一种实体教学档案快速管理系统技术方案

本发明专利技术公开了一种实体教学档案快速管理系统，包括实体档案管理单元、交互设备、服务器三部分，所述实体档案管理单元包括用户信息管理模块、课程管理模块、货架管理模块、条码打印管理模块、档案管理模块、档案借取管理模块，这六个模块与服务器数据库相连，与交互设备通过接口进行数据交互。本发明专利技术将传统的纯人工管理实体档案模式转变为无纸化、自动化采集数据模式，不仅降低了档案工作者的工作量，而且提高了档案管理效率。

A fast management system of entity Teaching Archives

【技术实现步骤摘要】
一种实体教学档案快速管理系统
本专利技术涉及实体教学档案仓储管理技术，具体为一种实体教学档案快速管理系统。
技术介绍
传统的教学档案管理主要采用人工的方式完成档案数据的采集与信息管理。此种纯人工管理主要存在以下几点问题：首先，档案入库时，需要档案管理人员现场手工对档案信息与货架信息进行采集、记录。用此纯手工方式进行的教学文档管理不仅步骤繁杂而且效率低下，还易造成档案信息的遗漏、误记等问题。其次，由于档案管理人员未对货架进行细分，当需要大量检索档案时，不仅查找困难、而且浪费时间。然后，当相关人员需要借阅、归还档案时，档案管理人员只能人工采集借阅者及相关档案的信息，效率低下、增加了不必要的工作。最后，人工管理的方式难以实现档案库资源的最大利用率。
技术实现思路
本专利技术的目的在于提供一种实体教学档案快速管理系统。实现本专利技术目的的技术解决方案为：一种实体教学档案快速管理系统，其特征在于，包括实体档案管理单元、交互设备、服务器三部分，所述实体档案管理单元包括用户信息管理模块、课程管理模块、货架管理模块、条码打印管理模块、档案管理模块、档案借取管理模块，这六个模块与服务器数据库相连，与交互设备通过接口进行数据交互；其中：所述用户信息管理模块用于设置档案管理者的基本信息以及相应的角色与权限，当拥有权限的档案工作者进行货架与课程操作以及档案出库、退库和档案借取时，将档案工作者的数据信息传输至服务器数据库进行记录保存，以实现档案操作的人员信息、时间信息的追踪；所述货架管理模块用于存储货架信息，并将货架信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述货架信息包括货架类型、编码、名称、状态，其中类型是依据货架存储的教学档案所属专业的类型，编码和名称是依据货架类型以及货架在档案室所处位置设置，状态是货架档案存储量指标，包括：空载、有货、禁用、已满；所述课程管理模块用于存储学期教学档案的入库计划，将本学期入库计划信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述学期教学档案的入库计划以学期教学计划为准；所述条码打印管理模块包括货架条码打印子模块、档案条码打印子模块，其中货架条码打印子模块根据货架管理模块传输的货架信息生成货架二维码，保存并实现货架二维码打印功能；档案条码打印子模块根据课程管理子模块传输的学期教学档案入库计划的课程信息生成二维码，保存并实现课程二维码打印功能；所述档案信息管理模块包括档案状态查询子模块、档案入库管理子模块、档案退库管理子模块，其中档案状态查询子模块用于统计搜索以教学档案在库信息、未入库信息、借取信息；档案入库管理子模块根据所需入库的教学档案类型在系统中检索相应类型货架的档案存储状态，同时推荐最佳存储位置，然后利用条码技术和语音识别技术根据货架和教学档案的唯一识别码进行货架和档案数据绑定，记录档案入库时间、操作者信息，并将入库数据信息传输至服务器；档案退库管理子模块根据教学档案存储年限已达到退库年限生成退库计划，利用条码技术和语音识别技术根据货架和教学档案的唯一识别码二维码进行货架和档案数据解绑，释放货架资源，并将退库信息传输至服务器；所述档案借取管理模块包括借阅档案管理子模块和档案归还管理子模块，其中借阅档案管理子模块用于接收借阅者借阅申请，查询档案位置信息，利用条码技术和语音识别技术完成档案借阅操作，同时登记借阅信息完成借阅；档案归还管理子模块用于接收档案管理员的归还申请，查询档案位置信息，利用条码技术和语音识别技术完成档案归还操作，同时登记归还信息完成归还；所述交互设备包括条码打印机、条码阅读器、语音音响，其中条码打印机用于打印条码打印模块设计完成的二维码标签；条码阅读器用于档案管理与档案借取管理时对货架二维码档案二码标签进行读取控制，实现货架信息和教学档案信息的数据采集，并将数据传输至服务器进行保存；语音音响用于在档案出库、退库、借阅操作时进行相应的语音提示内容，防止档案工作者进行档案入库、退库、档案借取时的错误操作或者重复扫描二维码标签的异常情况。本专利技术与现有技术相比，其显著优点为：1）本专利技术实现了无纸化管理状态，所存储数据不易丢失、不易损坏；2）本专利技术在教学档案出入库、借阅时利用条码技术与语音提示技术实现了数据自动采集管理，不仅减轻了档案工作者的工作量而且通过预先制定的优先原则来优化档案库的空间利用和全部档案存储作业，提高了档案存储资源的利用率；3）本专利技术通过档案货架管理、档案出入库管理、档案借阅管理实现了档案的实时追踪与在库档案的快速定位与状态、位置查询。附图说明图1为本专利技术实体教学档案快速管理系统的结构图。图2是本专利技术实体档案管理单元的结构图。图3是本专利技术档案入库流程图。图4是本专利技术档案出库流程图。图5是本专利技术档案借阅流程图。具体实施方式下面结合附图和具体实施例，进一步说明本专利技术方案。如图1所示，实体教学档案快速管理系统，包括实体档案管理单元、交互设备、服务器三部分。其中实体档案管理单元包括六大功能模块：用户信息管理模块、课程管理模块、货架管理模块、条码打印管理模块、档案管理模块、档案借取管理模块。该六大功能模块与服务器数据库相连，与交互设备通过接口进行数据交互。所述用户信息管理模块用于设置档案管理者的基本信息以及相应的角色与权限，当拥有权限的档案工作者进行货架与课程操作以及档案出库、退库和档案借取时，将档案工作者的数据信息传输至服务器数据库进行记录保存，以实现档案操作的人员信息、时间信息的追踪。作为一种优选实施方式，所述用户信息管理模块为用户设置三种访问权限，分别为：档案检索访问权限、档案管理访问权限、完全访问权限。档案检索访问权限即普通用户角色所拥有的权限，访问者根据关键字在系统中可以查询档案的在库状态；档案管理访问权限即兼职档案管理员所拥有的权限，访问者可以打印货架、档案二维码，可以完成档案的入库、退库操作；完全访问权限即专职档案管理员所拥有的权限，其可以完成系统数据导入、查询、档案入库、退库以及档案借取等操作。所述货架管理模块用于存储货架信息，并将货架信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述货架信息包括货架类型、编码、名称、状态，其中类型是依据货架存储的教学档案所属专业的类型，编码和名称依据货架类型以及货架在档案室所处位置设置，状态是货架档案存储量指标，包括：空载、有货、禁用、已满。所述货架管理模块是进行档案管理的一个数据来源。作为一种优选实施方式，货架信息管理模块可以依据货架编码或名称查询货架当前状态，修改货架名称、类型、数量等信息，并将信息传输至条码打印模块与档案管理模块，为货架条码打印与最佳入库货架位置提供数据依据。所述课程管理模块用于存储学期教学档案的入库计划，将本学期入库计划信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述学期教学档案的入库计划以学期教学计划为准。所述课程管理模块是进行档案管理的数据来源。作为一种优选实施方式，学期教学计划可以是xls或者xlsx格式。所述条码打印管理模块包括两个本文档来自技高网...

