电子文件保存系统技术方案

提供一种电子文件保存系统，该电子文件保存系统（１）不设置花费成本的印刷装置，（２）减少预先登录与双重扫描检验对象的帐票有关的信息的劳力的同时，（３）实现对于来自多个读取装置的扫描也可适用的双重扫描检验。在电子文件保存系统中，电子文件管理装置保存扫描器由读入的收据或申请书生成的电子文件和登录装置生成的相关信息，电子文件管理装置从登录装置接收到包含特征量的双重扫描检查请求后，参照双重扫描检验规则和双重扫描检查用登录数据，实行双重扫描检查，把检查结果发送给登录装置，登录装置在判断是双重扫描的情况下，删除生成的电子文件和相应的相关信息。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及对纸面文件进行电子化并保存的技术，特别涉及防止保存被双重扫描的纸面文件的技术。
技术介绍
为了简化纸的搬运成本的减轻和信息的共享，对例如收据或申请书等的纸面文件用扫描器进行电子化，作为图像数据(也称为“电子文件”)进行管理的电子文件系统已经实用化。在该系统中，纸面文件被扫描器读取，作为电子文件被生成。其后，被图像化了的文件上的文字信息，通过OCR技术，作为代码数据被提取，作为帮助统计或分析业务的计算机处理用数据被使用。另外，操作人员通过另外一种登录检索键信息的方法，使得可以容易地检索被图像化了的文件。对同一个收据或者申请书进行两次或两次以上的电子化造成很多问题。例如，如果申请书被双重扫描，并由电子文件系统管理的话，申请书中所记载的顾客信息或计费信息就会被双重计算，有引起向顾客进行双重请求的可能性。现有技术中，提出防止这种双重扫描或者双重登录的技术。作为与电子文件系统相类似的系统，有数字复印机。作为与防止文件的双重扫描/登录的技术相类似的技术，例如在特开2003-263084号公报中公开了防止文件的复制的技术。在此，把希望防止复印的稿件、标志或者印章等图形和文字列登录在数字复印机上，在读取稿件时检测出已登录的图形的时候，就不进行复印。另外，例如在专利第3412441号中公开了一种技术，使图像处理装置具有对已经读取的文件上印刷表示已经完成读取的标志的功能，以后，被印刷有标志的文件被输入时，通过确定/识别该标志，防止双重输入(。进而，例如在专利第2745782号中还公开了一种技术，该技术是在条形码阅读器等的信息读取装置内保存以前被读取的信息，判断被新读取的信息是否与所保存的以前的读取信息相同，防止双重读取。现有技术存在以下问题当使用特开2003-263084号所公开的技术时，虽然可以防止纸面文件的双重扫描/登录，但是需要操作人员花费劳力在扫描前把与复制防止对象的文件有关的信息预先登录到复印机中。而且，不能进行只允许一次扫描、从第2次起不允许扫描这种控制。另外，专利第3412441号所公开的技术可以防止纸面文件的双重扫描/登录，但是必须在图像处理装置中加入机械的印刷装置，存在有发生装置的物理性故障的可能性的问题、或者花费油墨等的印刷成本的问题。还有，在使用专利第2745782号的技术时，由于在存储容量有限的条形码阅读器等读取装置中存储以前的读取信息，因此不能存储大量的文件信息。因此，当用一个条形码阅读器读取了大量的文件时，就不得不删除以前积累的读取信息，有可能不能防止双重扫描。另外，当处理大量的文件时，会考虑使用多个读取装置来提高业务效率，但是在专利第2745782号的方法中，还存在当使用其他条形码阅读器读取已经被读取过的文件时，不能防止双重扫描的问题。
技术实现思路
本专利技术为了解决上述问题，提供一种电子文件保存系统及其方法和程序，该电子文件保存系统及其方法和程序(1)不设置花费成本的印刷装置；(2)并减轻事先登录与双重扫描检验对象的文件有关信息的的劳力的同时，(3)实现对于来自多个读取装置的扫描也可适用的双重扫描检验。即，一种保存扫描文件而生成的电子文件和上述电子文件的相关信息的电子文件保存方法，具体来说，本专利技术特征在于，生成与电子文件相关的包含上述电子文件的特征量的相关信息，保存电子文件和上述相关信息，基于电子文件和上述相关信息，参照事先登录的双重扫描检验规则和双重扫描检查用登录数据，实行双重扫描检查，当检查结果表示为双重扫描时，删除生成的上述电子文件和相应的相关信息。