一种财务档案电子化管理系统以及管理方法技术方案

本发明专利技术公开一种财务档案电子化管理系统以及管理方法，所述管理系统包括接收单元、存储单元、数据共享单元、电子档案基础管理单元、电子化财务档案利用单元。本发明专利技术搭建起完整的财务档案电子化管理系统，通过对接收单元相关设备的优化，提高会计凭证电子化管理的便利度，通过数据交换单元的设置，可以方便地实现本系统同外部其他系统的集成，有助于实现对电子会计档案价值的挖掘和利用，通过软件硬件的结合实现对电子档案和纸质资料全生命周期的智能化管理。智能化管理。智能化管理。

【技术实现步骤摘要】
一种财务档案电子化管理系统以及管理方法


[0001]本专利技术涉及财务信息化
，具体为一种财务档案电子化管理系统以及管理方法。

技术介绍

[0002]财务档案是企业财务管理过程中形成的各类文件资料，其中以会计档案为主，会计档案是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分，以会计凭证占比最大。根据《会计法》规定，“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应建立档案，妥善保管。”随着数字经济的不断发展，使得财务工作也由传统模式不断向智能化、信息化模式创新发展，财务档案电子化管理也得到广泛的重视，也明确提出实现会计信息化对单位会计核算流程和管理的全面覆盖，推动电子会计凭证开具、接收、入账和归档全程数字化和无纸化。
[0003]在财务档案电子化管理的实际操作中，仍存在一些问题和挑战，例如：档案电子化过程复杂繁琐；电子会计档案管理缺乏智能化支持；电子会计档案的安全性不高；电子会计档案的价值没有得到充分挖掘和利用。
[0004]特别是档案电子化过程，对于规模较大的企业，每年的会计凭证数量往往超过数万件，虽然网上报销系统已经较为普遍，但是线下单据审核、装订、管理依然是日常财务管理的重要工作，对于这些会计凭证的电子化，以及电子化管理同报销流程、会计做账流程的整合依然缺乏完善便捷的解决方案。

