一种在网络环境中实施的文档管理方法和装置，该网络环境包括文档管理系统（ＤＭＳ）、至少一个多功能装置（ＭＦＤ）和将文档管理系统连接到至少一个ＭＦＤ的网络。当ＭＦＤ处理硬拷贝时，使用从文档硬拷贝的内在自然特性获得的签名，如从纸获得的光斑，将ＭＦＤ扫描、传真、复制和打印活动与ＤＭＳ集成。以这种方式办公室中的硬拷贝的生命周期能自动记录在ＤＭＳ上，并且可选地根据不同用户所掌握的文档权利来控制这些处理过程。
【技术实现步骤摘要】
【国外来华专利技术】
本专利技术涉及文档管理，尤其涉及文档管理(DM)系统和多功能 装置(MFD)的集成。
技术介绍
在现代办公环境中，经常使用应用软件如文字处理包(word processing package)或桌面印刷器(desktop publisher)电子地创建文 档.但是，许多文档继续以硬拷贝的形式(如进入的常规邮件或传真) 进入办公室.根据办公政策和文档类型，可以或不可以利用扫描程序 例行地将这些文档转换为电子形式。例如，进入的传真文档可与电子 系统结合，并且许多时候不打印出来，然而常规邮件可常规处理，并 且仅在特殊情况下将其扫描到计算机系统，当在办公室电子地生成文 档时，依然是硬拷贝在编辑、评阅和分发中继续发挥主要作用。即使 在完全实现无纸化办公程序的环境中，对个人来说通过将电子文档或 其相关部分打印成硬拷贝以在文件上工作依然是普遍的。在完成任务 之后则丢弃这些硬拷贝.现代办公的骨干是联网的计算机系统，该系统包括文档服务器和 用于文档创建和其它文档处理的应用软件.在DM系统中处理的文档 日益增多，DM系统是集成了不同应用软件包的数据库层，应用软件 包用于创建和阅读文档，使用这些应用软件包合成及检索文档。现代办公室也配有所谓的MFD，或更具体地多功能打印机 (MFP).这些设备联网到主办公网，并且可能看起来像常规影印机、 或常规打印机、或常规传真机，但功能上却是联网的外围设备，该外 围i殳备执行如下一个或多个打印、复印、扫描、传真或者发电子邮 件.在此专利说明书中，我们把MFD用作这种设备的通称，即使它们仅具有单一功能，例如仅能打印或者仅能传真。因此MFD成为由DM系统、文件服务器等控制的电子世界与整 理为物理文件的硬拷贝的纸世界之间的接口 .在这个环境中，文档的概念变成了"去物质化的"，因为文档变成 了信息的标签和它构成的信息的表示.换句话说，它可能是"电子文 档"，即计算机文档，或者是"硬拷贝"，即打印在纸上的常规文档. 在这个专利说明书中，我们以去物质化的方式使用术语"文档"，并 且指具有电子和物理实例的文档。因此可认为打印作业是将文档的电 子实例转换成相同文档的物理实例.扫描工作将文档的物理实例转换 为相同文档的电子实例.复印作业将文档的物理实例转换为相同文档 的一个或更多物理实例.在联网计算机系统和MFD的广泛应用于文档处理之前，处理保 密、秘密或机密文档的程序广泛用于军事和政府部门，并且基于当时 有效(then-valid)假定，该假定指对于任何给定情况仅有一份文档， 并且不可能快速复制.但是随着髙速影印机和随后与文档电子创建、 存储、处理和分发的散播相结合的MFD的发展，这些安全措施在很 大程度上已经失效或无意义了 .这个问题的一个征兆就是有关媒体利 益情况的敏感信息的泄漏似乎不可避免，例如来自政府部门、公司、 运动俱乐部等的泄漏，为解决这些担心，在电子和物理实例文档的情况下，近年来大量 努力已投入于控制和监视文档处理的措施.现在通过给予文档和用户合适的权利集和使用加密技术、数字签 名和各种其它通过软件实现的安全措施，能很好地管理网络环境中电 子实例文档的安全。已开发了专用于MFD的其它安全措施. 一个安 全措施是重写存储在MFD的硬驱动上的困像数据.另一个安全措施 是，当授权用户(通常是向MFD发送打印作业的人)已经通过输入 他们的用户ID或一些其它方式证明他们自己相邻于MFD时，才从 MFD释放文档.办公室环境中物理实例文档的安全性更成问题.文档追踪的一个技术是打印机将编码的不可见记号打印在任何 被打印文档上，用于证明文档的来源，但是即使这些记号人眼不可见，在使用MFD或常规影印机复制时它们依然可再现. 一个示例是使用 黄色点编码文档打印的日期和时间，以及打印机序列号。