档案管理方法及系统技术方案

一种档案管理方法及系统，涉及档案智能管理领域，可应用于金融领域和其他领域，所述方法包含：根据档案归档申请信息获取档案文件和电子标签，将电子标签贴设于档案文件后查询获得当前档案柜内空闲状态的档案盒；根据档案盒信息和档案文件的文件信息生成档案标识数据，将档案标识数据写入电子标签和档案盒的射频芯片后，将档案文件及电子标签放置于档案盒内；通过设置于档案柜上的电子标签读写器获取射频芯片内存储的档案标识数据，根据档案标识数据和档案盒在档案柜上的放置位置更新预设的档案存储记录并锁闭档案盒；根据档案标识数据处理档案归档申请信息并生成反馈信号，将反馈信号反馈至档案归档申请信息的发起方。馈信号反馈至档案归档申请信息的发起方。馈信号反馈至档案归档申请信息的发起方。

【技术实现步骤摘要】
档案管理方法及系统


[0001]本专利技术涉及档案智能管理领域，可应用于金融领域和其他领域，尤指一种档案管理方法及系统。

技术介绍

[0002]在现有企业公司或相关业务机构内，每天都会产生大量的纸质业务档案，它是各机构在各项工作过程中形成的具有保存价值的实物资料，根据档案管理要求，必须确保档案的安全管理和有效使用，档案的库房管理是重要工作之一。机构通常做法是将各类纸质档案集中收集到地方的库房，通过人工交接、编排、登记档案库房位置，再人工将档案放入到对应的档案架位置上；档案的借阅也是通过人工查找档案位置再从档案架取出，但是这种传统方式处理存在以下缺陷：1、缺乏智能识别装置，上述方式中档案的存放完全依赖人工编排处理，档案架通常按种类编排存放位置，在存放或提取档案时必须人工去定位、查找档案的存放位置，费时费力且容易出错。2、缺乏快捷有效的信息交互，容易造成档案管理混乱。档案上架下架频繁，上述方式没有快捷有效的档案交互装置及管理系统，往往容易造成档案位置错乱、档案数据混乱、甚至丢失的现象。3、库房空间不能充分利用。档案的存放位置是人工维护的，固定的且不能经常更改，当档案被借阅后，档案架上必须预留出该位置空间，以便档案归还后放置回原存放位置上。这种方式不能最大化地利用档案架的空间，从而大量被借阅的空间不能回收加以充分利用，造成“库房满、档案架空”的怪异现象。4、缺乏完备的档案管理预警机制。上述方式，档案管理员可以随意取走档案，缺乏档案被错取、乱取的防控机制以及预警机制，存在较大的内部作案隐患。为此档案库一般装有视频监控系统，但由于档案较多，由于焦距和角度，监控常常无法清晰准确拍摄到具体某个档案的情况，如果发生案件，事后调查人员想溯源查看涉案档案的监控视频，很难找到角度最好的摄像视频和清晰，而且还需要观看全程的监控录像，无法快速找到关键视频段，不能跳跃观看视频，否则容易漏掉录像关键视频，查看过程很耗时间，溯源调查工作效率较低，同时全量监控视频存储空间也非常大。5、缺乏有效的管理系统。上述方式的档案管理仍围绕人工进行处理，缺乏有效的信息化管理系统，确保档案出入库的安全性、正确性、易用性，实现档案管理的信息化、智能化。
[0003]综上，传统的档案管理方式严重依赖人工方式，且缺乏有效的监管和高效的事后监督审查方法。

