一种纸质合同管理方法技术

本发明专利技术适用于合同管理技术领域，提供一种纸质合同管理方法，主要包括信息录入、合同打印、合同扫描解析、合同归档几个步骤，打印的合同页中有条形码信息(首页有二维码)，打印后的合同可以多份一起扫描，扫描得到的图像可以自动排序、命名和归档，扫描识别无误时，还可以自动附件上传，在后台系统可以对合同查询和审批，解决了纸质合同人工批量上传及上传后与系统数据匹配的问题。当出现扫描识别错误的合同页时，可以手动补充信息然后保存至文件夹进行上传，也解决了因二维码或条形码扫描不清晰而导致的无法自动上传的问题，最终保证所有纸质合同的上传，将纸质合同电子化管理。

【技术实现步骤摘要】
一种纸质合同管理方法
本专利技术属于合同管理
，尤其涉及一种纸质合同管理方法。
技术介绍
随着公司业务扩展，市场占有率增加，原有的纸质合同打印的流程耗时较长、操作冗余，已无法满足现在的需求。为此，提高纸质合同管理的效率，就显得意义非凡。目前的系统已经实现了，纸质合同的电子化管理，包括纸质合同的数据录入，手动上传附件，手动归档。但是使用的过程中，需要操作的步骤还是不够简洁，人工上传附件效率低且有一定的错误率，电子化反而给用户造成了使用困扰。因此，优化合同附件上传及归档流程，设计一种高效的纸质合同管理系统及办法是十分有必要的。
技术实现思路
鉴于上述问题，本专利技术的目的在于提供一种纸质合同管理方法，旨在解决现有种纸质合同管理效率低、易出错的技术问题。本专利技术采用如下技术方案：所述纸质合同管理方法包括下述步骤：选择合同模版，并录入合同基本信息；针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数；通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列；统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统；对于图像数量与合同总页数不一致的文件夹，给出未归档标记或提示。进一步的，所述方法还包括下述步骤：对于无法扫描识别的合同页，当接收到手动录入的合同编号和当前页码信息并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。进一步的，所述方法还包括下述步骤：对于无法扫描识别的合同页，即条形码无法识别，如果能够识别出其中的合同编号信息，则在录入框中自动填入合同编号，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；如果无法识别出其中的合同编号信息，但能识别出其中的页码信息，则首先查找合同总页数一致的文件夹，然后在找到的文件夹中核对是否存在缺少当前页码的文件夹，若存在则将文件夹对应的合同编号自动填入录入框，同时自动填入当前页码，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；如果可以识别出合同编号以及页码信息，但无法识别验证码信息，则自动将合同编号和当前页码填入录入框，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；如果合同编号信息和页码信息均无法识别，则默认将最近的合同编号自动填入录入框，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。本专利技术的有益效果是：本专利技术能够减少纸质文档附件上传的步骤，设置了不同的合同模版，在录入合同基本信息后即可选择打印，合同页中有条形码信息(首页有二维码)，打印后的合同可以多份一起扫描，扫描得到的图像可以自动排序、命名和归档，扫描识别无误时，还可以自动附件上传，在后台系统可以对合同查询和审批，解决了纸质合同人工批量上传及上传后与系统数据匹配的问题。当出现扫描识别错误的合同页时，可以手动补充信息然后保存至文件夹进行上传，也解决了因二维码或条形码扫描不清晰而导致的无法自动上传的问题，最终保证所有纸质合同的上传，将纸质合同电子化管理，方便后期合同的查询及管理，便于纸质合同高效管理，也提高了合同归档效率，降低了人为操作的错误率。附图说明图1是本专利技术实施例提供的纸质合同管理方法流程图；图2是本专利技术实施例提供的客户端界面操作示意图。具体实施方式为了使本专利技术的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本专利技术进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本专利技术，并不用于限定本专利技术。为了说明本专利技术所述的技术方案，下面通过具体实施例来进行说明。图1示出了本专利技术实施例提供的纸质合同管理方法的流程，为了便于说明仅示出了与本专利技术实施例相关的部分。如图1所示，本实施例提供的纸质合同管理方法包括下述步骤：步骤S1、选择合同模版，并录入合同基本信息。一个公司对于不用的业务有相应的合同模版，用统一合同模版能够规避合同风险。本专利技术首先会预设各种模版合同，办事人员在客户端界面中选择合同模版，然后录入合同基本信息，界面如图2所示，包括客户名称、客户税号、客户机号、购买商品、签约时间等基本信息，录入完成后即进行下一步。步骤S2、针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数。选择合同模版之后，在客户端界面中的合同编号位置自动生成一个合同编号，合同编码由字母和数字组成。办事人员将纸质合同放入打印机中，在客户端应用中选中已经生成的合同，点击合同打印按钮进行打印，在合同首页的左上角打印一个二维码，二维码包含有合同编码信息，在合同每一页的右下角打印条形码，条形码包含合同编号、页码信息以及验证码信息。针对不同的合同模版，需针对性的进行打印位置调整，具体位置设置在建立合同模版时即可设定。步骤S3、通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列。一段时间后，比如一个工作日，已经打印了多份合同，正常情况下合同页数一般大于1。打印的多份合同成摞放置，可以分批或者整体放入扫描仪中进行扫描。合同首页设置二维码的目的是，一是在扫描合同时，可以根据得到的合同编号生成一个对应的文件夹，二是在后续纸件合同文档存档管理时，通过扫描二维码就可以快速得合同编号，三是合同管理人员可以根据二维码快速分辨出合同首页，便于合同整理，具体明显的实际效果。由于不同合同模版的二维码和条形码的位置是已知的，因此根据扫描数据在图像特定范围进行识别即可，减小了识别范围，提高了识别速度。在扫描到二维码时，生成一个以该二维码所包含的合同编号作为文件名的文件夹。如果第一张不是合同首页，在扫描其他页时，也会扫描到条形码，根据条形码的合同编号页可以生成文件夹。因此在合同扫描过程中，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，同时以条形码所包含的当前页码作为文件名命名合同页图像，图像在文件夹中按文件名顺序排列。步骤S4、统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统。一个文件夹代表一份合同，正常文件夹内的图像数量与合同总页数一致，将数量一致合同的合同页图像进行归档和关联，作为附件上传至后台系统。从网页端可以登陆后台系统查看附本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一种纸质合同管理方法，其特征在于，所述方法包括下述步骤：/n选择合同模版，并录入合同基本信息；/n针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数；/n通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列；/n统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统；/n对于图像数量与合同总页数不一致的文件夹，给出未归档标记或提示。/n

【技术特征摘要】
1.一种纸质合同管理方法，其特征在于，所述方法包括下述步骤：
选择合同模版，并录入合同基本信息；
针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数；
通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列；
统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统；
对于图像数量与合同总页数不一致的文件夹，给出未归档标记或提示。


2.如权利要求1所述纸质合同管理方法，其特征在于，所述方法还包括下述步骤：
对于无法扫描识别的合同页，当接收到手动录入的合同编号和当前页码信息并确认时，自动...

【专利技术属性】
技术研发人员：周展，王燕蓉，孙鸿，周霜，刘明军，关元龙，周璐，孙鸽，刘赤枫，刘茹婧，张海峰，朱梁钢，蔡亮，胡昌浩，库伟平，胡玲，谌章斌，胡蝶，
申请(专利权)人：湖北航天信息技术有限公司，
类型：发明
国别省市：湖北;42