商业文档处理器制造技术

通过充分检查凭证的内容来创建和管理凭证，以使得凭证将在描述中不包括任何缺陷。通过分析凭证的逻辑结构分析在凭证中描述的信息。基于为内部控制目的而准备的ＲＣＭ（风险控制矩阵），检查在单个凭证中描述的项目是否满足预定关系以及在通过一系列操作产生的多个凭证中描述的项目是否满足预定关系。然后，显示警告并接受修改的输入。

【技术实现步骤摘要】
【国外来华专利技术】
本专利技术涉及用于对在商业文档中描述的信息执行检查处理并在数据库中注册该种文档的商业文档处理器。例如，本专利技术涉及通过分析该种文档的逻辑结构来注册和检查商业文档。
技术介绍
随着J-SOX(其日文版，或金融产品贸易法)的实施，企业在他们的经营活动中进行的凭证(voucher)的处理已经引起了越来越多的注意。同时，特定地，对于企业使用的商业凭证，由于下面的两个原因，因此即使现在也常常使用非标准化的纸文档。这在管理上是成问题的。第一个原因是，当企业经由商业凭证与客户(例如，顾客、商业伙伴或厂商)执行商业交易时，在某些情况下企业需要创建符合由客户定义的格式的凭证。因此，即使在常规任务中也不能总是使用固定的文档，并且从而不可能完全实现文档的数字化或自动化。第二个原因是，存在某些情况，在这些情况中，根据法律系统、商业环境或公司管理政策的改变，例如向企业的管理部门提交的表格等凭证文档应该被重新创建、废除、合并或在格式上进行改变。因此，需要频繁改变文档格式，从而阻碍了文档的数字化或自动化。同时，在内部控制中，确保在凭证中描述的信息的准确性并充分保存凭证是至关重要的。为了防止凭证的描述中的任何缺陷，必需通过充分检查例如下面列出的这些示例性项目(RCM 风险控制矩阵)等项目来创建并管理凭证。示例性检查项目1 交易数量处于对特定客户设置的信用限额内？示例性检查项目2 信用限额是根据贸易时间间隔重新设置的？示例性检查项目3 以与对各个交易数量或交易类型设计的许可的货品交易量相同的等级或更高等级从被授权的决策者已经获取了任意许可？示例性检查项目4 凭证保存日期在凭证创建日期之前？示例性检查项目5 与示例性检查项目4相反，在凭证创建日期和凭证保存日期之间不存在太长的时间间隔？示例性检查项目6 下面的项目公司名称、货币数量、交付到期日期、交付条件、 接收到期日期、付款到期日期、付款条件等在与下面的文档匹配报价单、定购单、定购确认书、运货单、验收证明书、发票、收据等？示例性检查项目7 创建定购单或运货单的部门与处理付款接收过程或支付过程的部门不同？示例性检查项目8 凭证创建日期符合在工作流中定义的顺序？然而，在基于纸文档的商业运营中，用户没有选择而只能依赖于他们对文档的视觉上的检查。从而，存在某些风险，以至于在审计中，审计者可能指出凭证中的缺陷或可能断言企业在其内部控制中有问题，这可能是由人为错误或用户意识缺乏造成的管理缺陷导致的。此外，可能出现其中应该根据各种情况不规则地处理凭证的情况。例如，对其已经发出单个报价单的定购可能被分离成多于一个的定购，或可以在进行确认之后的几天里经由FAX接收到官方凭证。在该种情况下，任何人应该准备解释该原因(为何出现该种不规则的处理)。如果没有这样做，在审计中他/她可能仅具有模糊的记忆，这可能导致增加检查步骤的数量的因素。作为管理企业中的文档的系统，已经设计出非专利文献1到4中描述的这些系统。另外，为了检查凭证的内容，必需从纸文档的被扫描的图像中分析其逻辑结构，并自动提取对应于特定项目的值。在专利文献1到3中描述了该种技术。引用列表专利文献PTLl 日本专利申请 No. 7-341983(1995)PTL2 日本专利申请 No. 10-64431 (1998)PTL3 日本专利申请 No. 2000-163784非专利文献NPLl :Documentum (EMC Japan K. K.)http//japan, emc. com/products/family/documentum-family. htmNPL2 :DocumentBroker(Hitachi，Ltd.)http://www. hitachi. co. jp/Prod/comp/softl/docbro/NPL3 :Ridoc (Ricoh Company, Ltd.)http://www. ricoh. co. jp/ridoc_ds/rds/NPL4 =FileNet (IBM Japan, Ltd.)http : //www. i bm. com / developerworksn / jp / ysl/library / db 2/ y-db2-filenetp8-l/
