利用多个网络应用管理文档的系统和方法技术方案

一种用于管理文档的方法和系统，其中所述系统包括经由网络连接到图像处理设备和应用的文档管理服务器。该文档管理服务器从图像处理设备接收标识信息，并将与网络应用相关的信息发送到图像处理设备。然后该信息被用来改变图像处理设备的功能。

【技术实现步骤摘要】
【国外来华专利技术】
本专利技术涉及用于管理多功能设备和各种后端网络应用之间的文档或文件 的方法和基于计算机的系统。
技术介绍
过去几年中，通过网络可获得的文档相关的应用的数目和类型有所增长。 这些应用可以包括文档管理系统，诸如那些专用于管理各种特定内容的文档 的系统，所述内容例如医药、法律、财会、营销、科学、教育等。其它应用包括各种投递(delivery )系统，诸如电子邮件服务器、传真服务器和/或常规 邮件投递。另外的应用包括文档处理系统，诸如格式转换和光学字符识别。 进一步的应用包括文档管理系统，用于存储、组织和管理各种文档。下文中 将这些应用称为后端应用。已经想到各种用于从图像处理设备(例如扫描仪、打印机、复印机、照 相机)访问这些网络应用的系统。 一种系统将一台计算机与每个图像处理设 备相关联，以便利用网络应用管理文档。计算机与各种网络应用通信，以使 得图像处理设备的用户能够使用这些应用。例如，计算机从网络应用请求和 接收关于该应用为了管理文档所要求的数据格式和内容的信息。计算机处理 该信息，并将图像处理设备配置成提供正确的格式和内容。然而，这样的系统具有许多缺点，特别是考虑到具有大量图像处理设备 的相对大型的办公室的环境时更是如此，其中，所述图像处理设备会使用可 能随时间变化的不同种类网络文档应用。具体来说，要求每个图像处理设备 具有一台计算机增加了成本并降低了灵活性。这一要求带来了维护、保护和 升级计算机的负担。当系统中集成了新的应用时，必须更新每个计算机和/或 每个图像处理设备，使其与新的网络应用兼容。更新每个本地计算机和/或每 个图像处理设备的任务为系统管理员增加了成本上的负担，并且其严重增加 了公司网络上的通信量。这种通信量的增长会降低公司整个网络的速度。
技术实现思路
本专利技术人认为，需要同时在图像处理设备和各种网络应用之间更有效地 和动态地管理文档。本专利技术提供满足这种需要的方法和系统。本专利技术的系统包括至少一个图像处理设备，例如多功能设备，但优选为 若干图像处理设备、连接到该图像处理设备的文档管理服务器、以及连接到 文档管理服务器的网络应用。文档管理服务器用作图像处理设备的代理和到 网络应用的网关。文档管理服务器从图像处理设备接收标识，查找简档，并将简档发送到 图像处理设备。应当注意，这些图像处理设备可以实现为一个或多个各种类型的多功能设备(MFD )。简档包括关于经由网络连接到文档管理服务器的应 用的信息。该信息可以是标识可供MFD使用的各种后端网络应用的特定参数 的形式。基于该简档信息，MFD接收从文档管理服务器发送的软件插件，其 对应于特定后端网络应用。然后，可以根据该接收到的插件信息改变或定制 MFD的功能。更具体地说，基于所述简档和插件信息，图像处理设备可以调 整其用户界面(interface)和用户可用的用以与网络应用交互的相应的功能。 文档管理服务器可以从图像处理设备接收作业信息，例如文档，处理该作业 信息，并将处理后的信息发送到连接到文档管理服务器的应用。软件插件允 许用户在实际扫描图像文件之前向该图像文件添加特定的索引和处理指令。 软件插件还允许用户执行特殊的登录功能，以便获得对需要附加级认证的后 端应用的访问权限。应用可以包括例如电子邮件服务器、传真服务器、文件 格式转换系统、光学字符识别系统、文档管理系统或文件存储系统。系统还 可以为图像处理设备提供一种方法，用于当用户已经登录到网络域中时，确 定特定后端应用是否需要用户认证。