一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统技术方案

本发明专利技术公开了一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，通过对大中型会议主要的共性流程的关键信息处理流程进行提炼和总结，将会议项目全周期各主要环节信息处理方式进行软件模块化设计，可根据会议规模灵活选用必要模块，对会议筹备进程进行管理和追踪。解决会议筹备中信息散乱、无序、跟新不及时，导致会议筹备错漏、协同低效、资源浪费等问题。目前，市面上尚无功能覆盖从项目策划、立项、筹备、执行和会后管理全流程的会务筹备系统。该系统根据会议筹备基本流程提供了常规的功能模块，帮助会议筹备者提高筹备效率，通过信息流的有效管理，帮助会议者高效准确的管理会议全周期的各项事务。

A preparatory management system for large and medium-sized conferences and events

【技术实现步骤摘要】
一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统
本专利技术涉及会议系统
，具体而言，涉及一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统。
技术介绍
大中型会务筹备工作流程长，涉及大量内外部资源协调统筹，受天气、交通等外部因素影响较大。因此，筹备过程中的信息源多，信息传递结构复杂，信息交互频繁，常有突发状况和临时信息需要即时处理，信息的正确存储、及时调用、即时处理和分析加工时常发生错误。传统会务筹备方式，存在会展资源组织效率低，沟通成本高，不可控因素多，信息分散、沉淀、传递损耗、办会质量不稳定，会议资源不易积累和再利用难的痛点。目前市面会议管理系统或活动管理系统能实现的内容较少，例如缺少交通管理及住宿管理等，尚无功能覆盖从项目策划、立项、筹备、执行和会后管理全流程的会议筹备系统。
技术实现思路
为了克服上述问题或者至少部分地解决上述问题，本专利技术实施例提供一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，功能齐全，以帮助会议筹备者提高筹备效率，使即使没有会议筹备经验的小白也能根据系统按步骤筹备会议。本专利技术的实施例是这样实现的：一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，其包括：会前筹备模块、会中执行模块和会后总结模块；会前筹备模块包括：用于会议策划的文档管理模块、用于会议撮合的项目发布模块和用于会议筹备的多个筹备管理模块，多个筹备管理模块包括筹备组人员管理模块、嘉宾邀请管理模块、交通管理模块、住宿管理模块和用餐管理模块；文档管理模块包括调用并呈现策划案模板用于执行方案撰写生成策划方案；项目发布模块包括调用并呈现策划方案中参会人员名单用于供需沟通；筹备组人员管理模块包括调用并呈现策划方案中筹备人员名单用于筹备人员分组及小组职责分配；嘉宾邀请管理模块包括调用并呈现策划方案中嘉宾人员名单用于嘉宾信息管理，对嘉宾邀请进度管理用于邀请状态跟踪，根据策划方案智能化搜索并呈现符合会议主题的专家名单用于嘉宾推荐；交通管理模块包括调用并呈现策划方案中会议时间，启动搜索引擎搜索会议时间段的交通信息和天气信息用于交通信息和天气信息管理，根据交通信息和天气信息提供交通方式选择，实时跟踪嘉宾位置，根据嘉宾位置、交通信息和天气信息调派车辆用于车辆管理；住宿管理模块包括调用并呈现策划方案中的会议地址，启动搜索引擎搜索并呈现会议时间内段会议地点附近的酒店住宿情况用于酒店信息管理，根据酒店住宿情况进行嘉宾住宿分配用于房间信息管理，根据酒店位置、客房数、星级和历史评价推荐用于酒店推荐；用餐管理模块包括根据嘉宾用餐偏好出具订餐要求以及记录用餐价格信息用于订餐管理，对实际用餐人数统计及实际用餐金额统计用于用餐情况跟踪；会中执行模块包括用于会议执行的多个执行管理模块，多个执行管理模块包括签到管理模块、会场互动模块和会议服务模块；签到管理模块包括设置二维码识别或RFID感应签到；会议服务模块包括设置会场服务呼叫及广播通知；会后总结模块包括用于会议结项的多个总结管理模块，多个总结管理模块包括统计模块、会议服务模块、活动成果模块和文档管理模块；统计模块包括多维数据统计分析；会议服务模块包括记录会议参与者意见反馈；活动成果模块包括对成果统计及结果跟踪；文档管理模块包括撰写会议总结。在本专利技术的一些实施例中一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，多个筹备管理模块还包括参会者管理模块、议程管理模块、场地管理模块、营销管理模块、彩排管理模块、物料管理模块、会议文档管理模块、传播管理模块、资金管理模块和主持人管理模块；参会者管理模块包括设置参会者在线报名、批量增删修改参会人员信息和票务管理，票务管理包括对门票进行二维码分配、开设电子发票，在线售票；议程管理模块包括议程策划设计、议程编辑修改和发展公司推荐，发展公司推荐包括根据历史评价、规模、行业经验和位置信息推荐；场地管理模块包括场地信息管理、场地装备进程管理、场地布置管理、场地推荐和会务服务推荐；营销管理模块包括设置微网站和活动网站；彩排管理模块包括彩排信息编辑、彩排通知、彩排人员管理和彩排重点项目跟踪；物料管理模块包括出入库管理、任务分配及进度跟踪、损耗管理和各项物料准备和使用情况跟踪管理；会议文档管理模块包括对文档管理；传播管理模块包括媒介资源管理、传播策划和传播跟踪；资金管理模块包括预算申请、预算批复、支出管理和收入管理；主持人管理模块包括对主持人信息管理。