技术实现思路

[0005]本专利技术的目的在于提供一种财务档案电子化管理系统以及管理方法，以解决现有技术中存在的问题。
[0006]本专利技术公开一种财务档案电子化管理系统，所述管理系统同审批信息化系统和/或会计做账系统配合使用，所述管理系统包括接收单元、存储单元、数据共享单元、电子档案基础管理单元、电子化财务档案利用单元；所述接收单元用于接收纸质或电子的原始凭证，经数据核验后生成电子档案，同时生成纸质档案；所述存储单元用于存储纸质档案和电子档案；所述电子档案基础管理单元，用于对纸质档案和电子档案进行管理；所述数据共享单元用于同审批信息化系统和/或会计做账系统进行数据交换；所述电子化财务档案利用单元用于对财务档案中的数据进行挖掘分析和利用，通过数据共享单元同接收单元、存储单元、电子档案基础管理单元、审批信息化系统和/或会计做账系统联通；所述接收单元、存储单元通过数据共享单元同审批信息化系统和/或会计做账系统联通。
[0007]优选地，所述接收单元包括电子化子单元、纸质档案生成子单元；所述电子化子单元包括自助接收柜、工位接收单元中的任一种或多种的组合，所述自助接收柜通过自动化设备实现对纸质资料的电子化，并按照预设的规则进行前置审核；所述工位接收单元在财
务人员辅助下完成对纸质资料的电子化，同时也可以按照预设的规则进行前置审核；所述自助接收柜包括柜体、电脑主机及触控显示器、打印机、自动电子化套件；所述自动电子化套件包括扫描摄像头、补光灯、扫描台、压纸组件、存储组件；所述扫描摄像头、补光灯设置在扫描台上方，所述压纸组件包括高透明压板、压板上下移动子组件，所述高透明压板设置在扫描摄像头和扫描台之间，在压板上下移动子组件带动下上下移动；所述扫描台在长度方向两侧设置有挡板，其中内挡板高度为2—5cm，外挡板高度为0.5—1cm，所述扫描台在宽度方向上，设置有推动挡板，所述推动挡板在推动件带动下可以在所述扫描台长度方向上往复运动；所述存储组件设在扫描台一侧，包括存储台、存储台上下移动子组件；所述工位接收单元包括电脑主机、显示器、电子化套件；所述电子化套件包括挂屏扫描组件、屏下平台，电子化控制器，所述挂屏扫描组件设置在显示器上方，包括上连接架、挂灯、扫描摄像头，所述上连接架固定或可拆卸连接到显示器上方，所述挂灯设置在上连接架前端靠近显示器屏幕的位置，所述扫描摄像头设置在挂灯前方的上连接架上，其工作面向下，摄像头轴线同铅垂线存在夹角；所述屏下平台固定或可拆卸连接到显示器下方，包括下连接架、扫描平台，所述下连接架固定或可拆卸连接到显示器上方，所述扫描平台固定到下连接架上方，所述扫描平台宽度大于纸宽度，长度大于两倍纸长度；所述电子化控制器同挂灯、扫描摄像头电连接，用以控制其工作状态。
[0008]优选地，所述自助接收柜的压纸组件还包括平纸子组件，所述平纸子组件包括设在扫描台一侧上方的单侧压杆子组件，以及设置在扫描台另一侧开槽处的变径辊子组件；所述单侧压杆子组件包括压杆以及带动压杆上下移动的压杆上下移动子组件，设置在扫描台宽度方向；所述变径辊子组件包括变径辊、变径辊驱动件，所述变径辊设置在扫描台一侧的开槽处，所述变径辊两侧的轴穿过开槽侧壁，一侧连接到变径辊驱动件，在变径辊驱动件带动下转动，所述变径辊横切面为不规则形状，其中90度圆周角范围内半径为变径辊轴到扫描台顶面的位置，在上述90度圆周角两侧半径对称变大，最大处半径为最小处半径的1.5
‑
2倍。
[0009]优选地，所述平纸子组件还包括侧面压盘子组件，所述侧面压盘子组件包括两块压盘和带动压盘上下移动的压盘上下移动子组件；所述压盘设置在扫描台长度方向的两侧，位于内挡板、外挡板内侧，所述压盘包括外盘、橡胶压条，所述外盘为下方开口的长方体腔体结构，所述橡胶压条一侧铰接到外盘内部侧壁下方，另一侧通过至少一个弹簧装置连接到内部，弹簧放松状态下，所述橡胶压条倾斜，远离铰接点的一侧靠近单侧压杆子组件，其端部位置最低，其最低点位于外盘外。
[0010]优选地，所述存储单元包括原件暂存桌面单元、原件暂存柜、原件长期存储柜、电子存储装置；所述原件暂存桌面单元包括至少三个相互分隔的存储空间，分别为退回件存储空间、待定件存储空间、通过件存储空间。
[0011]优选地，所述存储单元的电子存储装置包括本地存储子单元、异地备份子单元或者所述电子存储装置包括本地存储子单元、重要数据链上存储子单元、次重要数据哈希值链上存储子单元。
[0012]本专利技术还公开一种财务档案电子化管理方法，包括如下步骤：S1、用户在审批信息化系统中提交报销审批流程，并上传证明材料的电子图像，审批信息化系统生成审批流程识别编号；S2、用户向接收单元递交纸质证明材料，并提交该证明材料对应的审批流程识别
编号；S3、接收单元对纸质证明材料进行电子化获得其对应的第二图像信息；并获取审批信息化系统中用户上传的证明材料电子图像信息，作为第一图像信息；审批信息化系统中用户填写的报销审批流程中的信息；接收单元通过OCR识别获得第二图像信息、第一图像信息中的预设字段内容；接收单元将第二图像信息获得的字段内容同第一图像信息获得的字段内容和/或报销审批流程中的信息进行比对，如存在不同，发出退回信号，并提示资料不匹配；如相同，生成第一电子档案数据集；S4、接收单元获得外部系统对第一电子档案数据集对应纸质资料的评价结果，如评价结果为“通过”，则生成电子档案；如评价结果为“不通过”则按照预设规则释放存储或经过预设时间后释放存储；如评价结果为“待定”则生成第二电子档案数据集；针对第二电子档案数据集，在预设时间发出再次评价提醒，获取评本文档来自技高网...