有利地，本专利技术的系统和方法允许利用信息自动更新图像处理设备，以 便能够使用最新结合到网络上的应用。对图像处理设备的更新可以由文档管 理服务器基于该图像处理设备可获得的筒档信息有效地执行。特定软件插件 可以存储在文档管理服务器中，并且可以由MFD访问，以便与结合到系统中 的特定后端应用相对应地被使用。被发送到图像处理设备的服务器筒档还允 许修改用户界面，以便用户能够选择可从该图像处理设备获得的各种处理功 能。服务器简档使得MFD处理图像数据之前，能够向该图像数据附加各种指 令、索引或处理指令。然后，在扫描的图像被发送到文档管理服务器之前，MFD将这些指令附加到该扫描的图像。因此，不需要为了单个图像处理设备 而升级新的固件，这样做成本高而且耗费时间。文档管理服务器可以有效地 管理图像处理设备和网络应用之间的关系的各个方面。例如，文档管理服务 器可以管理全局目录服务器的安全，可以管理图像处理设备与网络应用之间 的财务关系(例如与开帐单(billing),记帐(accounting)和许可发放(licensing issue)相关)，可以处理去往图像处理设备和网络应用以及来自图像处理设备 和网络应用的文档，可以允许修改图像数据，以及在必要时可以允许图像处 理设备的用户登录到不同的应用。此外，由于可以容易地定制文档管理服务器，因此可以包括与每个新安 装的网络应用相关的各种插件。插件允许图像处理设备实现与每个网络应用、 特别是后端应用相关的定制功能。文档管理服务器可以向图像处理设备发送 插件，并且图像处理设备基于所接收的插件定制其操作。如果需要登录到网 络应用，插件使得图像处理设备向用户询问进一步的认证信息。本专利技术实现 的另一个特征是，图像处理设备能够对照(against)特定的用户认证系统， 标识用户是否已经进行认证。插件还允许用户在文档被发送到文档管理服务 器、随后被后端应用处理之前，使扫描的或处理的文档包括或向其附加特定 的处理指令。附图说明通过参考以下结合附图的具体描述，可以容易地获得对本专利技术及其随之 而来的许多优点更加全面的认识，同时本专利技术及其随之而来的许多优点将变 得更加容易理解，附图中图1是示出根据本专利技术的一个实施例的整体系统配置的框图2是示出根据本专利技术的 一个实施例的用于图像处理设备的浏览器的框图3A示出了根据本专利技术的一个实施例的图像处理设备上显示的登录用 户界面的例子；图3B示出了根据本专利技术的一个实施例的图像处理设备上显示的扫描到 电子邮件用户界面的例子；图3C示出了根据本专利技术的一个实施例的图像处理设备上显示的扫描到 电子邮件用户界面的例子；图3D示出了根据本专利技术的一个实施例的图像处理设备上显示的扫描到后端系统用户界面的例子；图4A是示出根据本专利技术的一个实施例的、多功能设备获得简档信息的 步骤的流程图4B是示出根据本专利技术的一个实施例的、由多功能设备在接收到简档 (profile )信息时所执行的步骤的流程图5是示出根据本专利技术的一个实施例的、在认证用户时执行的步骤的流程图6是示出根据本专利技术的一个实施例的、在用户登录到网络之后用于附 加网络应用的用户认证处理的流程图7示出了根据本专利技术的一个实施例的、与后端系统相关联的插件 (plug-in)的示例代码；图8是示出根据本专利技术的一个实施例的、在向后端系统发送文档时执行 的步骤的流程图9示出了根据本专利技术的一个实施例的、在借助于文档管理服务器发送传真时执行的步骤；图10是示出根据本专利技术的一个实施例的、向后端系统发送经中间处理系统处理过的文档时执行的步骤的流程图11是示出根据本专利技术的一个实施例的、在同时向后端系统发送文档并打印该文档的处理中执行的步骤的流程图12是示出根据本专利技术的一个实施例的图像处理设备的框图1本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种用于管理文档的方法，包括步骤：　　　　从图像处理设备向服务器发送标识数据；　　　　由所述服务器基于该标识数据检索与多个网络应用相对应的信息；　　　　将该信息从所述服务器发送到所述图像处理设备；　　　　在所述图像处理设备处接收该信息；以及　　　　基于所接收的信息改变所述图像处理设备的功能。

