一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法技术方案

本发明专利技术涉及基于云服务的项目文档协作管理系统及方法，该系统包含内审库、审批库和发布库，以实现项目各方协同联动管理；其中，项目各方均配置有自行管理的内审库，用于各方项目人员的内部文档审核确认后提交；审批库是根据提交文档所需审批的类型由相关方审核批准，批准后的文档将提交到发布库中正式发布并归档；发布库中的文档是经批准后项目正式文档，这些文档是项目的交付物之一。本发明专利技术采用云服务技术为项目各方共享和协作而构造的协同项目文档管理平台，充分利用云计算、云存储和云设施等资源，提供没有时空限制的虚拟的网络空间，设计的三个文档管理库实现各方协同联动审核批准发布项目文档，解决目前以纸质方式管理项目文档存在的问题。

【技术实现步骤摘要】
一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法
本专利技术涉及项目文档管理技术，尤其涉及一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法，以云服务技术协同管理项目建设文档，为项目相关各方在项目监管(或管控)平台上协同管理项目文档，实现项目文档及时真实准确完整。
技术介绍
项目文档是指那些在项目建设实施开发过程中所产生的记录文件，通常由基础文档、方案文档、协调文档、事项文档和施工文档等五类构成：(1)、基础文档：指项目前期阶段产出的文件、签订的项目合同文件、法律法规和采用的国家标准规范，包括但不限于项目建议书、可行性研究报告、初步设计方案、招投标文件和合同文件等，这些文件通常不需要在本平台上现阶段进行审核批准，属于从前一阶段继承的法律文件，要求相关方有义务责任的强制执行。(2)、方案文档：按照基础文件确定的项目建设内容，包括但不限于项目需求、实施组织方案、项目分解、设计方案、施工图纸和实施计划等文件，这些文件将基础文件的工作内容和责任义务具体化，形成可具体实施操作的作业。方案文件需要经过相关方审核批准才能生效。(3)、协调文档：项目各方沟通协调的相关文档，具体就项目建设过程中的某些事项进行沟通协调的记录，包括但不限于会议纪要、项目总结汇报、工作日志周报月报和事项通报等等，这类文档通常属于确认后发布备案待查。(4)、事项文档：处理项目建设过程中发生的问题事项类的文档，项目出现问题事项时才会生成，包括但不限于工作联系单、质量整改通知、监理通知单和项目工作要求等等，这类文档通常需要有发出方和签收方的签字确认。(5)、施工文档：以项目作业施工现场数据支撑生成的施工过程文档。通过将项目施工作业现场采集的质量控制数据即时上传到云服务平台，在项目作业完成施工产出成果后，生成施工过程文档。项目作业方完成作业产出成果后将采集到的数据生成施工文档，由审核方和批准方核实确认。工程项目建设具有复杂性和唯一性的特征，其产生的技术方法、深化设计方案、施工图纸、质量检测报告、施工过程记录、会议纪录和协同作业等产生的文档是项目所特有的，项目文档应真实准确完整地记录整个施工建设过程，为项目建成以后的验收交付和运营维护打下基础。项目文档是指项目在建设过程中所产生的文档，包括评审批准的方案报告、相关的备案文件、施工作业现场数据和过程记录文档等，这些文档属于项目所独有，真实完整地记录项目建设实施的过程，为项目的运营打下良好的基础。项目文档与项目产品一样，都是项目交付的内容，二者缺一不可。项目施工建设过程通常涉及到多个相关方的配合协调，项目文档既是记录并指导各方的项目实施行为，也是协同作业的结果。项目文档基本上都需要项目建设的相关方审核批准才有效，因此项目文档的协同审批效率对项目建设的效率影响很大，对于项目质量、进度和投资三大项目要素的影响有时甚至是决定性的，可见项目文档管理在项目建设过程中是不可或缺的，它是项目竣工后应当交付的产出物之一。项目文档管理在现实的项目施工建设过程中并没有得到应有的重视，很多项目都没有按照施工建设的规范要求进行施工建设，项目文档没有及时创建撰写和审核，通常采用在竣工验收时需要交付完整的文档，只能为了应付验收而编造补充齐全，这样的项目文档肯定无法真实反映施工建设过程。项目实施方案未经批准、技术方案未经审核和施工图纸未经评审，造成项目施工建设时随意和混乱，项目作业文档缺失，当出现质量问题或工期延误需要分析原因时，往往为时已晚，甚至影响项目的竣工验收。整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。目前的项目文档管理方式更多是依靠纸质文档，计算机只是作为项目文档的编辑工具，项目管理软件也只是应用于项目各方的内部管理，所以项目文档都是以项目相关各方在纸质文件上签字盖章的方式进行审核审批，没有利用信息化手段工具实现文档的数字化管理，因此项目文档管理存在如下问题：(1)、项目文档采取纸质方式存在的问题：一是管理难，需要专门人员管理，成本高；二是共享难，纸质的信息很难快速共享给相关人员；三是查找难，纸质的文档归类储藏后，很难快速找到需要的文档；四是关联难，项目文档是有互相关联的，纸质文档很难进行关联；五是纠错难，纠正某一纸质信息的错误时，纠正与其相关的信息错误的核对起来难度很大；六是影响效率，纸质信息未能及时分享给项目成员会延缓整个工作流程，工作效率大打折扣。(2)、没有统一的项目文档管理系统，难以保证项目文档的完整性。项目各方的项目文档管理按照自身的要求，只是解决自身管理项目的需要，这些文档的管理都是各自独立的，难以覆盖整个项目的建设过程，通常存在缺失不完整的情况。(3)、目前的项目文档管理模式，很难保证项目文档的及时真实准确。项目各方的项目人员都从自身的角度出发，对于后续补充的文档一般都作了修饰，造成了项目文档偏离了项目真实的建设过程。(4)、项目施工现场以纸质记录的数据，需要经过项目相关方的审核批准才能形成有效的项目文档。现场记录的数据一般都需要汇总整理，然后提交到相关方审核确认批准，无法保证项目文档的时效，容易造成前后不一致，互相矛盾的问题。(5)、项目文档缺乏集中管理，随着项目建设的延续，项目文档的数量和容量都很庞大，文档的类型和格式不一，大量文档分散在不同项目相关各方，甚至个人手中，难于管理和控制；文档分散存储于项目各方，容易丢失，且纸质文档的抗灾难性差，容易损坏。(6)、纸质文档的版本管理混乱，版本繁多混乱，难以找到最新最正确的版本；文档历史版本无法丢失，造成过程流失；版本使用错误，而导致各种质量事故。(7)、项目文档查找缓慢效率低下，需要花大量的时间去查找文档资料，采用的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢，工作效率大为降低，项目文档无法有效协作共享文档共享不方便，项目成员难以获取所需的资料。项目文档管理是项目相关各方的共同责任，实现项目文档及时准确完整应当建立一个行之有效的管理体系。
技术实现思路
本专利技术正是针对上述存在的问题，本专利技术提供一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法，其中，项目文档管理涉及范围广泛，其内容会根据项目的不同而变化，文档的生命周期一般包括：创建、审批、发布、归档、废止共五个环节，文档的管理包含创建撰写、审核修改、评审批准、签收确认、发布、归档、废止与恢复等，项目文档管理由项目各方协同联动来实现，本专利技术采用云服务技术实现项目文档协同管理。项目建设实施开发是由项目各相关方共同协同联动完成的，因此其文档管理同样需要经项目各方审核、分发、确认、签收、评审、批准、发布和归档，才能形成合规有效合格的项目文档。本专利技术通过云服务技术构建协同联动的项目文档管理系统，解决独立于项目各方内部的项目文档，实现文档的协同联动管理，打破时空限制及时共享，提供高效快速的文档查询检索工具，避免文档遗失和版本错误，保证文档的完整准确，克服线下纸质形式文档管理的问题，为项目的顺利建设提供方便实用的措施。为实现上述目的，本专利技术的具体技术方案如本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一种基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，包含内审库、审批库和发布库，以实现项目各方协同联动管理；/n其中，项目各方均配置有自行管理的内审库，用于各方项目人员的内部文档审核确认后提交；审批库是根据提交文档所需审批的类型由相关方审核批准，批准后的文档将提交到发布库中正式发布并归档；发布库中的文档是经批准后项目正式文档，这些文档是项目的交付物之一。/n

