一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件及其应用方法技术

本发明专利技术提供的国际船舶供应S2S模式报价管理软件及其应用方法可以极大提高供需双方商务效率，为船舶供应行业领域提供了很好的商业效益和社会效益。国际船舶供应S2S模式报价管理软件包含了对外、对内两方面的功能，实现船舶供应极速报价订单管理。同时，可以根据公司的具体情况自由设定工作流。工作流有三种触发机制：预警、消息机制和审核机制。本发明专利技术可以将各部门工作任务由软件自动推动，打开软件就能看到本部门的任务列表(完成后自动消失)；实现采购报价的协同合作；提高报价和采购订单处理进度和质量一目了然。进度和质量一目了然。进度和质量一目了然。

【技术实现步骤摘要】
一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件及其应用方法


[0001]本专利技术涉及一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件尤其涉及船舶供应公司对外自动传递船东单据数据、对内管理报价、订单环节。此外，本专利技术还涉及上述报价软件的实现方法。

技术介绍

[0002]本专利技术主要是基于三方面的背景，一是船供行业需要一个能实现上下游数据自动传递，解决跨系统数据衔接问题的软件，二是各国船东商品需求，由于语言差异和商品描述差异，上下游数据识别是难点，三是通用ERP很难满足船舶供应行业专业性较强、且需要高速回复船东询价的特点。
[0003]第一，船供行业需要一个能实现上下游数据自动传递，解决跨系统数据衔接问题的软件。
[0004]目前，在船东及船供行业中，企业多使用ERP系统用于日常业务的运营管理。由于应用软件不同，数据传递中所使用的文档格式五花八门，且版面存在差异，内置宏程序也不同，这给上下游数据的传递带来了极大的阻碍。报价员需要对船东询价文档的数据进行预处理，人工整理成标准模板格式导入公司ERP软件；完成报价后，将系统报价数据整理再回填到船东带有宏程序的原文档和船东B2B采购平台；订单环节数据传输过程同报价环节。重复的手工整理、输入、输出工作极大地降低了员工的工作效率，将员工束缚在繁杂基础的数据传递工作中，无法专注服务客户。因此客户迫切的需要一套上下游供应链数据自动传递，消除员工整理、录入、回填单据时间的软件。
[0005]第二，各国船东商品需求，由于语言差异和商品描述差异，上下游数据识别是难点。
[0006]提高船供报价效率的根本在于如何快速识别商品需求，识别正确的商品需求也是报价有效的基础。商品需求在辨识上存在以下难点：1) 船供商品品类繁杂。目前国际船舶物资采购通用的IMPA编码，ISSA编码已有5万多条商品条目，每年还在持续增加。而且国际IMPA编码通常只精确到商品大致规格，并不精确到单品，由于商品的生产厂商、明细规格、质量档次、价位的不同，实际船供商品数量超过100万条；2) 同种商品叫法不一。不同国家的船舶对同一商品有不同的名称，需进一步进行辨识，以免供错商品；3)无码商品需人工辨识。船东虽大多采用通用的IMPA编码，ISSA编码，但下单过程中，经常不包含商品编码，只有商品描述，这些无码商品就需人工辨识商品需求。
[0007]第三，通用ERP很难满足船舶供应行业专业性较强、且需要高速回复船东询价的特点。
[0008]船舶供应行业专业性较强，尤其是报价环节，因船舶停靠离港时间短，需要船舶供应行业快速报价，并提供货物上船，通用管理ERP很难完全贴合行业需求。通用管理ERP通常为满足更多行业的需求，具有普适性，对于部分行业特色不明显的行业，可以通过部分功能弱化或替代实现应用。对于报价和订单管理通常采用单据记录模式，具体的操作环节都在
系统外进行。但是，船供行业报价订单环节特色明显，使用通用报价软件无异于使用传统报价、接单模式，不仅不会提高报价效率(经实践证明，船供公司用通用软件报价还不如手工EXCEL报价快)，还会额外增加系统购买成本。甚至为了配合软件的管理流程，改变自身的报价、接单流程，招聘更多的员工以支撑软件的运行，出现“人配合软件”的情况。通用报价软件的应用无法实现企业提高报价效率、降低管理成本、提高市场竞争力的核心目的。
[0009]综合上述问题，目前国内市场暂无其他专业适用于船供行业的 ERP产品，仅有通用行业ERP产品，例如金蝶、用友等，通用软件不足和缺点如下：
[0010]1、无法实现船供上下游跨系统数据衔接格式问题，系统的导入导出有其标准化模板，需要人工预处理后才能满足数据导入导出，无法直连。
[0011]2、不了解船供行业，无法帮助船供公司快速识别各国船东客户需求，船东商品需求与企业内部商品数据的匹配仍需要人工处理，对员工的经验、精力都是极大考验。
[0012]3、不符合船舶供应企业报价、订单业务管理需求，一般只对报价单、销售订单做单据登记记录，具体报价、接单事宜在系统外进行，历史数据无法追溯、参考。
[0013]4、缺乏对具有行业特性基础数据的管理，例如：船舶管理、船舶属性等
[0014]5、系统应用商品编码规则不符合行业应用需求，通用行业商品管理采用“一物一码”，并不适用于船舶供应企业商品的管控，船舶供应品类众多，严格“一码一物”将降低船供企业的报价效率，反而降低其竞争力。
[0015]6、无计价公式支持，船舶供应行业报价大多采用成本加价方式计算，参考因素众多，如调价率、折扣、代理佣金、个人佣金等，且需预先估算整单毛利率再对外报价。通用软件在报价环节并不支持此种计价公式。
[0016]国外，新加坡、日本和欧洲等航运大国有相应的信息管理软件。
[0017]例如新加坡J4，不足和缺点如下：
[0018]1、国内没有分支机构，无法为客户提供客户实施和售后维护服务。
[0019]2、虽可满足船供公司内部管理使用，但不具备上下游跨系统间数据自动传递的功能，在使用过程中有局限性。
[0020]3、国内外业务流程、财务制度、管理模式都有所不同，无法直接套用。
[0021]4、语言版本有所限制，需要资深业务人员使用运营，新员工很难快速上手，人工成本过高。

