档案管理系统及操作流程技术方案

本发明专利技术涉及档案管理技术领域，尤其涉及档案管理系统及操作流程，档案管理系统包括用户查询终端、信息收集平台、档案处理系统、档案存储终端及自动压缩备份单元，所述档案整理归档单元包括档案资料分类标准单元、档案资料识别单元及档案资料著录单元，所述档案处理系统包括档案检索模块、档案管理模块、检索服务模块、系统配置模块及文件配置模块。本发明专利技术方案可快速整理信息收集平台信录入的档案信息并分类保存，便于用户在操作界面录入相应的检索条件即可导出相应的档案资料，具有相应权限的用户可对档案进行编辑整理及其他相关操作，避免无关人员强行更改档案信息，以防信息泄露，保证档案的安全，提高其档案整理及检索的效率。

【技术实现步骤摘要】
档案管理系统及操作流程
本专利技术涉及档案管理技术设计领域，尤其涉及档案管理系统及操作流程。
技术介绍
档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。随着档案资料越来越大，需要的处理系统也越来越复杂，容易出现档案调取困难，读档失败，档案信息易错乱等事故。为此，提出档案管理系统及操作流程。
技术实现思路
本专利技术所要解决的问题是提供档案管理系统及操作流程，解决现有档案存放复杂、不便调取、读档失败、档案信息易错乱的问题，能够实现批量，快速实现查询档案信息的目的。本专利技术解决上述技术问题所采用的技术方案是：档案管理系统，包括用户查询终端、信息收集平台、档案处理系统、档案存储终端及自动压缩备份单元。所述用户查询终端通过权限管理模块与所述档案处理系统、所述信息收集平台实现数据交互，对所述档案处理系统中的档案文件进行调取、查阅、编辑、下载及其他运用。所述信息收集平台包括档案资料在线收集平台、档案资料网络接收平台及档案资料蓝牙传输模块，通过各路资料收集渠道将档案资料收集完毕之后，利用档案整理归档单元将资料分类整理并与所述档案处理系统进行数据交互，对所述档案处理系统中的档案文件进行数据更新及覆盖。所述档案处理系统用于接收用户查询终端的查询指令，通过所述权限管理模块认证后将查询档案反馈给用户查询终端，分类存储信息收集平台收集整理的各类档案，实现档案文件的管理。所述档案存储终端用于存储所述档案处理系统整理完成的档案资料，并将系统设置时间区域内的档案资料自动存入所述自动压缩备份单元，避免档案遗失或被恶意篡改。档案管理包括档案全局管理、查询权限管理、查询人员信息管理、界面菜单管理、档案数据管理、档案存储管理、档案系统日志及档案更新动态等信息管理，便于直接在查询界面查询所需档案的一切相关信息，方便用户查询、调取或者借阅。进一步，所述权限管理模块包括RFID门禁卡、身份信息及档案借阅信息记录及档案查询密码及密保。所述RFID门禁卡为档案管理工作人员所有，具有自行编录及处理档案信息的权限。所述身份信息及档案借阅记录可涉及档案管理人员及档案借阅人员，便于系统对档案借阅信息的统计记录。所述档案查询密码及密保设置，便于认证新增借阅人员信息及相关信息录入，更新借阅适应范围。进一步，所述档案整理归档单元包括档案资料分类标准单元、档案资料识别单元及档案资料著录单元。所述档案资料分类标准单元设置相应的分类标准，档案资料识别单元根据分类标准将档案资料一一分类整理。所述档案著录单元可将符合分类标准的档案资料进行分类存档，并将著录信息保存，将不符合各分类标准的档案退回并提示工作人员进行处理。进一步，所述档案处理系统包括档案检索模块、档案管理模块、检索服务模块、系统配置模块及文件配置模块，用于获取待处理档案，并将其处理成设定标准格式的档案文件。所述档案检索模块用于接收用户通过用户查询终端输入的检索请求，并根据其具体请求，在所述档案处理系统中查询可匹配检索请求的目标档案，将文档信息反馈给用户查询终端。所述档案管理模块用于处理档案处理系统中档案文件的分类及存储整理。所述检索服务模块用于根据用户操作对所述档案管理数据库中全部档案文件进行包括索引维护在内的管理。所述系统配置模块用于根据用户操作对所述档案管理服务器配置进行管理。所述文件配置模块用于在所述用户查询终端、所述档案处理系统及所述信息收集平台之间实现数据的交互和传递。