一种智能办公社交系统技术方案

本发明专利技术公开了一种智能办公社交系统，包括用户信息管理、系统数据管理、办公管理和社交管理四个功能区，各功能区包括不同子功能模块。针对任一文件的流转，所有收发文人即自动组成一个聊天群，群成员只与本次发文有关，故在群聊中不会发与文件无关的信息，更具保密性，杜绝垃圾信息。首创一事一议的全新群聊模式，提高工作效率，真正做到公私分明。同事录电话号码保密性强，提出双向好友和单向好友概念，避免恶意打扰。多种信息提醒，使公文实现快速高效流转。一户多号功能，使用者可在不同组织使用，互不干扰。独创群聊天发文人单独成屏功能，避免浪费时间查看无关信息。发明专利技术对值班人员辅以专用终端机，使其它员工摆脱各种工作群的困扰。

An Intelligent Office Social System

【技术实现步骤摘要】
一种智能办公社交系统
本专利技术属于智能办公
，涉及一种智能办公社交系统，具体地说，涉及一种“一事一议”智能办公社交系统。
技术介绍
随着移动时代的到来，对于上班族而言，不必非要坐在办公桌前，不用非得打开电脑，从地铁、咖啡厅、火车甚至飞机上，都可通过智能移动终端设备，获得随时随地的移动办公体验。如此便捷又效率的办公方式，从企业到员工都青睐有加。但是使用社交软件进行移动办公也有很多麻烦，比如群里的人员太多，同时讨论的问题也很多，与自己无关的事项，不得不每次都“爬楼”去看完(无关的语音信息还要听完，有时候使用电脑办公时没有音箱，更令人干着急，浪费大量的工作时间)，生怕错过与自己工作有关的信息；有时候为了讨论一个不宜全体群成员都知道的话题，不得不又成立一个“小群”，以规避某个人或某部分人；给人感觉就是工作群太多，不堪其扰。还有困扰发文人的信息统计问题，由于群里信息量大，每个人都必须回复“收到”，到底谁收到谁没收到，发文人需要花大量的时间去统计。诸如此类的问题一直没有得到解决，因此使用社交办公软件的“人性化、贴心化”正日益引发关注。
技术实现思路
本专利技术的目的在于提供一种办公效率高、保密性强、电脑手机全覆盖的智能办公社交系统。该系统符合当前机关企事业单位、社会团体、组织内部及上下级、平级之间的文件流转要求及特点，在针对某一文件、通知事项(会议、任务等工作)流转过程中通过互联网加入收发文双方在线点对点、点对多的即时聊天功能，且与文件或通知事项有关的人员(以下称收文人、发文人、收发文人)自动组群，通过收发文人的在线实时互动交流，使收发文双方能够快速、准确沟通，有助于加强文件的执行准确性、时效性和保密性。同时在现有网络架构下，实现发文人通过PC端和手机端随时随地开展沟通和交流。其具体技术方案为：一种智能办公社交系统，系统的核心为“一事一议”，即针对某一个工作任务议题：简文(不需要审批流程的简单文件，下同)、文件、简会(不需要审批流程的简单会议，下同)、会议(需要有审批流程的正式会议，下同)、任务、通知事项，自动生成一个群聊，参与群聊的人只与该议题相关，与议题无关的问题不在该群中讨论，与议题无关的人员不受打扰。系统分为四个功能区：用户信息管理功能区、系统数据管理功能区、办公管理功能区和办公社交管理功能区。用户信息管理功能区和系统数据管理功能区是办公管理功能区的数据基础，办公社交管理功能区为办公管理功能区服务，增进收发文双方交流，提高工作效率。用户信息管理功能区包括用户信息模块和一户多号管理模块，系统数据管理功能区包括单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块，办公管理功能区包括发文管理模块、收文管理模块、收到流转审批模块、发出流转审批模块和文件签收管理模块，办公社交管理功能区包括“一事一议”模块、通讯录管理模块、信息提醒模块和手机短信模块。按功能划分，各模块下面还有各种子功能。