但是，社会 对这种实践的接受程度是有争议的，因为无论是家庭使用还是办公使 用，它们普遍存在并且施加于使用这种打印机的任何人。因此所有打 印文档的这种覆盖安全标记与已建立的隐私和个人自由的权利原则 相冲突，如近期的负面公开所证明的。另一个建议是使用特殊的纸，该纸中嵌有被动射频识别(RFID) 传感器.则在办>^内能追踪每张纸.不但能追踪每张纸的物理位置， 而且MFD能读取它正处理的任何纸上的RFID传感器，并且此信息 能集成到DM系统.因此能唯一识别正被复印的纸以及正在打印的空 白纸.虽然这是4艮强大的能力，但是需要使用带有嵌入RFID传感器 的特殊纸，因此它的使用可能将限于高安全性的办公或工作流程管理 严格的办公.RFID传感器的长期稳定性和耐用性也可能是个问题.变得日益重要的与物理实例文档有关的另一个安全问题是文档 销毁.近年来采用撕碎或其它方式的不受控制的文档销毁经常与主要 的丑闻(如安然丑闻)等联系在一起.与其它的重要文档生命周期行 为相比较，文档销毁的追踪和控制受到相对较少的注意.总的说来，依旧需要改进办公环境中电子和纸实例文档之间的接 口 ，以及改进办公环境中纸实例文档整个生命周期的追踪和控制.
技术实现思路
近来已经发现，能从普通纸和各种其它普通媒介获取髙安全和稳 定的数字签名，并且这些签名几乎是特定纸或其它媒介的唯一识別. 本专利技术涉及应用此技术以在包含MFD的联网办公环境中提供文档纸 实例的追踪和控制.根据本专利技术的第一方面，已提供一个在网络环境中实施的文档管 理方法，该网络环境包括文档管理系统、至少一个多功能装置(MFD)、和将文档管理系统连接到至少一个MFD的网络，该方法包括(a) 用户给MFD命令以从文档的现有物理实例创建文档的新电 子或物理实例；(b) 向MFD提供所述文档的现有物理实例；(c) MFD根据所述文档的现有物理实例的内在自然特性，从所述 文档的现有物理实例确定签名；和(d) 通过将签名与存储在文档管理系统中的所述文档的电子实例 相关联而记录(logging)所述命令。可把此签名与存储于文档管理系统中的现有签名比较，以确定此 签名是否被确认为与存储于文档管理系统中的现有文档相关联。方法进一步包括创建文档的现有物理实例的新电子实例，并且 将新电子实例与存储于文档管理系统中的文档的电子实例相比较，以 确定此文档是否被确认为与存储于文档管理系统中的现有文档相关 联。如果签名被确认出，则相对所述现有文档记录所述命令.方法可进一步包括在确认此签名来自现有文档、以及基于存储 在文档管理系统中的关于该文档的权利确定用户有权给出关于该文 档的所述命令的条件下，执行所述命令，如果签名被确认，则从文档管理系统中确定所述文档的主人，并 且将有关此命令通知给所述文档的主人.方法可进一步包括将签名与MFD创建的所迷文档的新电子实 例存储于文档管理系统中.方法可进一步包括接收用户i.d.，其识别给出所述命令的用户， 并且可选择地将用户i.d.存储为所述记录(logging)的一部分.方法可进一步包括当用户给出命令创建文档的新物理实例时， 基于文档的新物理实例的内在自然特性，确定文档的新物理实例的签 名；记录新的签名与存储于文档管理系统中的所述文档的电子实例.根据本专利技术的笫二方面，提供在网络环境中实施的文档管理方 法，该网络环境包括文档管理系统、至少一个多功能装置(MFD)和将文档管理系统连接到至少一个MFD本文档来自技高网...
【技术保护点】
一种在网络环境中实施的文档管理方法，该网络环境包括文档管理系统、至少一个多功能装置（ＭＦＤ）、和将文档管理系统连接到至少一个ＭＦＤ的网络，方法包括： （ａ）用户给出ＭＦＤ命令以从文档的现有物理实例创建所述文档的新的电子或物理实例； （ｂ）向ＭＦＤ提供所述文档的现有物理实例； （ｃ）ＭＦＤ基于所述文档的现有物理实例的内在自然特性，从所述文档的现有物理实例确定签名；以及 （ｄ）通过将该签名与存储在文档管理系统中的所述文档的电子实例相关联来记录所述命令。
【技术特征摘要】
【国外来华专利技术】...
【专利技术属性】
技术研发人员：RP考博恩，
申请(专利权)人：英根亚控股英国有限公司，
类型：发明
国别省市：GB[英国]
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