技术实现思路

[0022]本专利技术的目的是提供一种能实现上下游供应链数据自动传递，解决通用行业ERP与国外船供ERP的不适合性，符合船舶供应企业信息化的管理需求的一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件及其应用方法。
[0023]为了实现上述目的，本专利技术采用了如下技术方案：
[0024]一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件，包括跨系统内部接口，实现上下游商务数据的自动传递。传输客户商务数据方式可分为三大类：一是船东系统API接口，商务数据通过接口直接传递，包括：询价单、报价单、订单等数据。二是船东采购网站接口，MTS内输入网站账户密码，软件24H自动下载船东采购网站RFQ，自动生成MTS 软件报价单，报价员进入MTS后可直接进行报价，完成后自动上传船东采购网站。三是船东带宏程序的RFQ自动处理，
系统自动识别船东系统导出的带宏程序的RFQ(船东要求源文件上回复报价信息，便于直接导入船东自身ERP系统，进行比价、采购等后续流程，不接受其他格式的报价单。)，该格式可直接导入软件，RFQ数据自动填入对应字段。完成报价后，导出对应船东格式单据，报价数据自动填入原始带宏程序的RFQ，无需人工再整理；
[0025]实现商务单据在船东(需方)软件系统和船供公司(供方)软件系统间的自动收发、自动处理、数据实时精准传递。
[0026]优选地，包括菜单栏，所述菜单栏包括销售管理、用户常用菜单、系统管理、基础数据管理和采购管理；所述销售管理包括报价单和导入报价单；所述报价单的顶部设有工具栏，所述报价单包括报价单表头、报价单表身、报价单表尾和报价单底部功能选项区；所述报价单报头包括表头基本信息、备注、更多信息和地址；所述表头本文档来自技高网...