首先介绍用户信息管理功能区，包括用户信息模块，包括用户注册功能、用户登录功能、密码管理功能、个人基础信息管理功能和管理员单位基础信息管理功能。一户多号管理模块包括子帐号注册功能、子帐号添加新单位功能、子帐号登录功能和子帐号切换功能。系统用户注册以用户手机号为唯一身份识别，每个手机号提供一个ID，为了方便用户在社会组织中多重身份使用本系统，系统给每个用户提供多个分帐号。进一步，系统注册后，管理员可以对单位属性进行编辑，启动系统数据管理功能区，系统数据管理功能区包括：单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块。单位信息管理模块功能有：单位注册功能、单位查找功能、申请加入单位功能、部门添加功能、部门列表功能、部门查询功能、员工加入部门功能和部门人员设置功能。单位首次通过手机APP注册(电脑也可以注册的)审核通过后，管理员(单位创建者系统默认为管理员，非管理员不能对单位信息编辑修改)即可登录PC版(登录帐号密码和APP版相同)，对单位更详细的信息进行编辑，单位详细信息包括单位全称、简称，单位状态(正常、暂停使用、停止使用)，单位负责人、上级业务单位、上级行政单位、单位属性(政府、企业、组织)、行政区域、地址、级别、收发文人、默认会议室等等。完成单位基本信息编辑后，可以进行下一步单位部门和员工添加，即进入员工管理模块。员工管理模块包括：员工帐号添加、员工信息列表功能、员工查询功能、员工信息管理功能、员工状态管理功能、员工权限管理功能、员工入职(离职)管理功能等。管理员添加本单位员工时，只要是首次使用本系统的员工，无须员工自己注册APP帐号，管理员可以直接通过批量添加员工输入员工手机号码，管理员自行设置登录密码和登录帐号，即可以批量录入本单位员工。员工全部录入后，管理员即可以将员工分配到每个部门，每个员工只对应一个部门，每个部门可以分配负责人、收发文人、文件管理员，以便于文件流转、审批。人员录入后，管理员可设定办公流程，办公流程模块包括流程添加、流程列表、流程查询、流程权限管理和流程步骤管理功能。公文管理模块包括：文件起草列表、公文信息查看、公文查询功能。进一步，系统信息和数据录入完成后，即可以执行收发文操作，进入办公管理功能区，发文管理模块：发文列表功能、发文查找功能、发文草稿功能、简文发文功能、文件发文功能、会议(简会)发文功能。发文列表功能功能，发文列表包括以下信息：发出文件列表，发文人可以随时查找过往发文，支持按文件日期查找、近文件标题(内容关键字)查找、文件属性查找，也可以快捷查找连续三天内的发文。发文形式分为简文发文、文件发文、会议(简会)发文，所有形式的发文，在编辑好后未发出之前都可以存储在发文草稿里面，方便二次编辑。收文管理模块，收文管理模块分为：收文列表功能、收文查找功能、收文签收功能、收文回复功能、收文转发功能、会议二次通知功能。收文列表功能：收文列表显示所有收文，按时间顺序排列。收文查找功能，与发文查找功能相似，支持按各种需要查找。收文者收到文件通知后，可以选择转发通知；收到可派人代替参加的会议通知，收文者可以选择人员参会，即“会议二次通知功能”。进一步，到文件流转功能，包括收到流转审批和发出流转审批，包括收到审批列表功能、收到审批查询功能、流转批示、退回审批和终止审批功能。任何一级作为审批人或被审批人，都会在审批列表中列出发出审批文件和收到审批文件。作为发出流转审批人，有发出审批列表功能、发出审批查询功能，对被下一级流转退回审批进行修改，修改完成继续流转。列表中标明文件状态，有待审批、未审批、发回修改、终止审批等状态，提示前一级或本人，收到新的审批和收到被退回修改的审批。进一步，文件、通知事项(会议、任务等)签收功能模块，该模块也是本专利技术的特色功能，专门针对收发文对于文件签收信息互通而设计，强调发文方需要及时知晓收文方是否实时签收文件，收文方签收文件后是否能及时反馈给发文方，在收发文过程中建立信息互通渠道。