利用写字机书写众多5吋照片说明芯页的可行性方法技术

一种利用写字机将一次性制作好的包含全部5吋照片说明记录且格式与5吋照片芯页相同的众多电子表格在5吋照片芯页上书写的方法。为此，先是在写字机程序上制作书写5吋照片芯页的模板(制作好该模板后，在今后的运用中，只需打开该模板即可，不必再重复制作该模板)。然后，在电子表格程序中，一次性制作包含全部5吋照片说明记录且格式与5吋照片芯页相同的众多表格。最后，打开写字机程序上的书写5吋照片芯页的模板，导入前面一次性制作生成的众多电子表格，然后利用写字机一一书写。如此，就解决了目前手工填写照片芯页工作强度大或在表格中要逐单元格、逐表格粘贴数据才能利用写字机书写这种工作强度仍然巨大甚至得不偿失的问题。写这种工作强度仍然巨大甚至得不偿失的问题。

【技术实现步骤摘要】
利用写字机书写众多5吋照片说明芯页的可行性方法
所属

[0001]本专利技术属于声像档案之下的将5吋照片档案说明在5吋照片档案芯页上书写的领域，具体涉及先在EXCEL表处理软件中一次性生成包括全部5吋照片档案说明记录的众多与 5吋照片档案芯页格式相同的EXCEL表格，然后利用写字机在5吋照片档案芯页上书写出来的方法。

技术介绍

[0002]目前，在全国，在照片档案芯页上书写照片说明，包括在5吋照片档案芯页上书写照片说明，均是采用手工填写，这是由于全国统一标准的照片档案芯页，均是较厚较硬的纸质基材，且有一张又薄又软的照片保护膜，无法通过打印机打印。即便写字机出现，即使有人想到利用写字机书写照片档案芯页，由于不知道采用本专利技术的如何在EXCEL表处理软件上(写字机书写表格只能识别EXCEL格式文件)一次性生成包括全部照片档案说明记录且与照片档案芯页格式相同的众多EXCEL表格的成套方法，那么就只能在EXCEL 上逐个单元格、逐个表格编辑、录入，或将其他表上编辑好的照片档案记录说明，逐个单元格、逐个表格进行复制粘贴，其工作强度，相较于手工填写，并不轻松多少，甚至工作强度更大，总之，可行性不大。因此，到目前为止，都未出现利用写字机书写照片档案记录，依然采用传统的手工书写方法。传统的照片档案芯页手工填写，不仅工作强度大，而且速度慢，还容易写错，一旦照片档案数量大，往往会忍痛割爱，牺牲价值相对较小的照片档案，最终影响照片档案的收集。特别是用得最多的5吋照片档案，其在芯页上的填写的工作强度大以及影响收集的问题尤其突出。
专利
技术实现思路

