一种综合档案管理系统及管理方法技术方案

本发明专利技术涉及档案管理领域，具体涉及一种综合档案管理系统及管理方法，其中，该系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，输入单元包括输入自定义模块和输入优化模块；输入单元用于录入用户上传的档案文件，检索单元用于检索档案文件，访问控制单元用于管理存储单元的访问权限，存储单元用于存储档案文件，自动备份单元用于备份档案文件，输入自定义模块用于根据用户指令自定义档案上传模板，输入优化模块用于优化档案上传模板。该综合档案管理系统通过引入输入自定义模块和输入优化模块解除现有系统的限制，允许用户根据自身需求定义档案上传模板，并且可以通过分析用户的录入历史实现自定义档案上传模板的自动优化。模板的自动优化。模板的自动优化。

【技术实现步骤摘要】
一种综合档案管理系统及管理方法


[0001]本专利技术涉及档案管理领域，具体涉及一种综合档案管理系统及管理方法。

技术介绍

[0002]档案管理系统是用于有效组织、存储、检索和维护各种类型档案信息的系统。随着信息技术的发展和数字化转型的推进，档案管理系统得到了广泛的应用和发展。传统的纸质档案正在逐渐被电子档案所取代，许多组织和机构采用电子化方式进行档案管理。
[0003]然而，传统的档案管理系统通常采用固定的上传模式和管理规则，无法满足不同机构和用户的特定需求。这限制了系统的灵活性和定制能力，导致用户在使用系统时可能遇到不匹配的功能和流程，降低了工作效率。
[0004]同时，传统档案管理系统缺乏智能化的优化功能。它们无法根据用户的上传历史和行为偏好提供个性化的建议和优化方案。用户往往需要凭借经验和主观判断来进行模板优化，缺乏科学依据和自动化支持。

技术实现思路

[0005]针对当前档案管理系统中的不足，第一方面，本专利技术提供了一种综合档案管理系统，旨在克服传统档案管理系统的局限性。所述综合档案管理系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，所述输入单元用于录入用户上传的档案文件，所述检索单元用于检索所述存储单元中的档案文件，所述访问控制单元用于管理所述存储单元的访问权限，所述存储单元用于存储授权的所述档案文件，所述自动备份单元用于备份所述存储单元中的档案文件；所述输入单元包括输入自定义模块和输入优化模块，其中，所述输入自定义模块用于根据用户指令自定义档案上传模板，所述输入优化模块用于优化所述档案上传模板。本专利技术所提供综合档案管理系统通过引入输入自定义模块和输入优化模块解除了现有系统的限制，允许用户根据自身需求定义档案上传模板，并且可以通过分析用户的录入历史实现自定义档案上传模板的自动优化。
[0006]可选地，所述输入自定义模块包括文件格式子模块、文件约束子模块以及文件权限子模块；其中，所述文件格式子模块用于定义可接收文件类型，所述文件约束子模块用于设定档案文件上传过程中的约束条件以及存储要求，所述文件权限子模块用于管理所述档案上传模板的使用权限。
[0007]可选地，所述输入优化模块包括历史记录子模块、特征分析子模块、智能推荐子模块、自动优化子模块以及优化权限子模块，其中，所述历史记录子模块用于记录用户的录入历史；所述特征分析子模块用于根据所述录入历史生成待优化特征；所述智能推荐子模块用于根据所述待优化特征提供模板优化建议，所述自动优化子模块用于根据所述模板优化建议调整所述档案上传模板，所述优化权限子模块用于管理所述档案上传模板的优化权限。
[0008]为利用上述综合档案管理系统更好实现档案管理工作，第二方面，本专利技术还提供
了一种综合档案管理方法，所述综合档案管理方法适用于本专利技术第一方面所提供的综合档案管理系统。所述综合档案管理方法，包括如下步骤：所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板；所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元；所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板；所述输入单元根据第二用户指令，通过优化后的档案上传模板将其余的待上传档案文件录入所述存储单元。
[0009]可选地，所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板，包括如下步骤：所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元中定义档案上传模板的可接收文件类型、约束条件以及存储要求；所述输入自定义模块根据所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，在所述输入单元中配置档案上传模板的上传界面；所述输入自定义模块保存自定义的档案上传模板，并获取所述档案上传模板的使用权限。
[0010]可选地，所述可接收文件类型包括但不限于文本文件、电子表格文件、幻灯片演示文件、图像文件、视频文件、音频文件、压缩文件、PDF文件中任一种类型或者多种类型。
[0011]可选地，所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元，包括如下步骤：所述输入单元根据第二用户指令，获取待上传档案文件；所述输入单元遍历所述待上传档案文件，并逐一检查所述待上传档案文件与所述档案上传模板是否匹配；所述输入单元录入与所述档案上传模板匹配的待上传档案文件。
[0012]可选地，所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板，包括如下步骤：所述输入优化模块根据第三用户指令，获取录入历史中的未成功录入记录；所述输入优化模块根据所述未成功录入记录，生成待优化特征；所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求；所述输入优化模块根据调整后的可接收文件类型、约束条件以及存储要求，更新所述上传界面；所述输入优化模块保存优化后的档案上传模板，并获取优化后的档案上传模板的使用权限。
[0013]可选地，所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，包括如下步骤：所述输入优化模块利用所述待优化特征，搭建目标优化模型；所述输入优化模块通过所述目标优化模型，获得优化调整量。
[0014]可选地，所述目标优化模型，满足如下公式：，其中，表示档案文件类型的上传选择，表示档案文件的上传约束条件，表示目标函数，表示录入失败率加权因子，表示录入失败率计算函数值，表示错误提示次数加权因子，表示错误提示次数计算函数值。
附图说明
[0015]图1为本专利技术实施例所提供的综合档案管理系统的结构示意图；图2为本专利技术实施例所提供的综合档案管理方法流程图；图3为本专利技术实施例所提供的档案上传模板自动优化流程图。
具体实施方式
[0016]下面将详细描述本专利技术的具体实施例，应当注意，这里描述的实施例只用于举例说明，并不用于限制本专利技术。在以下描述中，为了提供对本专利技术的透彻理解，阐述了大量特定细节。然而，对于本领域普通技术人员显而易见的是：不必采用这些特定细节来实行本专利技术。在其他实例中，为了避免混淆本专利技术，未具体描述公知的电路，软件或方法。
[0017]在整个说明书中，对“一个实施例”、“实施例”、“一个示例”或“示例”的提及意味着：结合该实施例或示例描述的特定特征、结构或特性被包含在本专利技术至少一个实施例中。因此，在整个说明书的各个地方出现的短语“在一个实施例中”、“在实施例中”、“一个示例”或“示例”不一定都指同一实施例或示例。此外，可以以任何适当的组合和、或子组合将特定的特征、结构或特性组合在一个或多个实施例或示例中。此外，本领域普通技术人员应当理解，在此提供的示图都是为了说明的目的，并且示图不一定是按比例绘制的。
[0018]在一个可选的实施例中，请参见图1，图1为本专利技术实施例所提供的综合档案管理系统的结构示意图。如图1所示，本专利技术所提供的所述综合档案管理系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，其中，所述本文档来自技高网...

