；
[0045]S903、每对文件修改或签署后都会生成新的二维码，原二维码中所含文档会自动删除并显示文本信息。
[0046]进一步的，所述对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态包括以下步骤：
[0047]S1201、申请人申请已盖章文件作废；
[0048]S1202、申请已盖章作废的文件同步至各单位印章管理员；
[0049]S1203、若印章管理员需要添加审核人员确认，则可自行添加审核人员；
[0050]S1204、所有签署单位的印章管理员同意后则会在原文件中生成作废水印，并生成新的文件及防伪码。
[0051]进一步的，步骤S1
‑
步骤S12中对文件修改后的新文档都会生成新的二维码，确保单个二维码中保存文件的唯一性。
[0052]进一步的，用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验。
[0053]进一步的，所述用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验包括以下步骤：获取二维码中文件，并对比现有文件。
[0054]本专利技术的有益效果为：
[0055]1、本专利技术致力于解决企业所有印章的电子化管理，实现所有印章的签署都可以在线上完成，消除印章使用的地域性限制，并对所有盖章资料实现留痕管理，实现所有盖章资料均可查询，辅助企业对印章使用记录进行管理。
[0056]2、资料盖章申请人可以基于填写项目名称或企业预设的需要填写的一些其他字段在线上发起盖章申请，并对需要使用的印章以及盖章位置自行进行标记，避免盖章位置出错，极本文档来自技高网...

【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，该方法包括以下步骤：S1、以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限；S2、申请人上传需要盖章签署文件的PDF版本；S3、预先设定所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章；S4、印章申请签署完成后生成申请盖章文件；S5、申请盖章文件提交审核人审核；S6、审核通过后抄送印章管理员确认签署；S7、印章在调用时先进行人脸识别；S8、印章管理员确认盖章后，将预设章体替换为真正电子印章章体，生成新的盖章文件并更新文件防伪码；S9、盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档；S10、通过扫描防伪码线上预览签署文档，比对文档的真实性；S11、完成盖章的文档，根据企业自身需要进行分类汇总或同步至企业数字化平台相关模块；S12、对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态。2.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限包括以下步骤：S101、选择系统中预设的电子印章款式形状，编辑章体所需填写的内容，设置章体尺寸大小；S102、填写印章的防伪码及文字内容，生成电子印章；S103、分配主印章管理员与子印章管理员，并设置查阅签署文件权限；S104、分配印章的申请调阅使用权限。3.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述预设所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章包括以下步骤：S301、选择需要调用的签署章体；S302、点击签章，系统将生成可拖动的PNG格式章体影像；S303、申请人点击需要盖章位置，并将章体签署在页面上；S304、签署后的章体为避免遮挡文字内容，将默认置于文字下方显示；S305、申请人员提交盖章申请生成文件编号及签署码。4.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述申请盖章文件提交审核人审核包括以下步骤：S501、审核人审核文件内容，对需要修改的文件提出修改意见；S502、申请盖章人员将修改后的文件重新上传；S503、需要审核人进行文字书写的文件，审核、签字盖章人员可对文档内容使用文本框功能进行文字填写，代替纸质...

【专利技术属性】
技术研发人员：邓兴尧，
申请(专利权)人：邓兴尧，
类型：发明
国别省市：