【技术特征摘要】
【国外来华专利技术】US 2005-3-30 11/092,8361、一种用于管理文档的方法，包括步骤从图像处理设备向服务器发送标识数据；由所述服务器基于该标识数据检索与多个网络应用相对应的信息；将该信息从所述服务器发送到所述图像处理设备；在所述图像处理设备处接收该信息；以及基于所接收的信息改变所述图像处理设备的功能。2、 如权利要求l所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括 发送与所述图像处理设备的身份标识相对应的标识数据。3、 如权利要求2所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括 发送所述图像处理设备的序列号。4、 如权利要求l所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括 发送与所述图像处理设备的用户的身份标识相对应的标识数据。5、 如权利要求4所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括 发送用户名和密码。6、 如权利要求l所述的方法，其中，所述检索信息的步骤包括 检索与所述图像处理设备相对应的简档信息。7、 如权利要求6所述的方法，其中，所述检索信息的步骤包括 检索所述简档信息，该简档信息包括所述多个网络应用中每一个的标识。8、 如权利要求l所述的方法，还包括步骤基于所接收的标识数据确定没有在所述服务器注册所述图像处理设备；以及当所述服务器所存储的许可信息指示未注册的图像处理设备能够被注册 时，在该服务器处注册该图像处理设备。9、 如权利要求l所述的方法，其中，所述检索信息的步骤包括 检索与所述多个网络应用中每一个相对应的至少 一个可执行文件。10、 如权利要求l所述的方法，其中，所述改变图像处理设备的功能的 步骤包括基于所接收的信息改变所述图像处理设备的用户界面。11、 如权利要求l所述的方法，其中 所述接收信息的步骤包括接收与所述多个网络应用中的至少 一个相对应的可执行文件；并且所述改变图像处理设备的功能的步骤包括执行该可执行文件，并基于对 该可执行文件的执行，改变该图像处理设备的功能。12、 如权利要求l所述的方法，还包括步骤基于哪些网络应用被连接到所述服务器来选择被发送到所述图像处理设 备的信息。13、 如权利要求l所述的方法，还包括步骤基于所述图像处理设备所接收的信息，确定是否需要为所述多个网络应 用中的至少一个进行用户认证。14、 如权利要求l所述的方法，还包括步骤通过将认证信息从所述图像处理设备发送到所述服务器来为所述多个网 络应用中的 一个认证该图像处理设备的用户。15、 如权利要求l所述的方法，还包括步骤确定当前是否在服务器上对所述图像处理设备的用户进行认证，并确定 为了访问所述多个网络应用中的至少一个，是否需要后续的用户认证。16、 如权利要求l所述的方法，还包括将用户认证信息从所述图像处理设备发送到所述服务器；以及 使用该用户认证信息为所述多个网络应用认证用户。17、 如权利要求l所述的方法，还包括步骤在所述服务器中存储与连接到该服务器的每个网络应用相对应的信息。18、 如权利要求17所述的方法，还包括步骤将所存储的与连接到所述服务器的每个网络应用相对应的信息发送到连 接到该服务器的多个图像处理设备。19、 如权利要求l所述的方法，其中，所述将信息发送到所述图像处理 设备的步骤包括仅当存储在所述服务器中的、与所述图像处理设备相对应的简档指示该 图像处理设备被授权访问所述多个网络应用时，才将所述信息发送到该图像 处理设备。