一种纸质文档电子化归档方法及系统技术方案

本发明专利技术公开了一种纸质文档电子化归档方法及系统，其中纸质文档电子化归档方法，包括：获取纸质文档对应的电子文档；根据第一预设规则为所述电子文档编号；设置归档信息表，所述归档信息表中包括档案号和各档案号对应的电子文档数量；创建以所述档案号命名的归档文件夹；根据所述归档信息表和电子文档的编号按第二预设规则将各电子文档移动至对应的归档文件夹。本发明专利技术实现了纸质档案对应电子文档的自动化分类归档，无需人工进行分类，提高了档案分类归档的效率，并降低了出错率。并降低了出错率。并降低了出错率。

【技术实现步骤摘要】
一种纸质文档电子化归档方法及系统


[0001]本专利技术涉及档案数字化处理
，特别是涉及一种纸质文档电子化归档方法及系统。

技术介绍

[0002]随着国家治理体系和治理能力现代化的深入推进，档案工作发挥作用的空间越来越大，而档案信息化水平的提升，更有利于进一步提高档案工作制度化、规范化、科学化水平，突破档案属地利用限制，打破档案“信息孤岛”，实现馆际档案资源的共建共享。
[0003]近年来，档案信息化、数字化工作也乘机发展迅速，各类辅助设备、软件层次不穷。在实际工作中，档案数字化各项流程基于各类业务软件的支持，已基本实现半自动化处理。但数字化分件环节仍处于人工识别处理的原始状态，特别是在数字化量大、件数多的情况下，需人工反复进行复制粘贴、核验校对，往往需要耗费大量人力和时间，并且极易出现错误。