进一步，所述档案检索模块包括全文检索单元、高级检索单元、筛选检索单元、自定义检索单元、收藏夹检索单元及时间权限单元。所述档案管理模块包括查询权限处理单元、档案格式处理单元、档案分类处理单元、档案著录处理单元、档案排序处理单元及档案删除处理单元。所述检索服务模块包括检索管理单元、检索模板单元、索引消息单元、在线学习单元、在线组织处理单元及编辑记录保存单元。进一步，所述自动压缩备份单元包括档案定时监控单元、档案接受控制单元及档案存档监控单元。进一步，所述档案管理系统包括实体档案库房信息管理，所述实体档案库房内设有多个实体档案存放单元，所述档案存放单元内分别放置归档处理的纸质档案，所述档案外端分别设有RFID标签。本技术方案还提供档案管理系统操作流程，采用上述档案管理系统，所述操作流程包括调取借阅电子档案及纸质档案；其中，关于调取借阅电子档案的步骤：S1、用户在客户查询终端输入检索条件，送入档案管理系统进行查阅审批，系统判断是否能够调取待查阅档案，若不能调取复合检索条件的档案，用户则在客户端重新输入检索条件进行二次检索；S2、档案信息系统取出档案，用户选择是否对档案信息进行编辑处理，若不编辑相应档案，用户在查阅档案后退出档案管理系统；S3、对档案进行新建文档编辑，档案管理系统保存编辑文档后，退出档案管理系统。其中，关于调取借阅纸质档案的步骤：S1、用户在客户端查看纸质档案借阅信息及存放状态，判断现有库存内是否存在相关档案，若存在相关档案，客户端显示相关档案的存放位置及RFID标签编码等信息，便于用户查找，借阅时工作人员在客户端录入借阅信息，退出档案管理系统；S2、若档案库不存在相关档案，判断档案库是否存在档案外界记录，若有外借记录，用户查阅记录后退出档案管理系统，借阅新型可帮助用户判断下次查询借阅时间，方便下次借阅；S3、若客户端不存在相关借阅记录，判断本档案库不存在用户查询档案，退出档案管理系统。与现有技术相比，本专利技术的技术方案具有如下优点：1、本专利技术所提供的档案管理系统，可对档案处理系统进行数据交互，对档案处理系统中的档案文件进行调取和利用；可实现有网络与无网络条件下的数据交互，实现文档的智能管理及编辑，可快速有效更新档案管理系统的数据资源，使得档案管理系统中的档案管理服务器和档案管理数据库可以连接终端用户及第三方产生管理信息系统，完成互联互通、资源共享的任务，从而实现消息互联。2、本技术方案设置多重权限及密保装置，在实现档案可编辑整理的前提下，确保档案信息的安全，避免查询档案泄露重要信息，实现查询使用学习及密保一体的综合档案管理及保存系统。3、本技术方案将传统的档案管理与现代计算机技术相结合，解决了现有的档案查询效率低下，纸质档案难找、易乱的问题，自动查询及导出相应的档案资料及存放位置，并在档案资料出现异常时提供给控制管理系统警报信息，通知工作人员进行处理，避免档案泄露。4、本技本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.档案管理系统，包括用户查询终端、信息收集平台、档案处理系统、档案存储终端及自动压缩备份单元，其特征在于，/n所述用户查询终端通过权限管理模块与所述档案处理系统、所述信息收集平台实现数据交互，对所述档案处理系统中的档案文件进行调取、查阅、编辑、下载及其他运用；/n所述信息收集平台包括档案资料在线收集平台、档案资料网络接收平台及档案资料蓝牙传输模块，通过各路资料收集渠道将档案资料收集完毕之后，利用档案整理归档单元将资料分类整理并与所述档案处理系统进行数据交互，对所述档案处理系统中的档案文件进行数据更新及覆盖；/n所述档案处理系统用于接收用户查询终端的查询指令，通过所述权限管理模块认证后将查询档案反馈给用户查询终端，分类存储信息收集平台收集整理的各类档案，实现档案文件的管理；/n所述档案存储终端用于存储所述档案处理系统整理完成的档案资料，并将系统设置时间区域内的档案资料自动存入所述自动压缩备份单元，避免档案遗失或被恶意篡改；/n档案管理包括档案全局管理、查询权限管理、查询人员信息管理、界面菜单管理、档案数据管理、档案存储管理、档案系统日志及档案更新动态等信息管理，便于直接在查询界面查询所需档案的一切相关信息，方便用户查询、调取或者借阅。/n...

