存档文件管理方法技术

本发明专利技术涉及一种存档文件管理方法，其包括以下步骤：每一份文件设置标签；在服务器上审批各存储区的文件取放申请；进行文件取放时，存储区读取文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；服务器对比取放信息与文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则服务器记录取放信息，否则作出标记并发出报警信息。上述存档文件管理方法，解决了纸件存档存在的难找、易乱问题，自动判断文件被取出或放入存储区，及时记录，发生异常情况时进行报警处理；还实现了计算机有效进行权限管理，管理者审批通过文件取放申请后，办事人员才能取放文件，从而避免了文件丢失或误放等问题，特别适合房产档案管理。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及档案管理
，特别是涉及。
技术介绍
目前，存档文件管理，即档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。其具体包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义:一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义:一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之O档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。随着技术的进步，档案电子化管理已经慢慢发展成熟，但是，对于一些重要档案、文件，仍然需要纸件存档，例如人事档案等；又如，房屋档案管理、房产证等具有重大经济意义的文件，数量大，重要性高，需要纸件存档，目前仍然无法完全采用电子档案替代。然而，纸件存档存在难找、易乱的问题。
技术实现思路
基于此，有必要提供一种，解决纸件存档所存在的难找、易乱问题，还解决纸件存档所存在的随意取放、容易丢失问题。—种，其包括以下步骤:每一份文件设置标签；在服务器上审批各存储区的文件取放申请；进行文件取放时，存储区读取所述文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则服务器记录所述取放信息，否则作出标记并发出报警信息。例如，进行文件取放时，通过身份验证后开启存储区；其中，采用刷卡作为身份验证的方式；或者，输入用户名和密码作为身份验证的方式；或者，授权的移动终端采用NFC方式作为身份验证的方式。例如，任一存储区在未通过身份验证而被开启时，发送异常信息到服务器，服务器在收到异常信息时，发出报警信息。在其中一个实施例中，进行文件取放时，存储区读取所述文件的RFID标签信息。在其中一个实施例中，所述标签为NFC标签。在其中一个实施例中，根据所述文件取放申请记录其申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。在其中一个实施例中，在服务器上维护一文件取放申请记录表，其中记录申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。在其中一个实施例中，所述文件取放申请记录表设置为只能增删其中的表项、不能修改其中的表项。在其中一个实施例中，增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项时，还维护一个增删表，用于记录操作人及其操作的信息，以及其所增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项。上述，将传统档案管理与现代计算机技术相结合，解决了纸件存档存在的难找、易乱问题，自动判断文件被取出或放入存储区，及时记录，发生异常情况时进行报警处理；还实现了计算机有效进行权限管理，管理者审批通过文件取放申请后，办事人员才能取放文件，从而避免了随意取放、文件丢失或误放等问题，特别适合房产档案管理。【附图说明】图1为本专利技术一个实施例的流程示意图。【具体实施方式】为使本专利技术的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图对本专利技术的【具体实施方式】做详细的说明。在下面的描述中阐述了很多具体细节以便于充分理解本专利技术。但是本专利技术能够以很多不同于在此描述的其它方式来实施，本领域技术人员可以在不违背本专利技术内涵的情况下做类似改进，因此本专利技术不受下面公开的具体实施例的限制。需要说明的是，当元件被称为“固定于”或“设置于”另一个元件，它可以直接在另一个元件上或者也可以存在居中的元件。当一个元件被认为是“连接”另一个元件，它可以是直接连接到另一个元件或者可能同时存在居中元件。本文所使用的术语“垂直的”、“水平的”、“左”、“右”以及类似的表述只是为了说明的目的，并不表示是唯一的实施方式。除非另有定义，本文所使用的所有的技术和科学术语与属于本专利技术的
的技术人员通常理本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种存档文件管理方法，其特征在于，包括以下步骤：每一份文件设置标签；在服务器上审批各存储区的文件取放申请；进行文件取放时，存储区读取所述文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则服务器记录所述取放信息，否则作出标记并发出报警信息。

【技术特征摘要】

【专利技术属性】
技术研发人员：严少倩，
申请(专利权)人：温玉友，
类型：发明
国别省市：广东;44