在本专利技术的一些实施例中一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，多个执行管理模块还包括会场互动模块和传播管理模块一；会场互动模块包括参会者调查、微信墙和互动游戏；传播管理模块包括传播计划执行跟踪。在本专利技术的一些实施例中一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，多个总结管理模块还包括和商务管理模块；商务管理模块包括供应商结算及评价、合同管理和区块链技术应用。在本专利技术的一些实施例中一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，系统采用勾选和拖拽式操作方式进行操作。在本专利技术的一些实施例中一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，系统采用角色化管理，不同角色拥有不同的权限，可进行相应权限操作。在本专利技术的一些实施例中一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，系统至少设置有中文和英文版本。在本专利技术的一些实施例中一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，包括至少一个处理器、至少一个存储器和数据总线；其中：处理器与存储器通过数据总线完成相互间的通信；存储器存储有可被处理器执行的程序指令，处理器调用程序指令以执行本申请技术方案的系统。本专利技术实施例至少具有如下优点或有益效果：一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，通过对大中型会议主要的共性流程的关键信息处理流程进行提炼和总结，将会议项目全周期各主要环节信息处理方式进行软件模块化设计，可根据会议规模灵活选用必要模块，对会议筹备进程进行管理和追踪。解决会议筹备中信息散乱、无序、跟新不及时，导致会议筹备错漏、协同低效、资源浪费等问题。目前，市面上尚无功能覆盖从项目策划、立项、筹备、执行和会后管理全流程的会务筹备系统。该系统根据会议筹备基本流程提供了常规的功能模块，帮助会议筹备者提高筹备效率，通过信息流的有效管理，帮助会议者高效准确的管理会议全周期的各项事务。附图说明为了更清楚地说明本专利技术实施例的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，应当理解，以下附图仅示出了本专利技术的某些实施例，因此不应被看作是对范围的限定，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他相关的附图。图1为本专利技术实施例一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统的示意图图2为本专利技术实施例一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统中文档管理模块的示意图；图3为本专利技术实施例一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统中项目发布模块的示意图；图4为本专利技术实施例一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统中筹备组人员管理模块的示意图；图5为本专利技术实施例一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统中议程管理模块的示意图；图6为本专利技术实施例一种用于大中型会议及活动的筹备管理本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，其特征在于，包括：/n会前筹备模块、会中执行模块和会后总结模块；/n所述会前筹备模块包括：用于会议策划的文档管理模块、用于会议撮合的项目发布模块和用于会议筹备的多个筹备管理模块，多个筹备管理模块包括筹备组人员管理模块、嘉宾邀请管理模块、交通管理模块、住宿管理模块和用餐管理模块；所述文档管理模块包括调用并呈现策划案模板用于执行方案撰写生成策划方案；项目发布模块包括调用并呈现策划方案中参会人员名单用于供需沟通；所述筹备组人员管理模块包括调用并呈现策划方案中筹备人员名单用于筹备人员分组及小组职责分配；所述嘉宾邀请管理模块包括调用并呈现策划方案中嘉宾人员名单用于嘉宾信息管理，对嘉宾邀请进度管理用于邀请状态跟踪，根据策划方案智能化搜索并呈现符合会议主题的专家名单用于嘉宾推荐；所述交通管理模块包括调用并呈现策划方案中会议时间，启动搜索引擎搜索会议时间段的交通信息和天气信息用于交通信息和天气信息管理，根据交通信息和天气信息提供交通方式选择，实时跟踪嘉宾位置，根据嘉宾位置、交通信息和天气信息调派车辆用于车辆管理；所述住宿管理模块包括调用并呈现策划方案中的会议地址，启动搜索引擎搜索并呈现会议时间内段会议地点附近的酒店住宿情况用于酒店信息管理，根据酒店住宿情况进行嘉宾住宿分配用于房间信息管理，根据酒店位置、客房数、星级和历史评价推荐用于酒店推荐；所述用餐管理模块包括根据嘉宾用餐偏好出具订餐要求以及记录用餐价格信息用于订餐管理，对实际用餐人数统计及实际用餐金额统计用于用餐情况跟踪；/n所述会中执行模块包括用于会议执行的多个执行管理模块，多个执行管理模块包括签到管理模块、会场互动模块和会议服务模块；所述签到管理模块包括设置二维码识别或RFID感应签到；所述会议服务模块包括设置会场服务呼叫及广播通知；/n所述会后总结模块包括用于会议结项的多个总结管理模块，多个总结管理模块包括统计模块、会议服务模块、活动成果模块和文档管理模块；所述统计模块包括多维数据统计分析；所述会议服务模块包括记录会议参与者意见反馈；所述活动成果模块包括对成果统计及结果跟踪；所述文档管理模块包括撰写会议总结。/n...