文件签收功能模块包括：签收人员列表功能、签收数据统计功能、文件内容查看功能、发文撤回功能、追加发文功能、发文强制完成功能、“一事一议”入口功能和群聊私聊切换功能。发文人通过签收列表，对收文人执行签收情况一目了然，并且有实时统计数据。发文人针对某文件有选择一键全部撤回、针对个别收文本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一种智能办公社交系统，其特征在于，系统分为四个功能区：用户信息管理功能区、系统数据管理功能区、办公管理功能区和办公社交管理功能区；用户信息管理功能区和系统数据管理功能区是办公社交管理功能区的数据基础，办公社交管理功能区为办公管理功能服务，增进收发文双方交流，提高工作效率；用户信息管理功能区包括用户信息模块和一户多号管理模块，系统数据管理功能区包括单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块，办公管理功能区包括发文管理模块、收文管理模块、收到流转审批模块、发出流转审批模块和文件签收管理模块，办公社交管理功能区包括一事一议模块、通讯录管理模块、信息提醒模块和手机短信模块；按功能划分，各模块下面还有各种子功能；首先介绍用户信息管理功能区，包括用户信息模块，包括用户注册功能、用户登录功能、密码管理功能、个人基础信息管理功能和管理员单位基础信息管理功能；一户多号管理模块包括子帐号注册功能、子帐号加入新单位功能、子帐号登录功能和子帐号切换办公功能；系统用户注册以用户手机号为唯一身份识别，每个手机号提供一个唯一的系统ID号；为了方便用户在社会组织中以多重身份使用本系统，系统给每个用户提供一户多号功能，即每个用户能注册多个子帐号并加入到具有多重身份的单位进行办公、社交；系统注册后，管理员对单位属性进行编辑，启动系统数据管理功能区，系统数据管理功能区包括：单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块；单位信息管理模块功能有：单位注册功能、单位查找功能、申请加入单位功能、部门添加功能、部门列表功能、部门查询功能、员工加入部门功能和部门人员设置功能；单位首次通过手机APP注册审核通过后，管理员即登录PC版，对单位更详细的信息进行编辑，单位详细信息包括单位全称、简称，单位状态，单位负责人、上级业务单位、上级行政单位、单位属性、行政区域、地址、级别、收发文人、默认会议室；完成单位基本信息编辑后，进行下一步单位部门和员工添加，即进入员工管理模块；员工管理模块包括：员工帐号添加、员工信息列表功能、员工查询功能、员工信息管理功能、员工状态管理功能、员工权限管理功能、员工入职管理功能；管理员添加本单位员工时，只要是首次使用本系统的员工，无须员工自己注册APP帐号，管理员直接通过批量添加员工输入员工手机号码，管理员自行设置登录密码和登录帐号，即批量录入本单位员工；员工全部录入后，管理员即将员工分配到每个部门，每个员工只对应一个部门，每个部门分配负责人、收发文人、文件管理员，以便于文件流转、审批；人员录入后，管理员能设定办公流程，办公流程模块包括流程添加、流程列表、流程查询、流程权限管理和流程步骤管理功能；公文管理模块包括：文件起草列表、公文信息查看、公文查询功能；系统信息和数据录入完成后，即执行收发文操作，进入办公管理功能区，发文管理模块：发文列表功能、发文查找功能、发文草稿功能、简文发文功能、文件发文功能、会议发文功能；发文列表功能功能，发文列表包括以下信息：发出文件列表，发文人随时查找过往发文，支持按文件日期查找、按文件标题查找、文件属性查找，或者快捷查找连续三天内的发文；发文形式分为简文发文、文件发文、会议发文，所有形式的发文，在编辑好后未发出之前都存储在发文草稿里面，方便二次编辑；收