[0003]为了解决目前5吋照片档案芯页手工书写工作强度大、速度慢以及目前制作EXCEL表格利用写字机书写仍然工作强度大甚至得不偿失的问题，本专利技术提供在EXCEL表处理软件上一次性生成包括全部照片档案说明记录且与照片档案芯页格式相同的众多表格的成套方法，又提供在写字机程序上制作书写照片芯页模板的方法，便于今后在模板中导入一次性生成的表格，并在写字机上书写出来。
[0004]本专利技术的技术方案是：
[0005]总的思路是：首先在EXCEL表格处理软件中建一个工作簿，在此工作簿下建3个工作表，姑且将工作表分别命名为：照片档案记录表、序号表、芯页表(与1页5吋照片芯页格式相同)。然后在照片档案记录表中先输入为在写字机上建立模板而需要的2
×
2条(一个2表示1页5吋照片芯页有2个5吋照片说明表格，另一个2表示2页，2
×
2条即是表示2页需要录入4条记录)任意内容的记录。然后建立“序号表”，以表中的值作为紧接着要建立的“芯页表”里的照片表格里要输入数据的“题名”等单元格里的VLOOKUP 查询函数的第1个参数，即要查询的值，并据此在VLOOKUP 查询函数的查询区域，即“照片档案记录表”里的第1列，即“序号”列进行查找，一旦找到相同的值，就返回VLOOKUP 查询函数的第3个参数，即在“照片档
案记录表”里的该序号所在行里，该单元格里的数据所属“照片档案记录表”里的第几列的数据。接着建立“芯页表”，在“芯页表”工作表里先按5吋照片芯页的1页幅面的格式进行编制，然后在 5吋照片芯页的1页幅面里的要填写数据的诸如“题名”等单元格输入EXCEL的VLOOKUP查询函数，接着对5吋照片芯页的1页幅面进行下拉复制，生成2页幅面的5吋照片芯页。然后根据这2页幅面的5吋照片芯页，在写字机程序上建立5吋照片芯页的1页幅面的书写模板。今后在实际应用中，只须将从其他表格编辑好的要输入到芯页表里的单元格的数据，按列复制粘贴到“照片档案记录表”里，并对“序号表”里的值调整为与“照片档案记录表”里的记录数一致。然后，对“芯页表”里的单元格的VLOOKUP查询函数的查询区域等煤进行相应调整。然后对“芯页表”的第1页下拉复制，利用“芯页表”的第1页中的表格的单元格中的 VLOOKUP查询函数，导入“照片档案记录表”的全部记录数据，从而一次性生成众多与5吋照片芯页的1页幅面的格式相同且包括全部需要填写在芯页表里的数据记录的众多页的EXCEL格式的5吋照片芯页表。最后，打开写字机程序上的5吋照片芯页的1页幅面的书写模板，导入这一次性生成的众多的EXCEL格式的5吋照片芯页表，再由写字机将这些表格一一书写出来。
[0006]为了实现以上总体思路，具体步骤为：
[0007]1、首先在EXCEL里，新建1个工作薄，并在该工作薄下建3个工作表。这里，我们将工作簿姑且取名为“照片档案”，对3个工作表重命名：sheet1：将其姑且重命名为：照片档案记录表；sheet2：将其姑且重命名为：序号表；sheet3：将其姑且重命名为：芯页表。建3个工作表的具体步骤如下：
[0008]建“照片档案记录表”：在“照片档案”工作薄里的“照片档案记录表”，依次在A1：G1单元格区域中输入各表头字段名：序号、室编号、题名、文字说明1、文字说明2、时间、摄影者(注：照片芯页虽然还有照片号、底片号、参见号，但不要求整理单位填写，或填写的机会极小，这里就略去，如果这几个项目有填写的情况，把它加入表中即可)。特别说明，序号，是从1开始的自然数，且必须为第1列，因为VLOOKUP查询函数需要在数据表第1列中进行查找。其他表头字段顺序可不作要求。为了对5吋照片芯页有个感性认识，请见说明书附图1。由于照片有横向与竖向之分，在5吋照片芯页，同一张照片文字说明有2个不同位置，因此，要设字段文字说明1(位置在下面，对应横向照片)和字段文字说明2(位置在题名右侧，对应竖向照片)。按这些字段建好表后，我们就建好了“照片档案记录表”的框架。为了后续在写字机程序上建5吋照片芯页书写模板，这里录入4条记录。为了后续观察文字分布位置从而确定移动表格线的幅度最终在写字机上建立模板，在此，对于这2条记录的“题名”、“文字说明1”、“文字说明2”等3个字段的字数，按照实际芯页相应字段格子能写的最多的大约字数，分别按“题名”70字、“文字说明1”50字、“文字说明2”60 字录入。室编号按：“Y(或C、D)
‑
数字”(Y代表永久，C 代表长期，D代表短期)的格式录入，时间按：年月日共计 8位数格式，例如：20200305等格式录入。在实际中，同一条记录，录了文字说明1，就不录文字说明2，反之亦然。然而，为了调整写字机程序上的有关参数以便制作写字机书写照片档案芯页的模板，这里我们对第1和第4条记录同时录入文字说明1和文字说明2。录入完成后，在表的的表头字段的最后一列，即摄影者列(即G列)之后，随便哪一列，这里就姑且选隔1列的I列，即在I2单元格输入：＝
“”
&题名列2(即C2)。引号内是空格，这里是6个空格，对应实际芯页上“题名：”的宽度，如此，是为了避免照片的说明文字与芯页上的“题名：”文字重叠。紧接着在J2单元
格输入：＝
“”
&文字说明1列2(即D2)，这里是9 个空格，回车。在K2单元格输入：＝
“”
&文字说明2列2(即E2本文档来自技高网...