【技术保护点】
1.一种实体教学档案快速管理系统，其特征在于，包括实体档案管理单元、交互设备、服务器三部分，所述实体档案管理单元包括用户信息管理模块、课程管理模块、货架管理模块、条码打印管理模块、档案管理模块、档案借取管理模块，这六个模块与服务器数据库相连，与交互设备通过接口进行数据交互；其中：/n所述用户信息管理模块用于设置档案管理者的基本信息以及相应的角色与权限，当拥有权限的档案工作者进行货架与课程操作以及档案出库、退库和档案借取时，将档案工作者的数据信息传输至服务器数据库进行记录保存，以实现档案操作的人员信息、时间信息的追踪；/n所述货架管理模块用于存储货架信息，并将货架信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述货架信息包括货架类型、编码、名称、状态，其中类型是依据货架存储的教学档案所属专业的类型，编码和名称是依据货架类型以及货架在档案室所处位置设置，状态是货架档案存储量指标，包括：空载、有货、禁用、已满；/n所述课程管理模块用于存储学期教学档案的入库计划，将本学期入库计划信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述学期教学档案的入库计划以学期教学计划为准；/n所述条码打印管理模块包括货架条码打印子模块、档案条码打印子模块，其中货架条码打印子模块根据货架管理模块传输的货架信息生成货架二维码，保存并实现货架二维码打印功能；档案条码打印子模块根据课程管理子模块传输的学期教学档案入库计划的课程信息生成二维码，保存并实现课程二维码打印功能；/n所述档案信息管理模块包括档案状态查询子模块、档案入库管理子模块、档案退库管理子模块，其中档案状态查询子模块用于统计搜索以教学档案在库信息、未入库信息、借取信息；档案入库管理子模块根据所需入库的教学档案类型在系统中检索相应类型货架的档案存储状态，同时推荐最佳存储位置，然后利用条码技术和语音识别技术根据货架和教学档案的唯一识别码进行货架和档案数据绑定，记录档案入库时间、操作者信息，并将入库数据信息传输至服务器；档案退库管理子模块根据教学档案存储年限已达到退库年限生成退库计划，利用条码技术和语音识别技术根据货架和教学档案的唯一识别码二维码进行货架和档案数据解绑，释放货架资源，并将退库信息传输至服务器；/n所述档案借取管理模块包括借阅档案管理子模块和档案归还管理子模块，其中借阅档案管理子模块用于接收借阅者借阅申请，查询档案位置信息，利用条码技术和语音识别技术完成档案借阅操作，同时登记借阅信息完成借阅；档案归还管理子模块用于接收档案管理员的归还申请，查询档案位置信息，利用条码技术和语音识别技术完成档案归还操作，同时登记归还信息完成归还；/n所述交互设备包括条码打印机、条码阅读器、语音音响，其中条码打印机用于打印条码打印模块设计完成的二维码标签；条码阅读器用于档案管理与档案借取管理时对货架二维码档案二码标签进行读取控制，实现货架信息和教学档案信息的数据采集，并将数据传输至服务器进行保存；语音音响用于在档案出库、退库、借阅操作时进行相应的语音提示内容，防止档案工作者进行档案入库、退库、档案借取时的错误操作或者重复扫描二维码标签的异常情况。/n...