文管理模块，收文管理模块分为：收文列表功能、收文查找功能、收文签收功能、收文回复功能、收文转发功能、会议二次通知功能；收文列表功能：收文列表显示所有收文，按时间顺序排列；收文查找功能，与发文查找功能相似，支持按各种需要查找；收文者收到文件通知后，选择转发通知；收到需要派人参会的会议通知，收文者选择人员参会，即会议二次通知功能；到文件流转功能，包括收到流转审批和发出流转审批，包括收到审批列表功能、收到审批查询功能、流转批示、退回审批和终止审批功能；任何一级作为审批人或被审批人，都会在审批列表中列出发出审批文件和收到审批文件；作为发出流转审批人，有发出审批列表功能、发出审批查询功能，对被下一级流转退回审批进行修改，修改完成继续流转；列表中标明文件状态，有待审批、未审批、发回修改、终止审批的状态，提示前一级或本人，收到新的审批和收到被退回修改的审批；文件、通知事项签收管理功能模块，专门针对收发文对于文件签收信息互通而设计，强调发文方需要及时知晓收文方是否实时签收文件，收文方签收文件后是否能及时反馈给发文方，在收发文过程中建立同步的信息互通渠道；文件签收管理功能模块包括：签收人员列表功能、签收数据统计功能、文件内容查看功能、发文撤回功能、追加发文功能、发文强制完成功能、一事一议入口功能和群聊私聊切换功能；发文人通过签收列表，对收文人执行签收情况一目了然，并且有签收相关的实时统计数据；发文人针对某文件有选择一键全部撤回、针对个别收文人单独撤回的功...

【技术特征摘要】
1.一种智能办公社交系统，其特征在于，系统分为四个功能区：用户信息管理功能区、系统数据管理功能区、办公管理功能区和办公社交管理功能区；用户信息管理功能区和系统数据管理功能区是办公社交管理功能区的数据基础，办公社交管理功能区为办公管理功能服务，增进收发文双方交流，提高工作效率；用户信息管理功能区包括用户信息模块和一户多号管理模块，系统数据管理功能区包括单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块，办公管理功能区包括发文管理模块、收文管理模块、收到流转审批模块、发出流转审批模块和文件签收管理模块，办公社交管理功能区包括一事一议模块、通讯录管理模块、信息提醒模块和手机短信模块；按功能划分，各模块下面还有各种子功能；首先介绍用户信息管理功能区，包括用户信息模块，包括用户注册功能、用户登录功能、密码管理功能、个人基础信息管理功能和管理员单位基础信息管理功能；一户多号管理模块包括子帐号注册功能、子帐号加入新单位功能、子帐号登录功能和子帐号切换办公功能；系统用户注册以用户手机号为唯一身份识别，每个手机号提供一个唯一的系统ID号；为了方便用户在社会组织中以多重身份使用本系统，系统给每个用户提供一户多号功能，即每个用户能注册多个子帐号并加入到具有多重身份的单位进行办公、社交；系统注册后，管理员对单位属性进行编辑，启动系统数据管理功能区，系统数据管理功能区包括：单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块；单位信息管理模块功能有：单位注册功能、单位查找功能、申请加入单位功能、部门添加功能、部门列表功能、部门查询功能、员工加入部门功能和部门人员设置功能；单位首次通过手机APP注册审核通过后，管理员即登录PC版，对单位更详细的信息进行编辑，单位详细信息包括单位全称、简称，单位状态，单位负责人、上级业务单位、上级行政单位、单位属性、行政区域、地址、级别、收发文人、默认会议室；完成单位基本信息编辑后，进行下一步单位部门和员工添加，即进入员工管理模块；员工管理模块包括：员工帐号添加、员工信息列表功能、员工查询功能、员工信息管理功能、员工状态管理功能、员工权限管理功能、员工入职管理功能；管理员添加本单位员工时，只要是首次使用本系统的员工，无须员工自