【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是先在写字机程序上制作5吋照片芯页书写模板，然后利用EXCEL表格处理软件中的VLOOKUP查询函数，在制作的与5吋照片档案芯页格式相同的EXCEL表格中导入照片档案说明的全部记录，从而一次性生成众多与5吋照片档案芯页格式相同且包括全部照片档案说明记录的EXCEL格式的表格，最后，打开写字机程序上的5吋照片芯页书写模板，导入这一次性生成的众多与5吋照片档案芯页格式相同且包括全部照片档案说明记录的EXCEL表格，再由写字机一一书写出来。2.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在EXCEL里，新建一个工作簿，姑且命名为“照片档案”，然后将sheet1工作表姑且重命名为：“照片档案记录表”，将sheet2工作表姑且重命名为：“序号表”，sheet3工作表姑且重命名为：“芯页表”。3.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在“照片档案”工作薄里的“照片档案记录表”，依次在A1：G1单元格区域中输入如说明书里所述的“各表头字段名：序号、室编号、题名、文字说明1、文字说明2、时间、摄影者(注：照片芯页虽然还有照片号、底片号、参见号，但不要求整理单位填写，或填写的机会极小，这里就略去，如果这几个项目有填写的情况，把它加入表中即可)”，序号，是从1开始的自然数，且必须为第1列，文字说明1对应芯页横向照片的文字说明，文字说明2对应芯页竖向照片的文字说明，然后在“照片档案记录表”中暂且录入任意内容4条记录便利后续在写字机上建立模板。4.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在“照片档案”工作薄里的“照片档案记录表”的表头字段的最后一列之后，随便哪一列，这里姑且选隔1列的I列，依次在I2输入：＝
“ꢀꢀ”
&C2(注：引号内有6个空格)、在J2输入：＝
“ꢀꢀ”
&即D2(注：引号内有9个空格)、在K2输入：＝
“ꢀꢀ”
&E2(注：引号内有9个空格)、在L2输入：＝
“ꢀꢀ”
&G2(注：引号内有7个空格)，然后，依次下拉复制I2、J2、K2、L2右下角黑十字直至I5、J5、K5、L5，以上录入空格是为了照片说明数据避开5吋照片芯页上有文字的位置。5.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在“照片档案”工作薄里的“序号表”，首次建立“序号表”，在A1单元格录入“序号”，在A2输入1，在A3输入2，首次建立“序号表”的工作即告完成。6.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在建好“芯页表”的1页幅面后，再回头在“序号表”里下拉复制，生成第2组数，其步骤是，建成1页幅面的“芯页表”后，先打开“芯页表”，然后点菜单上的“打印预览”，接着点“关闭”，于是界面就出现了分页线，然后读取第1页末尾左侧的行标数，为23，此即“芯页表”1页幅面的行数，回到“序号表”里，选中第1组数和一定数量的空单元格，以确保选中的行数等于“芯页表”1页幅面的行数，即用鼠标选中“序号表”中的第1组数的第1个数，即数值1所在的A2单元格，第1组数的第2个数也是该组的最后1个数，即数值2所在的A3单元格，直至选中至A24，共计23行，对选中的末尾单元格，即A24的右下角的黑十字下拉复制，直至A26，即第2组数的第2个数，也是第2组数的最后1个数，即4，如此完成了生成第2组数的步骤。7.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在今后实际应用中，在5吋照片芯页的1页幅面的书写模板已建立的前提下，建立“序号表”方法如下，选中A2，即数字1，鼠标左键不松，向下，直至共选中的行数与“芯页表”1页幅面的行数一致为
止，即从A2直至选中A24，共23行，然后，对选中的末尾单元格，即A24的右下角的黑十字下拉复制，直至“序号表”里数组里的序号数值与“照片档案记录表”里全部数据记录的最后一条记录序号一致为止。8.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在“照片档案”工作薄里的“芯页表”，对照1页5吋照片芯页样式，设置页边距，具体操作为：鼠标依次点击：页面布局