本专利技术的更加具体的方式为，一种电子文件保存系统，其由连接到通信网络上的至少一台或一台以上的读取装置(扫描器)、一台或一台以上的登录装置、一台或一台以上的管理员装置和一台或一台以上的电子文件管理装置构成，通过接受操作人员的操作的登录装置，将扫描器读入的收据或者申请书等的纸面文件作为电子文件生成，把该数据和登录装置生成的相关信息保存在电子文件管理装置，其特征在于，电子文件管理装置从生成了电子文件的登录装置接收包含特征量的双重扫描检查请求消息后，参照存储的双重扫描检验规则和双重扫描检查用登录数据，实行双重扫描检查处理，其后，把该检查结果发送给登录装置，接收了结果的登录装置在判断为相当于双重扫描的情况下，删除生成的上述电子文件和相应的相关信息。另外，其特征在于，电子文件管理装置在实行双重扫描检查处理时，在对从登录装置接收的特征量和电子文件管理装置保存的双重扫描检查用登录数据中所包含的特征量分别进行标准化后对各自进行比较。另外，其特征在于，电子文件管理装置当双重扫描检查处理的实行结果，判断为不是双重扫描时，把从登录装置接收的特征量作为双重扫描检查用登录数据生成并登录。通过上述方式，由于可以省去印刷装置，可以不花费成本地防止纸面文件的双重扫描或者登录。另外，由于在每次扫描纸面文件时，作为电子化作业的一个环节取入用于检测双重扫描的信息，就会省去把这些信息作为另外的作业进行登录的劳力。进而，由于可以使用多个读取装置并行地对纸面帐票进行电子化，因此可以提高业务效率。通过本专利技术，可以不花费成本地防止纸面文件的双重扫描或者登录。另外，不必作为另外一种作业登录用于检测出双重扫描的信息，进而，由于可以使用多个读取装置，因此可以提高业务的效率。附图说明图1是表示本专利技术的实施方式的系统结构图；图2是登录装置、管理员装置和电子文件管理装置的硬件结构例；图3是表示纸面文件的电子化以及直至保存为止的处理流程的图；图4在电子文件管理装置中的双重扫描检查处理流程的一个例子；图5是表示双重扫描检验规则的数据表的例子；图6是成为扫描对象的纸面文件的例子； 图7是登录装置的登录应用程序画面例；图8是登录装置的OCR修正/数据输入画面的例子；图9是当检测出双重扫描时显示在登录装置的画面例子；图10是成为扫描对象的纸面文件的其他的例子；图11是特征量的一个例子。具体实施例方式下面，通过附图对于本专利技术的实施方式进行详细的说明。实施例1图1示出表示本专利技术的实施方式的电子文件保存系统的结构。电子文件保存系统由多个扫描器100、一台或一台以上的登录装置102、一台或一台以上的管理员装置104、一台或一台以上的电子文件管理装置106、这些装置所连接的通信网络150构成。扫描器100是读入收据或申请书等的纸面文件后作为电子文件生成的装置。电子文件的数据形式是普通的图像数据。例如，可以使用位映像形式或JPEG形式等。对于定型尺寸的纸面文件，可使用具备自动送料装置的扫描器。另外，对于不定型尺寸的纸面文件，可使用读取放在桌上的稿件的图像的立式扫描器。登录装置102接受操作人员的操作，控制扫描器100，或者读入通过扫描器生成的电子文件，进行OCR处理、管理信息登录处理、登录数据登录处理。管理员装置104是接受电子文件保存系统的管理员的操作的装置，提供显示系统的工作状况或阅览电子文件管理装置106管理的数据的功能。电子文件管理装置106是接收由登录装置102发送的登录数据，管理该数据的装置。另外，提供向管理员装置104发送有过请求的登录数据的功能。电子文件管理装置106具备请求接受部110、双重扫描判断部112、电子文件管理部114这些处理部。请求接受部110接收来自其他装置的请求并决本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种电子文件保存系统，由一台或一台以上的电子文件管理装置保存一台或一台以上的扫描器扫描而生成的电子文件和一台或一台以上的登录装置生成的相关信息，其特征在于，上述登录装置生成与上述电子文件相关的、包含上述电子文件的特征量的相关信息，保 存上述电子文件和上述相关信息，生成基于上述电子文件和上述相关信息的双重扫描检查请求并发送给上述电子文件管理装置；上述电子文件管理装置从上述登录装置接收上述双重扫描检查请求后，参照预先登录的双重扫描检验规则和双重扫描检查用登录数据，实 行双重扫描检查，并把上述检查结果发送给上述登录装置；上述登录装置在上述检查结果表示双重扫描的情况下，删除生成的上述电子文件和相应的相关信息。

【技术特征摘要】
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【专利技术属性】
技术研发人员：谷川嘉伸，本多义则，伊藤信治，垂木良佑，
申请(专利权)人：株式会社日立制作所，
类型：发明
国别省市：JP[日本]