The invention relates to the enterprise file control method based on the life cycle, including the following steps: S1, after the approved files, the system administrator encodes the unique ID card for each file and enters the file controlled management system; S2, when used, the system automatically adds the file to the file in accordance with the validity of the text. The seal of the administrative department; S3, which automatically increases the file lifecycle two-dimensional code information; S4, when the file exceeds the validity period, the files used are automatically invalid. The application method is suitable for the enterprise to manage the complex files, at the same time, it is easy to manage different versions of the file, convenient for the staff to use, and avoid the hidden trouble of using the wrong version of the file.
【技术实现步骤摘要】
一种基于生命周期的企业文件受控方法
本专利技术涉及资料文档管理,尤其涉及一种基于生命周期的企业文件受控方法。
技术介绍
随着社会的发展,电子办公平台的不断普及,各个企业均编制了一系列的管控文件,例如用于指导现场作业步骤与风险管理的作业指导书、业务指导书、各类工作方案、技术参数修改单等。文件众多,一般采用职能部门存放审批的纸质文件,并定期归档,同时在架设ftp服务器存储这些文件的电子文档。一般为方便,通常服务器上存储的是word版本的电子档。专业班组的员工要使用时,可下载ftp服务器上的word文件到自己的办公电脑中,并打印在现场使用;或者直接使用以前下载到自己办公电脑中的文件。首先,各类文件变化快,版本多。通常需根据现场设备的变更、风险的动态识别、管理制度流程改变、标准的提高等变化,进行定期修编或适时修编。文件一旦多次修编、签字审批后,一般存在着多个正式版本。其次,多版本的文件管理困难。目前一般采用纸质或者ftp服务器的方法来管理文件,就需要及时将旧版本的文件找出来并作废掉或删除,同时上传新版本的文件。实践证明,这种方法来管理文件耗时长、耗费精力大,也很容易出错。再者,文件本身没有生命周期标识。文件多采用word或者pdf文件,一般可加水印印章。文件本身没有标识,无法从文件本身直接查看出文件是否是有效的。因为文件版本更新快,一旦管理不善,就存在着使用错误版本的风险。文件A存放在个人办公电脑后,一旦归口管理部门修编文件A,发布了更新版本文件B。若员工仍然使用以前就存于自己办公电脑中的文件A,那么就是使用的旧版本的文件,存在着安全隐患。
技术实现思路
有鉴于此,有 ...
【技术保护点】
一种基于生命周期的企业文件受控方法,其特征在于,包括以下步骤:S1,经过审批后的文件,系统管理员为每份文件赋予唯一的身份证编码并进入到文件受控管理系统中;S2,当使用时,系统根据文件的有效性,自动为文件增加归口管理职能部门的印章;S3,同时自动增加文件生命周期二维码信息;S4,当文件超过有效期时,使用的文件自动无效。
【技术特征摘要】
1.一种基于生命周期的企业文件受控方法,其特征在于,包括以下步骤:S1,经过审批后的文件,系统管理员为每份文件赋予唯一的身份证编码并进入到文件受控管理系统中;S2,当使用时,系统根据文件的有效性,自动为文件增加归口管理职能部门的印章;S3,同时自动增加文件生命周期二维码信息;S4,当文件超过有效期时,使用的文件自动无效。2.根据权利要求1所述的基于生命周期的企业文件受控方法,其特征在于,还包括上传新的文...
【专利技术属性】
技术研发人员:彭涛,梁彦,黄中杰,徐陶龙,高井荣,茹浩,邱小波,吴昊,刘艳,姚添龙,贺儒飞,吴家声,
申请(专利权)人:广东蓄能发电有限公司,
类型:发明
国别省市:广东,44
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