技术实现思路

[0004]本专利技术目的在于提供一种档案管理方法及系统，予以解决传统档案管理方式存在严重依赖人工的方式，且缺乏有效的监管和高效的事后监督审查方法的问题，不但提供方便快捷的档案管理方法，而且还通过物联网技术将档案管理装置与金融机构的安防系统有机结合，充分发挥金融机构安防系统的作用，提高机构应对突发紧急严重安全事件的能力。
[0005]为达上述目的，本专利技术所提供的档案管理方法，具体包含：根据档案归档申请信息
获取档案文件和电子标签，将所述电子标签贴设于所述档案文件后查询获得当前档案柜内空闲状态的档案盒；根据所述档案盒信息和所述档案文件的文件信息生成档案标识数据，将所述档案标识数据写入所述电子标签和所述档案盒的射频芯片后，将所述档案文件及所述电子标签放置于所述档案盒内；通过设置于所述档案柜上的电子标签读写器获取所述射频芯片内存储的档案标识数据，根据所述档案标识数据和所述档案盒在所述档案柜上的放置位置更新预设的档案存储记录并锁闭所述档案盒；根据所述档案标识数据处理所述档案归档申请信息并生成反馈信号，将所述反馈信号反馈至所述档案归档申请信息的发起方。
[0006]在上述档案管理方法中，优选的，所述方法还包含：获取档案借阅申请信息和借阅人的身份信息，根据所述身份信息采集借阅人的生物特征数据；根据所述生物特征数据和所述身份信息，通过预存信息进行身份认证；当身份认证通过后，根据所述档案借阅申请信息中的文件信息匹配对应的档案标识数据，根据所述档案标识数据对应的所述档案盒的放置位置开启对应的所述档案柜内对应位置并生成提示信号；根据所述提示信号于所述放置位置开启声光提示。
[0007]在上述档案管理方法中，优选的，根据所述提示信号于所述放置位置开启声光提示之后还包含：通过设置于所述档案柜上的电子标签读写器检测所述电子标签；当所述电子标签离开所述电子标签读写器的监测区域后，根据所述身份信息生成借阅信息，通过所述借阅信息更新预设的档案存储记录并生成反馈信号，将所述反馈信号反馈至所述档案借阅申请信息的发起方。
[0008]在上述档案管理方法中，优选的，当所述电子标签离开所述电子标签读写器的监测区域后还包含：更新所述档案柜内对应的档案盒的使用状态。
[0009]在上述档案管理方法中，优选的，所述方法还包含：通过设置于所述档案盒上的碰撞传感器采集碰撞产生的碰撞信号，根据所述碰撞信号触发广播预设的定位标签数据，以及，建立预设延时周期触发的报警任务；根据所述定位标签数据获得所述档案盒的位置信息，根据所述位置信息通过一个或多个音视频采集设备采集对应区域的音视频数据；根据所述音视频数据通过预设识别算法分析获得异常风险评估值，根据所述异常风险评估值终止所述报警任务，或启动所述报警任务并将所述音视频数据存储至预定位置。
[0010]在上述档案管理方法中，优选的，根据所述碰撞信号触发广播预设的定位标签数据包含：当所述碰撞信号高于预定阈值时，根据预设的定位标签数据生成超宽带脉冲信号；将所述超宽带脉冲信号广播至预定区域的多个定位基站。
[0011]在上述档案管理方法中，优选的，根据所述音视频数据通过预设识别算法分析获得异常风险评估值包含：根据所述音视频数据中的图像数据通过人脸识别算法确定人员信息，根据人员信息通过深度视觉算法获得所述人员信息对应的行为数据；将所述音视频数据中的音频数据转换为文本数据，通过预设异常关键字通过语义识别算法识别所述文本数据获得异常语义识别数据；根据所述行为数据和所述异常语义识别数据通过风险计算模型获得异常风险评估值。
[0012]在上述档案管理方法中，优选的，启动所述报警任务包含：根据所述报警任务生成告警控制信号；根据所述告警控制信号向预定终端发送警示信号，和/或控制预设的一个或多个安全门锁闭，限制所述档案柜所处区域内人员离开预定范围。
[0013]本专利技术还提供一种档案管理系统，所述系统包含档案柜、电子标签、输入端和管理
终端；所述输入端用于根据档案归档申请信息获取档案文件和电子标签，将所述电子标签贴设于所述档案文件后查询所述管理终端获得当前档案柜内空闲状态的档案盒；根据所述档案盒信息和所述档案文件的文件信息生成档案标识数据，将所述档案标识数据写入所述电子标签和所述档案盒的射频芯片后，将所述档案文件及所述电子标签放置于所述档案盒内；所述管理终端用于通过设置于所述档案柜上的电子标签读写器获取所述射频芯片内存储的档案标识数据，根据所述档案标识数据和所述档案盒在所述档案柜上的放置位置更新预设的档案存储记录并锁闭所述档案盒；以及，根据所述档案标识数据处理所述档案归档申请信息并生成反馈信号，将所述反馈信号反馈至所述档案归档申请信息的发起方。
[0014]本专利技术本文档来自技高网...

【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种档案管理方法，其特征在于，所述方法包含：根据档案归档申请信息获取档案文件和电子标签，将所述电子标签贴设于所述档案文件后查询获得当前档案柜内空闲状态的档案盒；根据所述档案盒信息和所述档案文件的文件信息生成档案标识数据，将所述档案标识数据写入所述电子标签和所述档案盒的射频芯片后，将所述档案文件及所述电子标签放置于所述档案盒内；通过设置于所述档案柜上的电子标签读写器获取所述射频芯片内存储的档案标识数据，根据所述档案标识数据和所述档案盒在所述档案柜上的放置位置更新预设的档案存储记录并锁闭所述档案盒；根据所述档案标识数据处理所述档案归档申请信息并生成反馈信号，将所述反馈信号反馈至所述档案归档申请信息的发起方。2.根据权利要求1所述的档案管理方法，其特征在于，所述方法还包含：获取档案借阅申请信息和借阅人的身份信息，根据所述身份信息采集借阅人的生物特征数据；根据所述生物特征数据和所述身份信息，通过预存信息进行身份认证；当身份认证通过后，根据所述档案借阅申请信息中的文件信息匹配对应的档案标识数据，根据所述档案标识数据对应的所述档案盒的放置位置开启对应的所述档案柜内对应位置并生成提示信号；根据所述提示信号于所述放置位置开启声光提示。3.根据权利要求2所述的档案管理方法，其特征在于，根据所述提示信号于所述放置位置开启声光提示之后还包含：通过设置于所述档案柜上的电子标签读写器检测所述射频芯片；当所述射频芯片离开所述电子标签读写器的监测区域后，根据所述身份信息生成借阅信息，通过所述借阅信息更新预设的档案存储记录并生成反馈信号，将所述反馈信号反馈至所述档案借阅申请信息的发起方。4.根据权利要求3所述的档案管理方法，其特征在于，当所述电子标签离开所述电子标签读写器的监测区域后还包含：更新所述档案柜内对应的档案盒的使用状态。5.根据权利要求1所述的档案管理方法，其特征在于，所述方法还包含：通过设置于所述档案盒上的碰撞传感器采集碰撞产生的碰撞信号，根据所述碰撞信号触发广播预设的定位标签数据，以及，建立预设延时周期触发的报警任务；根据所述定位标签数据获得所述档案盒的位置信息，根据所述位置信息通过一个或多个音视频采集设备采集对应区域的音视频数据；根据所述音视频数据通过预设识别算法分析获得异常风险评估值，根据所述异常风险评估值终止所述报...

【专利技术属性】
技术研发人员：李广普，孙建成，王大宝，王志亮，徐忠民，
申请(专利权)人：中国工商银行股份有限公司，
类型：发明
国别省市：