技术实现思路
技术问题然而，非专利文献1到4中揭示的各个系统仅保存文档，并且对于在文档或有含义的输入项中描述的信息的分析不执行任何处理。从而，用户应该执行与文档中描述的信息相关的所有处理，这与由用户在复杂的项目中进行的视觉检查没有什么区别。此外，由于在专利文献1到3中揭示的所有技术仅打算用于布置文档或改善检索性能，因此用户应该执行基于意义的所有处理或判断。考虑到前述情况做出本专利技术，本专利技术提供一种能够在不依赖于由用户进行的视觉检查的情况下自动检查在商业文档中描述的信息的商业文档处理器。技术方案为了解决前述问题，专利技术人注意了以下事实在企业内产生的凭证的类型限于某些类型；在各个凭证中描述的项目是固定的；及，企业为了内部控制目的准备的检查项目数据(例如，RCM:风险控制矩阵)布置并描述关于在企业中产生的凭证的给定关系。特定地，在RCM中提出的关于凭证的关系被大致划分为与单个凭证中描述的项目相关的那些关系(上述检查项目示例1到5)以及与通过一系列操作产生的多个凭证中描述的项目相关的那些关系(上述检查项目示例6到8)。S卩，根据本专利技术的商业文档处理器包括已输入文档分析部，用于分析已输入的商业文档的结构并产生包括多个描述项目的逻辑结构数据；检查项目数据获取部，用于从保存了检查项目数据的数据库中获取用于检查在商业文档中描述的信息的检查项目数据，所述检查项目数据对应于在已输入的商业文档的逻辑结构数据中包括的文档类型数据；描述项目检查处理部，用于通过将已输入的商业文档的逻辑结构数据与由检查项目数据获取部获取的检查项目数据相比较，来检查在已输入的商业文档中描述的信息；及警告显示部，用于当描述项目检查处理部已经发现在已输入的商业文档的逻辑结构数据的描述项目中的不匹配时显示警告。这里的检查项目数据是包括用于检查在商业文档中描述的信息的项目的RCM(风险控制矩阵)数据或客户数据。描述项目检查处理部检查在已输入的商业文档的逻辑结构数据中包括的描述项目是否满足由检查项目数据定义的关系。当检查项目数据包括与已输入的商业文档相关的不同种类的文档的文档类型数据时，检查项目数据获取部从逻辑结构数据库中获取与所述不同种类的文档相对应的逻辑结构数据。然后，描述项目检查处理部检查在已输入的商业文档的逻辑结构数据中包括的描述项目和在所述不同种类的文档的逻辑结构数据中包括的描述项目是否满足由检查项目数据定义的关系。商业文档处理器进一步包括数据修改反映部，用于接受在所显示的警告中包括的不匹配的描述的修改或包括为什么发生了所述不匹配的描述的原因的附加信息的输入， 并在已输入的商业文档的逻辑结构数据中反映所述修改或所述附加信息；及数据注册部， 用于在逻辑结构数据库中注册具有所反映的修改或附加信息的逻辑结构数据。通过用于实施本专利技术的下面的最优模式和附图，本专利技术的进一步的特点将变得清林疋。本专利技术的有益效果根据本专利技术的商业文档处理器，可以在不依赖由用户进行的视觉检查的情况下自动地检查在商业文档中描述的信息。附本文档来自技高网...

【技术保护点】
１．一种商业文档处理器，执行对于在商业文档中描述的信息的检查处理并在数据库中注册所述商业文档，所述商业文档处理器包括：输入部，用于输入所述商业文档；已输入文档分析部，用于分析已输入的商业文档的结构并产生包括多个描述项目的逻辑结构数据；检查项目数据获取部，用于从保存了检查项目数据的数据库中获取用于检查在所述商业文档中描述的信息的检查项目数据，所述检查项目数据对应于已输入的商业文档的逻辑结构数据中包括的文档类型数据；描述项目检查处理部，用于通过将已输入的商业文档的逻辑结构数据与由检查项目数据获取部获取的检查项目数据相比较，来检查在已输入的商业文档中描述的信息；及警告显示部，用于当描述项目检查处理部已经发现在已输入的商业文档的逻辑结构数据的描述项目中的不匹配时显示警告。

【技术特征摘要】
【国外来华专利技术】...

【专利技术属性】
技术研发人员：松本俊子，
申请(专利权)人：日立系统解决方案有限公司，
类型：发明
国别省市：JP