【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件，其特征在于，包括跨系统内部接口，实现上下游商务数据的自动传递；传输客户商务数据方式可分为三大类：一是船东系统API接口，商务数据通过接口直接传递，包括：询价单、报价单、订单等数据；二是船东采购网站接口，MTS内输入网站账户密码，软件24H自动下载船东采购网站RFQ，自动生成MTS软件报价单，报价员进入MTS后可直接进行报价，完成后自动上传船东采购网站；三是船东带宏程序的RFQ自动处理，系统自动识别船东系统导出的带宏程序的RFQ(船东要求源文件上回复报价信息，便于直接导入船东自身ERP系统，进行比价、采购等后续流程，不接受其他格式的报价单)，该格式可直接导入软件，RFQ数据自动填入对应字段；完成报价后，导出对应船东格式单据，报价数据自动填入原始带宏程序的RFQ，无需人工再整理；实现商务单据在船东(需方)软件系统和船供公司(供方)软件系统间的自动收发、自动处理、数据实时精准传递。2.根据权利要求1所述的一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件，其特征在于，包括菜单栏，所述菜单栏包括销售管理、用户常用菜单、系统管理、基础数据管理和采购管理；所述销售管理包括报价单和导入报价单；所述报价单的顶部设有工具栏，所述报价单包括报价单表头、报价单表身、报价单表尾和报价单底部功能选项区；所述报价单报头包括表头基本信息、备注、更多信息和地址；所述表头基本信息中，可以选择需要报价的客户，软件会自动带出该客户在客户主数据中维护过的信息，并根据需求在报价单表头维护其他需要的数据；所述备注、更多信息和地址可以根据实际情况进行修改；所述报价单表身包括条目明细、客户商品参考、选定供应商和成本的标签页；所述条目明细的标签页中包括商品编号、商品描述(中文描述、英文描述)、数量、单位、单价和商品查询助手；所述商品编号与基础数据内的数据库自动进行数据匹配；通过商品查询助手可以对商品描述的内容进行关键字模糊检索，且商品查询助手内的查询信息可以根据需要进行修改；所述客户商品参考的标签页中包括两栏信息表格，所述两栏信息表格并列设置，其中一栏信息采用客户询价单中原始条目明细标签页中的数据参数，所述另一栏信息为MTS中根据原始条目明细标签参数智能匹配的数据参数；所述选定供应商标签页中两栏信息表格，所述两栏信息表格并列设置，其中一栏信息采用条目明细标签页中的数据参数，所述另一栏信息包括供应商编码、供应商名称、采购单价、币种、汇率的数据参数；所述成本标签页中包括两栏信息表格，所述两栏信息表格并列设置，其中一栏信息采用条目明细标签页中的数据参数，所述另一栏信息包括参考报价、个别加价率和含税价；所述报价单表尾，所述报价单表尾包括备选供应商、历史报价、历史订单、最后一次采购价、历史采购、智能找码；所述备选供应商用于显示存储历史采购商品的价格和供应商；所述历史报价、历史订单、最后一次采购价、历史采购便于使用者参考本次报价是否合适；所述报价单底部功能选项区包括状态变更、条目功能、单据功能、单据报表、计价；所述单据功能用于将报价单转换成销售订单进行跟进。3.根据权利要求1所述的一种国际船舶供应S2S模式报价管理软件，其特征在于，所述软件支持智能商品匹配功能，蕴含多样化的智能商品匹配计算；软件内含最新的IMPA编码，对于有码商品智能匹配数据库内标准商品编码，并带出优化后的商品描述翻译。对于无码商品，软件可以根据船东原始商品描述智能推荐商品编码，模糊识别各国船队对同一商品
的不同描述。...

【专利技术属性】
技术研发人员：李菁，朱卫国，李凌，李佳咛，高雪娇，
申请(专利权)人：上海嘉软计算机信息技术有限公司，
类型：发明
国别省市：