20、 如权利要求l所述的方法，还包括步骤 在所述服务器处从所述图像处理设备接收作业信息； 在所述服务器处处理该作业信息；以及将经处理的作业信息从该服务器发送到连接到该服务器的多个网络应用 中的至少一个。21、 如权利要求20所述的方法，其中所述接收作业信息的步骤包括，接收与所述图像处理设备所处理的文档 相关的作业信息；并且所述发送经处理的作业信息的步骤包括，将该作业信息发送到文档 管理系统。22、 如权利要求20所述的方法，其中，所述发送经处理的作业信息的步 骤包括将经处理的作业信息发送到多个网络应用。23、 如权利要求20所述的方法，还包括步骤在所述图像处理设备处理图像之前，向该图像添加索引信息。24、 如权利要求23所述的方法，其中，所述向图像添加索引信息的步骤 包括在所述图像处理设备处理所述图像之前，添加来自用户界面的索引信息。25、 如权利要求20所述的方法，还包括步骤 在所述图像处理设备处理所述图像之前，向该图像添加处理指令。26、 如权利要求25所述的方法，其中，所述向图像添加处理指令的步骤 包括在所述图像处理设备处理所述图像之前，向图像添加来自用户界面的指令。27、 一种用于管理文档的系统，包括 具有界面的图像处理设备；服务器，具有模块和连接到该图像处理设备的界面的接口 ； 所述图像处理设备的界面被配置成将标识数据从所述图像处理设备发送 到所述服务器；所述服务器的模块被配置成基于从所述图像处理设备的界面接收的标识 数据，检索存储在所述服务器中的、与多个网络应用相对应的信息；所述服务器的接口被配置成，将所述信息从所述服务器发送到所述图像 处理设备； 所述图像处理设备的界面被配置成，在该图像处理设备处接收所述信息；以及所述图像处理设备的处理器被配置成，基于所接收的信息改变该图像处 理设备的功能。28、 如权利要求27所述的系统，其中所述图像处理设备的界面被配置成，发送标识数据，该标识数据包括与 该图像处理设备的身份标识相对应的信息。29、 如权利要求28所述的系统，其中所述图像处理设备的界面被配置成，发送包括该图像处理设备的序列号 的标识数据。30、 如权利要求27所迷的系统，其中所述图像处理设备的界面被配置成，发送包括与所述图像处理设备的用 户的身份标识相对应的信息的标识数据。31、 如权利要求30所述的系统，其中所述图像处理设备的界面被配置成，发送包括用户名和密码的标识数据。32、 如权利要求27所迷的系统，其中所述模块被配置成，检索存储在所述服务器中的信息，所述信息包括与 所述图像处理设备相对应的简档信息。33、 如权利要求32所述的系统，其中所述模块被配置成，检索存储在所述服务器中的信息，所述信息包括所 述多个网络应用的身份标识。34、 如权利要求27所迷的系统，其中所述服务器被配置成，基于所接收的标识数据确定没有在服务器注册所 述图像处理设备；并且所述服务器被配置成，当所述服务器所存储的许可信息指示未注册的图 像处理设备能够被注册时，注册该图像处理设备。35、 如权利要求32所迷的系统，其中所述模块被配置成，检索存储在所述服务器中的信息，所述信息包括与 所述多个网络应用中的每一个相对应的至少一个可执行文件。36、 如权利要求27所述的系统，其中所述图像处理设备的处理器被配置成，基于从所述服务器所接收的信息 改变所述图像处理设备的用户界面。37、 如权利要求27所述的系统，其中所述图像处理设备的界面被配置成，接收与所述多个网络应用中的至少 一个相对应的可执行文件；并且所述处理器被配置成，执行该可执行文件，并基于对该可执行文件的执 行，改变该图像处理设备的功能。38、 如权利要求27所述的系统，其中所述服务器的接口...

【专利技术属性】
技术研发人员：北田博之，
申请(专利权)人：株式会社理光，
类型：发明
国别省市：JP[日本]