【技术特征摘要】
1.一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，其特征在于，包括：
会前筹备模块、会中执行模块和会后总结模块；
所述会前筹备模块包括：用于会议策划的文档管理模块、用于会议撮合的项目发布模块和用于会议筹备的多个筹备管理模块，多个筹备管理模块包括筹备组人员管理模块、嘉宾邀请管理模块、交通管理模块、住宿管理模块和用餐管理模块；所述文档管理模块包括调用并呈现策划案模板用于执行方案撰写生成策划方案；项目发布模块包括调用并呈现策划方案中参会人员名单用于供需沟通；所述筹备组人员管理模块包括调用并呈现策划方案中筹备人员名单用于筹备人员分组及小组职责分配；所述嘉宾邀请管理模块包括调用并呈现策划方案中嘉宾人员名单用于嘉宾信息管理，对嘉宾邀请进度管理用于邀请状态跟踪，根据策划方案智能化搜索并呈现符合会议主题的专家名单用于嘉宾推荐；所述交通管理模块包括调用并呈现策划方案中会议时间，启动搜索引擎搜索会议时间段的交通信息和天气信息用于交通信息和天气信息管理，根据交通信息和天气信息提供交通方式选择，实时跟踪嘉宾位置，根据嘉宾位置、交通信息和天气信息调派车辆用于车辆管理；所述住宿管理模块包括调用并呈现策划方案中的会议地址，启动搜索引擎搜索并呈现会议时间内段会议地点附近的酒店住宿情况用于酒店信息管理，根据酒店住宿情况进行嘉宾住宿分配用于房间信息管理，根据酒店位置、客房数、星级和历史评价推荐用于酒店推荐；所述用餐管理模块包括根据嘉宾用餐偏好出具订餐要求以及记录用餐价格信息用于订餐管理，对实际用餐人数统计及实际用餐金额统计用于用餐情况跟踪；
所述会中执行模块包括用于会议执行的多个执行管理模块，多个执行管理模块包括签到管理模块、会场互动模块和会议服务模块；所述签到管理模块包括设置二维码识别或RFID感应签到；所述会议服务模块包括设置会场服务呼叫及广播通知；
所述会后总结模块包括用于会议结项的多个总结管理模块，多个总结管理模块包括统计模块、会议服务模块、活动成果模块和文档管理模块；所述统计模块包括多维数据统计分析；所述会议服务模块包括记录会议参与者意见反馈；所述活动成果模块包括对成果统计及结果跟踪；所述文档管理模块包括撰写会议总结。


2.根据权利要求1所述的一种用于大中型会议及活动的筹备管理系统，其特征在于，所述多个筹备管理模块还包括参会者管理模块、议程管理模块、场地管理模块、营销管理模块、彩排管理模...

【专利技术属性】
技术研发人员：暨东，
申请(专利权)人：暨东，
类型：发明
国别省市：贵州;52