【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种综合档案管理系统，所述综合档案管理系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，所述输入单元用于录入用户上传的档案文件，所述检索单元用于检索所述存储单元中的档案文件，所述访问控制单元用于管理所述存储单元的访问权限，所述存储单元用于存储授权的所述档案文件，所述自动备份单元用于备份所述存储单元中的档案文件，其特征在于：所述输入单元包括输入自定义模块和输入优化模块，其中，所述输入自定义模块用于根据用户指令自定义档案上传模板，所述输入优化模块用于优化所述档案上传模板。2.根据权利要求1所述的综合档案管理系统，其特征在于，所述输入自定义模块包括文件格式子模块、文件约束子模块以及文件权限子模块；其中，所述文件格式子模块用于定义可接收文件类型，所述文件约束子模块用于设定档案文件上传过程中的约束条件以及存储要求，所述文件权限子模块用于管理所述档案上传模板的使用权限。3.根据权利要求1所述的综合档案管理系统，其特征在于，所述输入优化模块包括历史记录子模块、特征分析子模块、智能推荐子模块、自动优化子模块以及优化权限子模块，其中，所述历史记录子模块用于记录用户的录入历史；所述特征分析子模块用于根据所述录入历史生成待优化特征；所述智能推荐子模块用于根据所述待优化特征提供模板优化建议，所述自动优化子模块用于根据所述模板优化建议调整所述档案上传模板，所述优化权限子模块用于管理所述档案上传模板的优化权限。4.一种综合档案管理方法，所述综合档案管理方法适用于权利要求1
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3所述的综合档案管理系统，其特征在于，所述综合档案管理方法，包括如下步骤：所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板；所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元；所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板；所述输入单元根据第二用户指令，通过优化后的档案上传模板将其余的待上传档案文件录入所述存储单元。5.根据权利要求4所述的综合档案管理方法，其特征在于，所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板，包括如下步骤：所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所...

【专利技术属性】
技术研发人员：赵健，
申请(专利权)人：北京正成科技有限公司，
类型：发明
国别省市：