【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种财务档案电子化管理系统，所述管理系统同审批信息化系统和/或会计做账系统配合使用，其特征在于，所述管理系统包括接收单元、存储单元、数据共享单元、电子档案基础管理单元、电子化财务档案利用单元；所述接收单元用于接收纸质或电子的原始凭证，经数据核验后生成电子档案，同时生成纸质档案；所述存储单元用于存储纸质档案和电子档案；所述电子档案基础管理单元，用于对纸质档案和电子档案进行管理；所述数据共享单元用于同审批信息化系统和/或会计做账系统进行数据交换；所述电子化财务档案利用单元用于对财务档案中的数据进行挖掘分析和利用，通过数据共享单元同接收单元、存储单元、电子档案基础管理单元、审批信息化系统和/或会计做账系统联通；所述接收单元、存储单元通过数据共享单元同审批信息化系统和/或会计做账系统联通。2.根据权利要求1所述一种财务档案电子化管理系统，其特征在于，所述接收单元包括电子化子单元、纸质档案生成子单元；所述电子化子单元包括自助接收柜、工位接收单元中的任一种或多种的组合，所述自助接收柜通过自动化设备实现对纸质资料的电子化，并按照预设的规则进行前置审核；所述自助接收柜包括柜体、电脑主机及触控显示器、打印机、自动电子化套件；所述自动电子化套件包括扫描摄像头、补光灯、扫描台、压纸组件、存储组件；所述扫描摄像头、补光灯设置在扫描台上方，所述压纸组件包括高透明压板、压板上下移动子组件，所述高透明压板设置在扫描摄像头和扫描台之间，在压板上下移动子组件带动下上下移动；所述扫描台在长度方向两侧设置有挡板，其中内挡板高度为2—5cm，外挡板高度为0.5—1cm，所述扫描台在宽度方向上，设置有推动挡板，所述推动挡板在推动件带动下可以在所述扫描台长度方向上往复运动；所述存储组件设在扫描台一侧，包括存储台、存储台上下移动子组件；所述工位接收单元包括电脑主机、显示器、电子化套件；所述电子化套件包括挂屏扫描组件、屏下平台，电子化控制器，所述挂屏扫描组件设置在显示器上方，包括上连接架、挂灯、扫描摄像头，所述上连接架固定或可拆卸连接到显示器上方，所述挂灯设置在上连接架前端靠近显示器屏幕的位置，所述扫描摄像头设置在挂灯前方的上连接架上，其工作面向下，摄像头轴线同铅垂线存在夹角；所述屏下平台固定或可拆卸连接到显示器下方，包括下连接架、扫描平台，所述下连接架固定或可拆卸连接到显示器上方，所述扫描平台固定到下连接架上方，所述扫描平台宽度大于A4纸宽度，长度大于两倍A4纸长度；所述电子化控制器同挂灯、扫描摄像头电连接，用以控制其工作状态。3.根据权利要求2所述一种财务档案电子化管理系统，其特征在于，所述自助接收柜的压纸组件还包括平纸子组件，所述平纸子组件包括设在扫描台一侧上方的单侧压杆子组件，以及设置在扫描台另一侧开槽处的变径辊子组件；所述单侧压杆子组件包括压杆以及带动压杆上下移动的压杆上下移动子组件，设置在扫描台宽度方向；所述变径辊子组件包括变径辊、变径辊驱动件，所述变径辊设置在扫描台一侧的开槽处，所述变径辊两侧的轴穿过开槽侧壁，一侧连接到变径辊驱动件，在变径辊驱动件带动下转动，所述变径辊横切面为不规则形状，其中90度圆周角范围内半径为变径辊轴到扫描台顶面的位置，在上述90度圆周角两侧半径对称变大，最大处半径为最小处半径的1.5
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2倍。4.根据权利要求3所述一种财务档案电子化管理系统，其特征在于，所述平纸子组件还包括侧面压盘子组件，所述侧面压盘子组件包括两块压盘和带动压盘上下移动的压盘上下移动子组件；所述压盘设置在扫描台长度方向的两侧，位于内挡板、外挡板内侧，所述压盘
包括外盘、橡胶压条，所述外盘为下方开口的长方体腔体结构，所述橡胶压条一侧铰接到外盘内部侧壁下方，另一侧通过至少一个弹簧装置连接到内部，弹簧放松状态下，所述橡胶压条倾斜，远离铰接点的一侧靠近单侧压杆子组件，其端部位置最低，其最低点位于外盘外。5.根据权利要求1所述一种财务档案电子化管理系统，其特征在于，所述存储单元包括原件暂存桌面单元、原件暂存柜、原件长期存储柜、电子存储装置；所述原件暂存桌面单元包括至少三个相互分隔的存储空间，分别...

【专利技术属性】
技术研发人员：霍建鸿，张春风，张学敏，戴娇，韩晶，
申请(专利权)人：廊坊师范学院，
类型：发明
国别省市：