己注册APP帐号，管理员直接通过批量添加员工输入员工手机号码，管理员自行设置登录密码和登录帐号，即批量录入本单位员工；员工全部录入后，管理员即将员工分配到每个部门，每个员工只对应一个部门，每个部门分配负责人、收发文人、文件管理员，以便于文件流转、审批；人员录入后，管理员能设定办公流程，办公流程模块包括流程添加、流程列表、流程查询、流程权限管理和流程步骤管理功能；公文管理模块包括：文件起草列表、公文信息查看、公文查询功能；系统信息和数据录入完成后，即执行收发文操作，进入办公管理功能区，发文管理模块：发文列表功能、发文查找功能、发文草稿功能、简文发文功能、文件发文功能、会议发文功能；发文列表功能功能，发文列表包括以下信息：发出文件列表，发文人随时查找过往发文，支持按文件日期查找、按文件标题查找、文件属性查找，或者快捷查找连续三天内的发文；发文形式分为简文发文、文件发文、会议发文，所有形式的发文，在编辑好后未发出之前都存储在发文草稿里面，方便二次编辑；收文管理模块，收文管理模块分为：收文列表功能、收文查找功能、收文签收功能、收文回复功能、收文转发功能、会议二次通知功能；收文列表功能：收文列表显示所有收文，按时间顺序排列；收文查找功能，与发文查找功能相似，支持按各种需要查找；收文者收到文件通知后，选择转发通知；收到需要派人参会的会议通知，收文者选择人员参会，即会议二次通知功能；到文件流转功能，包括收到流转审批和发出流转审批，包括收到审批列表功能、收到审批查询功能、流转批示、退回审批和终止审批功能；任何一级作为审批人或被审批人，都会在审批列表中列出发出审批文件和收到审批文件；作为发出流转审批人，有发出审批列表功能、发出审批查询功能，对被下一级流转退回审批进行修改，修改完成继续流转；列表中标明文件状态，有待审批、未审批、发回修改、终止审批的状态，提示前一级或本人，收到新的审批和收到被退回修改的审批；文件、通知事项签收管理功能模块，专门针对收发文对于文件签收信息互通而设计，强调发文方需要及时知晓收文方是否实时签收文件，收文方签收文件后是否能及时反馈给发文方，在收发文过程中建立同步的信息互通渠道；文件签收管理功能模块包括：签收人员列表功能、签收数据统计功能、文件内容查看功能、发文撤回功能、追加发文功能、发文强制完成功能、一事一议入口功能和群聊私聊切换功能；发文人通过签收列表，对收文人执行签收情况一目了然，并且有签收相关的实时统计数据；发文人针对某文件有选择一键全部撤回、针对个别收文人单独撤回的功能，或者选择追加发文的功能，对漏发员工或好友进行追加发文；对某些过期未签收的文件，选择强制完成发文；每条发文，均能同步生成收发文之间的即时聊天沟通通道，收发文人都能通过一事一议入口进入群聊和私聊窗口进行办公交流沟通，并且群聊和私聊能自由切换；详见后面办公社交管理功能区的一事一议模块；进入办公社交管理功能区，本功能区分四个功能模块，即通讯录管理模块、手机短信模块、一事一议模块和信息提醒模块；本功能区的功能围绕办公管理区功能，为促进收发文双方快速高效沟通而设计，也是本发明的核心功能；通讯录管理模块具有：同事录、好友录、同事群、好友群、好友查找和好友管理功能；本智能办公系统是以单位为主体的办公社交系统，从人员架构上看，在现实办公中，使用者有本单位人员也有需要经常沟通的外部人员，所以通讯录我们设计了两种情况，一种是单位内部的同事录，另一种是添加的外部好友，添加的好友为好友录；同事之间任意建群，即同事群，好友录里面也任意拉好友建群，即好友群；同事群和好友群是相对固定的群，或者随时修改和删减群成员，通过同事群和好友群实现一键快速发文；被拉入同事群和好友群的其他同事并不知道有该群的...

【专利技术属性】
技术研发人员：李若平，刘金德，封良，杜明伦，张淑梅，
申请(专利权)人：广西掌端云网络科技有限责任公司，
类型：发明
国别省市：广西,45