【技术特征摘要】
1.一种实体教学档案快速管理系统，其特征在于，包括实体档案管理单元、交互设备、服务器三部分，所述实体档案管理单元包括用户信息管理模块、课程管理模块、货架管理模块、条码打印管理模块、档案管理模块、档案借取管理模块，这六个模块与服务器数据库相连，与交互设备通过接口进行数据交互；其中：
所述用户信息管理模块用于设置档案管理者的基本信息以及相应的角色与权限，当拥有权限的档案工作者进行货架与课程操作以及档案出库、退库和档案借取时，将档案工作者的数据信息传输至服务器数据库进行记录保存，以实现档案操作的人员信息、时间信息的追踪；
所述货架管理模块用于存储货架信息，并将货架信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述货架信息包括货架类型、编码、名称、状态，其中类型是依据货架存储的教学档案所属专业的类型，编码和名称是依据货架类型以及货架在档案室所处位置设置，状态是货架档案存储量指标，包括：空载、有货、禁用、已满；
所述课程管理模块用于存储学期教学档案的入库计划，将本学期入库计划信息传输至档案条码打印模块和档案信息管理模块，所述学期教学档案的入库计划以学期教学计划为准；
所述条码打印管理模块包括货架条码打印子模块、档案条码打印子模块，其中货架条码打印子模块根据货架管理模块传输的货架信息生成货架二维码，保存并实现货架二维码打印功能；档案条码打印子模块根据课程管理子模块传输的学期教学档案入库计划的课程信息生成二维码，保存并实现课程二维码打印功能；
所述档案信息管理模块包括档案状态查询子模块、档案入库管理子模块、档案退库管理子模块，其中档案状态查询子模块用于统计搜索以教学档案在库信息、未入库信息、借取信息；档案入库管理子模块根据所需入库的教学档案类型在系统中检索相应类型货架的档案存储状态，同时推荐最佳存储位置，然后利用条码技术和语音识别技术根据货架和教学档案的唯一识别码进行货架和档案数据绑定，记录档案入库时间、操作者信息，并将入库数据信息传输至服务器；档案退库管理子模块根据教学档案存储年限已达到退库年限生成退库计划，利用条码技术和语音识别技术根据货架和教学档案的唯一识别码二维码进行货架和档案数据解绑，释放货架资源，并将退库信息传输至服务器；
所述档案借取管理模块包括借阅档案管理子模块和档案归还管理子模块，其中借阅档案管理子模块用于接收借阅者借阅申请，查询档案位置信息，利用条码技术和语音识别技术完成档案借阅操作，同时登记借阅信息完成借阅；档案归还管理子模块用于接收档案管理员的归还申请，查询档案位置信...

【专利技术属性】
技术研发人员：徐骏善，李静，王晓丹，
申请(专利权)人：南京理工大学，
类型：发明
国别省市：江苏;32