技术实现思路

[0004]本专利技术的目的在于克服现有技术的一项或多项不足，提供一种纸质文档电子化归档方法及系统。
[0005]本专利技术的目的是通过以下技术方案来实现的：一种纸质文档电子化归档方法，包括：获取纸质文档对应的电子文档；根据第一预设规则为所述电子文档编号；设置归档信息表，所述归档信息表中包括档案号和各档案号对应的电子文档数量；创建以所述档案号命名的归档文件夹；根据所述归档信息表和电子文档的编号，按第二预设规则将各电子文档移动至对应的归档文件夹。
[0006]优选的，获取纸质文档对应的电子文档，包括：扫描所述纸质文档得到对应的电子文档。
[0007]优选的，根据第一预设规则为所述电子文档编号，包括：分别为每个电子文档设置编号，所有电子文档的编号按照对应电子文档获取的先后顺序逐渐增大。
[0008]优选的，根据所述归档信息表和电子文档的编号按第二预设规则将各电子文档移动至对应的归档文件夹，包括：将所有电子文档按照其编号由小到大的顺序进行排列；按照归档信息表中各档案号对应的电子文档数量将所述电子文档进行分组；分别将每组电子文档移动至对应的归档文件夹中。
[0009]优选的，按照归档信息表中各档案号对应的电子文档数量将所述电子文档进行分组，包括：按归档信息表中各档案号的排列顺序依次为各档案号设置对应的电子文档分组；为档案号设置对应的电子文档分组的方法为：获取档案号对应的电子文档数量N，并将待分组的所有电子文档中前N份电子文档作为该档案号对应的电子文档分组。
[0010]一种纸质文档电子化归档系统，包括：文档获取模块，用于获取纸质文档对应的电子文档，并根据第一预设规则为所述电子文档编号；归档信息模块，用于设置归档信息表，所述归档信息表中包括档案号和各档案号对应的电子文档数量；文件夹创建模块，用于创建以所述档案号命名的归档文件夹；归档模块，用于根据所述归档信息表和电子文档的编号按第二预设规则将各电子文档移动至对应的归档文件夹。
[0011]优选的，所述文档获取模块扫描所述纸质文档得到对应的电子文档，并根据第一预设规则为所述电子文档编号。
[0012]优选的，所述归档模块包括：排序子模块，用于将所有电子文档按照其编号由小到大的顺序进行排列；分组子模块，用于按照归档信息表中各档案号对应的电子文档数量将所述电子文档进行分组；移位子模块，用于将每组电子文档移动至对应的归档文件夹中。
[0013]优选的，所述分组子模块按归档信息表中各档案号的排列顺序依次为各档案号设置对应的电子文档分组。
[0014]优选的，为档案号设置对应的电子文档分组的方法为：获取档案号对应的电子文档数量N，并将待分组的所有电子文档中前N份电子文档作为该档案号对应的电子文档分组。
[0015]本专利技术的有益效果是：本专利技术实现了纸质档案对应电子文档的自动化分类归档，无需人工进行分类，提高了档案分类归档的效率，并降低了出错率，同时，还能够将档案工作者从重复、繁重的分件工作中解放出来。
附图说明
[0016]图1为本专利技术中纸质文档电子化归档方法的一种流程框图；图2为本专利技术中电子文档编号的一种示意图；图3为本专利技术中归档信息表的一种示意图；图4为本专利技术中归档文件夹的一种示意图；图5为本专利技术中纸质文档电子化归档系统的一种组成框图。
具体实施方式
[0017]下面将结合实施例，对本专利技术的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本专利技术一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本专利技术中的实施例，本领域
技术人员在没有付出创造性劳动的前提下所获得的所有其他实施例，都属于本专利技术保护的范围。
[0018]参阅图1
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图5，本实施例提供了一种纸质文档电子化归档方法及系统：如图1所示，一种纸质文档电子化归档方法，包括：S1.获取纸质文档对应的电子文档。
[0019]具体的，获取要归档的纸质文档对应的电子文档。
[0020]一般的，所述S1包括：扫描所述纸质文档得到对应的电子文档。
[0021]S2.根据第一预设规则为所述电子文档编号。
[0022]一般的，所述S2包括：根据第一预设规则为所述电子文档编号，包括：分别为每个电子文档设置编号，所有电子文档的编号按照对应电子文档获取的先后顺序逐渐增大。例如，获取的第一份电子文档的编号为001，获取的第二份电子文档的编号为002，获取的第三份电子文档的编号为003，以此类推，如图2所示。
[0023]此外，电子文档的编号也可以按照其他规则进行排列。例如，按照电子文档占用存储空间的大小进行排序，如，占用存储空间最大的电子文档编号为001，占用存储空间第二大的电子文档编号为002，占用存储空间第三大的电子文档编号为003，以此类推。
[0024]S3.设置归档信息表，所述归档信息表中包括档案号和各档案号对应的电子文档数量。
[0025]如图3所示，图中显示了一个归档信息表，该归档信息表中包括档案号（如HQZX
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0001；HQZX
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0002；HQZX
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0003）和各档案号对应的电子文档数量（如，档案号HQZX
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0001对应的电子文档数量为21；档案号HQZX
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0002对应的电子文档数量为13）。
[0026]S4.创建以所述档案号命名的归档文件夹。
[0027]具体的，分别为每一个档案号创建一个对应的归档文件夹，该归档文件夹以对应的档案号命名。例如，分别创建名称为“HQZX
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0001”、“HQZX
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【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种纸质文档电子化归档方法，其特征在于，包括：获取纸质文档对应的电子文档；根据第一预设规则为所述电子文档编号；设置归档信息表，所述归档信息表中包括档案号和各档案号对应的电子文档数量；创建以所述档案号命名的归档文件夹；根据所述归档信息表和电子文档的编号，按第二预设规则将各电子文档移动至对应的归档文件夹。2.根据权利要求1所述的一种纸质文档电子化归档方法，其特征在于，获取纸质文档对应的电子文档，包括：扫描所述纸质文档得到对应的电子文档。3.根据权利要求1所述的一种纸质文档电子化归档方法，其特征在于，根据第一预设规则为所述电子文档编号，包括：分别为每个电子文档设置编号，所有电子文档的编号按照对应电子文档获取的先后顺序逐渐增大。4.根据权利要求1所述的一种纸质文档电子化归档方法，其特征在于，根据所述归档信息表和电子文档的编号按第二预设规则将各电子文档移动至对应的归档文件夹，包括：将所有电子文档按照其编号由小到大的顺序进行排列；按照归档信息表中各档案号对应的电子文档数量将所述电子文档进行分组；分别将每组电子文档移动至对应的归档文件夹中。5.根据权利要求4所述的一种纸质文档电子化归档方法，其特征在于，按照归档信息表中各档案号对应的电子文档数量将所述电子文档进行分组，包括：按归档信息表中各档案号的排列顺序依次为各档案号设置对应的电子文档分组；为档案号设置对应的电子文档分组的方法为：获取档案号对应的电子文档数量N，并将待分组的所有电子文档...

【专利技术属性】
技术研发人员：吴峰，沈柳法，
申请(专利权)人：四川家齐立信信息技术有限公司，
类型：发明
国别省市：