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页边距
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自定义边距
‑
页边距，并按如下设置：上：1.3，页眉0.8，左：1.8，右：0.8，下：1.9，页脚：0.8。9.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在“照片档案”工作薄里的“芯页表”，设置1页5吋照片芯页所包含的2个表格式样及2个表的间距，具体操作为：选中A列第1行至第7行并点击菜单的“合并后居中”，对B列第1
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8行合并后居中，对C列第1
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8行合并后居中，对C9、C10、C11合并后居中，对第1页中2个表的间隔行，即A12、B12、C12，合并后居中，对间隔行上的表格进行复制，并从隔行下A13处粘贴。10.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在“照片档案”工作薄里的“芯页表”，设置1页5吋照片芯页里的2个表格大小及表格内各单元格大小，具体操作为：选中A列，将鼠标指针放置在A列与B列的标签之间，此时在列标签之间的中线上鼠标指针显示为一个黑色双向箭头，按住鼠标左键不放，向右拖动鼠标，直到列标签上方的提示框显示的列宽为4.42厘米时为止，选中B列，将鼠标指针放置在B列与C列的标签之间，按住鼠标左键不放，向右拖动黑色双向箭头，直到列标签上方的提示框显示的列宽为3.92厘米时为止，选中C列，将鼠标指针放置在C列与D列的标签之间，按住鼠标左键不放，向右拖动黑色双向箭头，直到列标签上方的提示框显示的列宽为9.50厘米时为止，选中1
‑
11行，向下拖动第1行与第2行的行标签直至提示框显示1.14厘米时松开鼠标，选中两个表格的间隔行，即第12行，向下拖动第12行与第13行之间的行标签直至提示框显示0.98厘米时松开鼠标，选定第1页的第2张表的1
‑
11行(即13
‑
23行)，向下拖动第13行与第14行之间的行标签直至提示框显示1.14厘米时松开鼠标，先后选中第1页的2个表格，并点上端菜单的“字体
”‑“
边框
”‑“
所有框线”。11.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，打开“照片档案”工作薄里的“芯页表”的第1页，在A1输入：＝VLOOKUP(序号表！A2，照片档案记录表！$A$1：$L$5，9，0)，回车，对A1的函数，拉黑选定，并点“复制”，然后鼠标在A1的函数尾，回车，选中B1，点“粘贴”，将A1的函数粘贴，将其第3个参数，由9改为11，回车，同样，分别对C9、A9、A11、B11粘贴A1的函数，并将其第3个参数9，分别改为：10、2、6、7，分别回车，再对A13、B13、C21、A21、A23、B23依次鼠标击右键，选“粘贴”，粘贴A1函数，回车，然后，分别将其函数的第1个参数由原来的A2，改为A3，分别回车，然后，除A13外，分别对B13、C21、A21、A23、B23的函数的第3个参数分别改为：11、10、2、6、7，分别回车，然后，选中“芯页表”的2个表格，将字体颜色选为红色。12.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，在建好“芯页表”的1页幅面后，回到“序号表”，通过下拉复制，生成第2组数后，选中“芯页表”的第1页幅面，然后对第1页幅面的右下角的黑十字下拉复制，直至生成第2页幅面的“芯页表”。13.根据权利要求1所述的利用写字机书写5吋照片芯页的方法，其特征是，为在写字机程序上建5吋照片芯页书写模板，先在WPS2019或其他能将电子...

【专利技术属性】
技术研发人员：王忠泽，
申请(专利权)人：王忠泽，
类型：发明
国别省市：