一种实现档案管理信息化的方法技术

本发明专利技术公开了一种实现档案管理信息化的方法，其实现过程为：首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数；建立档案目录查询机制，归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过；建立档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建。该一种实现档案管理信息化的方法与现有技术相比，配合扫描仪等外部设备，实现电子档案采集，减少了档案管理人员的工作量，实现档案查询、电子档案在线浏览的功能。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及计算机软件
，具体地说是一种实用性强、实现档案管理信息化的方法。
技术介绍
随着计算机信息化技术的发展，信息系统逐渐取代传统手工业务系统，但纸质档案管理仍然是重中之重，传统的档案管理给管理人员的日常工作以及档案查询造成了极大的不方便，如何建立实体档案与电子档案对应关系实现快速查询一直是系统重点，系统中手动进行归档也给档案管理人员造成了工作负担，研究者开始探索通过计算机技术实现档案信息化管理的方案。基于此，本专利技术提供一种实现档案管理信息化的方法，该方法通过配合扫描仪等外部设备，实现电子档案采集，减少了档案管理人员的工作量，实现档案查询，电子档案在线浏览的功能。
技术实现思路
本专利技术的技术任务是针对以上不足之处，提供一种实用性强、实现档案管理信息化的方法。一种实现档案管理信息化的方法，其实现过程为：首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数；建立档案目录查询机制，归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过；建立档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建。该方法的具体实现过程为：通过读取配置文件，系统判定对应目录是否已满，若已满自动执行“封盒”操作，并按照顺序检索下一个未满档案目录或自动创建档案目录，继续完成归档操作，配合包括扫描仪的外部设备，完成实体档案采集上传，建立电子档案库，使电子档案与实体档案的一一对应，实现分类管理及在线浏览功能。配置文件的建立是指设定系统配置文件参数，该参数包括档案全宗号及档案目录默认归档卷数。在上述档案目录查询和创建机制中，每产生一条电子档案，系统自动检索档案目录并进行归档操作；当检索过程中没有发现档案目录时，系统自动进行创建，按照0001-最大卷数规则顺序分配档案目录盒号，并完成归档操作；当存在档案目录时则判断是否已达到最大卷数，未达到则自动进行归档操作，并按顺序检索是否存在可归档的档案目录，不存在可归档的系统自动进行创建，按照顺序分配目录号并进行归档操作。档案管理员通过系统维护实体档案盒存放位置，这里的位置指具体档案柜、层数，实现通过系统快速查找实体档案存放位置。上述步骤中配合扫描仪等外部设备完成实体档案上传的过程是指：通过扫描仪扫描纸质档案文件生成jpg格式图片，系统根据档案相关信息在文件服务器中创建目录并自动上传，若不关闭扫描页面继续扫描则自动判定为多页文档进行上传，上传后系统自动记录文件的存放路径与其对应电子档案档案编号，将电子档案与扫描照片相关联，实现通过系统在线浏览档案内容。本专利技术的一种实现档案管理信息化的方法，具有以下优点：该专利技术的一种实现档案管理信息化的方法配合扫描仪等外部设备，实现电子档案采集，减少了档案管理人员的工作量，实现档案查询、电子档案在线浏览的功能，建立纸质档案与电子档案的对应关系，实现纸质档案在线管理，提高档案查询效率，减轻档案管理工作人员的工作负担，提高工作效率，且拥有较好的可扩展性，具有很好的推广使用价值，实用性强。附图说明附图1为本专利技术的实现流程图。具体实施方式下面结合附图及具体实施例对本专利技术作进一步说明。如附图1所示，本专利技术提供一种实现档案管理信息化的方法，配合扫描仪等外部设备，实现电子档案采集，减少了档案管理人员的工作量，实现档案查询，电子档案在线浏览的功能。该方法的实现过程为：首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数，实现归档卷数的灵活配置，增强工程的灵活性及实用性；建立档案目录查询机制，归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过，减少性能消耗；建立档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建，减少维护工作量。该方法的具体实现过程为：通过读取配置文件，系统判定对应目录是否已满，若已满自动执行“封盒”操作，并按照顺序检索下一个未满档案目录或自动创建档案目录，继续完成归档操作，配合包括扫描仪的外部设备，完成实体档案采集上传，建立电子档案库，使电子档案与实体档案的一一对应，实现分类管理及在线浏览功能。配置文件的建立是指设定系统配置文件参数，该参数包括档案全宗号及档案目录默认归档卷数。在上述档案目录查询和创建机制中，每产生一条电子档案，系统自动检索档案目录并进行归档操作；当检索过程中没有发现档案目录时，系统自动进行创建，按照0001-最大卷数规则顺序分配档案目录盒号，并完成归档操作；当存在档案目录时则判断是否已达到最大卷数，未达到则自动进行归档操作，并按顺序检索是否存在可归档的档案目录，不存在可归档的系统自动进行创建，按照顺序分配目录号并进行归档操作。档案管理员通过系统维护实体档案盒存放位置，这里的位置指具体档案柜、层数，实现通过系统快速查找实体档案存放位置，提高档案查询效率。上述步骤中配合扫描仪等外部设备完成实体档案上传的过程是指：通过扫描仪扫描纸质档案文件生成jpg格式图片，系统根据档案相关信息在文件服务器中创建目录并自动上传，若不关闭扫描页面继续扫描则自动判定为多页文档进行上传，上传后系统自动记录文件的存放路径与其对应电子档案档案编号，将电子档案与扫描照片相关联，实现通过系统在线浏览档案内容。上述具体实施方式仅是本专利技术的具体个案，本专利技术的专利保护范围包括但不限于上述具体实施方式，任何符合本专利技术的一种实现档案管理信息化的方法的权利要求书的且任何所属
的普通技术人员对其所做的适当变化或替换，皆应落入本专利技术的专利保护范围。本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种实现档案管理信息化的方法，其特征在于，其实现过程为：首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数；建立档案目录查询机制，归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过；建立档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建。

【技术特征摘要】
1.一种实现档案管理信息化的方法，其特征在于，其实现过程为：首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数；建立档案目录查询机制，归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过；建立档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建。2.根据权利要求1所述的一种实现档案管理信息化的方法，其特征在于，该方法的具体实现过程为：通过读取配置文件，系统判定对应目录是否已满，若已满自动执行“封盒”操作，并按照顺序检索下一个未满档案目录或自动创建档案目录，继续完成归档操作，配合包括扫描仪的外部设备，完成实体档案采集上传，建立电子档案库，使电子档案与实体档案的一一对应，实现分类管理及在线浏览功能。3.根据权利要求2所述的一种实现档案管理信息化的方法，其特征在于，配置文件的建立是指设定系统配置文件参数，该参数包括档案全宗号及档案目录默认归档卷数；在上述档案目录查询和创建机制中，每产生一条电子档案，系统自动检索档案目录并进行归档操作...

【专利技术属性】
技术研发人员：张诚，薛心振，
申请(专利权)人：浪潮软件股份有限公司，
类型：发明
国别省市：山东;37