【技术特征摘要】
1.一种基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，包含内审库、审批库和发布库，以实现项目各方协同联动管理；
其中，项目各方均配置有自行管理的内审库，用于各方项目人员的内部文档审核确认后提交；审批库是根据提交文档所需审批的类型由相关方审核批准，批准后的文档将提交到发布库中正式发布并归档；发布库中的文档是经批准后项目正式文档，这些文档是项目的交付物之一。


2.根据权利要求1所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，该协作管理系统将协作管理项目文档的审批模式构建成相应的工作流程，按照发布备案模式、分发签收模式、上下审批模式、前后审批模式、左右审批模式、并行审批模式和关联审批模式建立文档的协作管理模板，以标准化的工作流程规范多方协同联动管理项目文档。


3.根据权利要求1或2所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，内审库是项目其中一方自行管理的文件，在这个库的文件只有该方的成员才有权限处理，一旦提交到审批库或发布库，即为其它各方共享和协同管理。


4.根据权利要求3所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，审批库的文件需要按照设定的流程由相关方签收或审核批准，审批库的文件尚不是项目合规的文件，各方均可共享查阅，文件审核方或批准方完成审核批准后才能进入发布库并作...

【专利技术属性】
技术研发人员：温廷祥，秦光荣，何志林，全宇君，李薪鑫，李清清，林华斌，
申请(专利权)人：深圳市艾泰克工程咨询监理有限公司，
类型：发明
国别省市：广东;44