【技术特征摘要】
1.档案管理系统，包括用户查询终端、信息收集平台、档案处理系统、档案存储终端及自动压缩备份单元，其特征在于，
所述用户查询终端通过权限管理模块与所述档案处理系统、所述信息收集平台实现数据交互，对所述档案处理系统中的档案文件进行调取、查阅、编辑、下载及其他运用；
所述信息收集平台包括档案资料在线收集平台、档案资料网络接收平台及档案资料蓝牙传输模块，通过各路资料收集渠道将档案资料收集完毕之后，利用档案整理归档单元将资料分类整理并与所述档案处理系统进行数据交互，对所述档案处理系统中的档案文件进行数据更新及覆盖；
所述档案处理系统用于接收用户查询终端的查询指令，通过所述权限管理模块认证后将查询档案反馈给用户查询终端，分类存储信息收集平台收集整理的各类档案，实现档案文件的管理；
所述档案存储终端用于存储所述档案处理系统整理完成的档案资料，并将系统设置时间区域内的档案资料自动存入所述自动压缩备份单元，避免档案遗失或被恶意篡改；
档案管理包括档案全局管理、查询权限管理、查询人员信息管理、界面菜单管理、档案数据管理、档案存储管理、档案系统日志及档案更新动态等信息管理，便于直接在查询界面查询所需档案的一切相关信息，方便用户查询、调取或者借阅。


2.根据权利要求1所述的档案管理系统，其特征在于，所述权限管理模块包括RFID门禁卡、身份信息及档案借阅信息记录及档案查询密码及密保；
所述RFID门禁卡为档案管理工作人员所有，具有自行编录及处理档案信息的权限；
所述身份信息及档案借阅记录可涉及档案管理人员及档案借阅人员，便于系统对档案借阅信息的统计记录；
所述档案查询密码及密保设置，便于认证新增借阅人员信息及相关信息录入，更新借阅适应范围。


3.根据权利要求1所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案整理归档单元包括档案资料分类标准单元、档案资料识别单元及档案资料著录单元；
所述档案资料分类标准单元设置相应的分类标准，档案资料识别单元根据分类标准将档案资料一一分类整理；
所述档案著录单元可将符合分类标准的档案资料进行分类存档，并将著录信息保存，将不符合各分类标准的档案退回并提示工作人员进行处理。


4.根据权利要求1所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案处理系统包括档案检索模块、档案管理模块、检索服务模块、系统配置模块及文件配置模块，用于获取待处理档案，并将其处理成设定标准格式的档案文件；
所述档案检索模块用于接收用户通过用户查询终端输入的检索请求，并根据其具体请求，在所述档案处理系统中查询可匹配检索请求的目标档案，将文档信息反馈给用户查询终端；

【专利技术属性】
技术研发人员：苏磊，王菁，
申请(专利权)人：宁波金匮信息技术有限公司，
类型：发明
国别省市：浙江;33